Für die Inhalte und Änderungen im VZD sind die jeweils zuständigen Kartenherausgeber-Organisationen der verschiedenen (Heil-)Berufsgruppen zuständig:

• elektronische Heilberufsausweise (eHBA): Landes(zahn)ärzte-, Psychotherapeuten- bzw. Landesapothekerkammern; elektronisches Gesundheitsberuferegister (eGBR) für nicht-verkammerte Gesundheitsberufe
  
• Praxis-/Institutionsausweise (SMC-B): Kassen(zahn)ärztliche Vereinigungen bzw. Landesapothekerkammern; eGBR für nicht-verkammerte Gesundheitsberufe
  

Laut gematik steht das Qualitätsmanagement des VZD "in der Verantwortung der jeweils zuständigen Kartenherausgeber, die für die Inhalte und erforderliche Änderungen verantwortlich sind. Diese Aufgabe ist gesetzlich an die Kammern und KVen in den Bundesländern gebunden (SGB V § 313 Abs 5)". (Quelle: gematik gemmunity: Datenqualität KIM >)

Als Vertrauensdiensteanbieter ist medisign kein Kartenherausgeber, sondern produziert die Ausweise im Auftrag der o. g. Kartenherausgeber-Organisationen. Einige von ihnen haben medisign zusätzlich beauftragt, für die SMC-B- bzw. eHBA-Kund:innen Basiseinträge im VZD anzulegen. Dazu zählen die Kassenärztlichen Vereinigungen (SMC-B), einige Zahnärztekammern (eHBA) und die Psychotherapeutenkammern (eHBA bzw. ePtA), jedoch z. B. nicht die Ärztekammern oder Apothekerkammern. Über das Anlegen des VZD-Eintrags informiert medisign seine Kund:innen per E-Mail.

Der VZD ist eine der zentralen Komponenten für den E-Mail-Fachdienst "Kommunikation im Medizinwesen" (KIM). Die KIM-Teilnehmer:innen sollen mit ihren jeweiligen Kontaktdaten und ihrem Fachgebiet auffindbar sein, damit Nachrichten gezielt an sie versendet werden können.

In punkto Auffindbarkeit ist wichtig, dass Teilnehmer:innen ihre Karten (eHBA, SMC-B) zunächst aktivieren und freischalten müssen. Denn ohne freigeschaltete Zertifikate ist der Eintrag im VZD nicht sicht- und nutzbar. So funktioniert's:

• Anleitung: Inbetriebnahme Ihres medisign eHBA >
• Anleitung: Inbetriebnahme Ihrer medisign SMC-B >

Für neue Zuordnungen oder Änderungen der KIM-Adressen ist der KIM-Anbieter zuständig; hier können weder die Kartenherausgeber-Organisation noch medisign als Kartenproduzent Aktualisierungen vornehmen.

Fehlt die KIM-Adresse im VZD oder soll diese geändert werden, wenden Sie sich bitte an Ihren KIM-Anbieter.

Die Zertifikate auf den Karten (eHBA, SMC-B) haben eine maximale Gültigkeit von fünf Jahren. Rechtzeitig vor Ablauf der Kartenlaufzeit erinnert medisign seine Kund:innen daran, eine Folgekarte zu beantragen. Sofern die Telematik-ID gleich bleibt, wird das Zertifikat der Folgekarte dem bestehenden VZD-Eintrag hinzugefügt.

Aktuell werden bei medisign die ersten SMC-B getauscht. Mehr Infos unter: www.medisign.de/folgekarte

Die gematik weist darauf hin, dass die neuen Zertifikate einer Folgekarte lange genug vor dem Ablauf der Zertifikate der Vorgängerkarte freigeschaltet sein müssen, um eine kontinuierliche Anwendungsnutzung zu garantieren.

Die gematik empfiehlt:

• Nach der Freischaltung der Zertifikate einer Folgekarte sollte die alte Karte noch mindestens 2 Tage gesteckt bleiben.
• Vor dem Kartenwechsel sollten die KIM-Nachrichten noch einmal abgerufen werden.

Der Hintergrund: Der VZD prüft den Status der Zertifikate einmal täglich. Sind die Zertifikate freigeschaltet und gültig, werden bzw. bleiben diese sichtbar und nutzbar. Sind die Zertifikate ungültig, werden sie gelöscht. Wenn ein KIM-Clientmodul Zertifikate vom einem KIM-Empfänger aus dem VZD gelesen hat, kann es sich diese bis zu einem Tag lang abspeichern, bevor der Client eine erneute Abfrage startet und das neue Zertifikat abspeichern kann.

• Elektronischer Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (§ 313 SGB V)
• gematik gemmunity: Datenqualität KIM
• KVNO: Änderungen im Verzeichnisdienst
• KV Bayerns: FAQ zum TI-Verzeichnisdienst (PDF)
• medisign-Beitrag: "Startklar für die Telematikinfrastruktur"
• Bildquelle: Pixabay

Update des Beitrags im September 2023

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Auch bei medisign gehen seit einigen Tagen Anfragen ein, die mit Angeboten zum Konnektor-Tausch in Verbindung stehen. Der Kartenanbieter möchte deshalb klarstellen, dass ein Austausch des Konnektors nicht automatisch einen Tausch des Praxis- bzw. Institutionsausweises (SMC-B) zur Folge hat. Anders ausgedrückt: Weil die Zertfikate des eingesetzten Konnektors ablaufen, bedeutet das noch lange nicht, dass auch die technische Laufzeit der SMC-B endet. Denn diese verfügt - unabhängig vom Konnektor - über eigene Zertifikate.

Folgende Begrifflichkeiten sind zu unterscheiden:

• gSMC-K: Die gerätespezifische "Security Module Card - Konnektor" ist fest im Konnektor verbaut. Sie dient dazu, denn Konnektor innerhalb der TI eindeutig zu identifizieren.
• gSMC-KT: Die gerätespezifische "Security Module Card - Kartenterminal" wird ins Kartenterminal eingesteckt - analog einer SIM-Karte im Mobiltelefon - und fest versiegelt. Sie dient dazu, das Kartenterminal innerhalb der TI eindeutig zu identifizieren und dessen dauerhafte Verbindung mit dem Konnektor sicherzustellen.
• SMC-B: Die "Security Module Card - Betriebsstätte"authentisiert sich eine Betriebsstätte (Praxis, Klinik oder Apotheke) gegenüber den Diensten der TI, weist sich also als berechtigter Teilnehmer aus und kann Patientendaten auf der eGK auslesen. Die Karte wird in das stationäre Kartenterminal gesteckt, über eine PIN aktiviert und ist zwingend erforderlich für den Betrieb der TI-Komponenten.

• Ärzte Zeitung: "Konnektortausch: Erste Angebote von Dienstleistern verunsichern Ärzte"
• DGN-Beitrag: "TI-Konnektoren müssen künftig ausgetauscht werden"
• medisign-Beitrag: "Startklar für die Telematikinfrastruktur"
• Informationen zur medisign SMC-B
• medisign FAQ: "Wie beantrage ich eine SMC-B-Folgekarte?"

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist die sichere Zutrittskarte zu den Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI). Mit ihm können sich Heilberufsangehörige in der digitalen Welt authentifizieren, auf die Versichertenkarten (eGK) ihrer Patient:innen zugreifen sowie vertrauliche Dokumente rechtsverbindlich digital unterzeichnen und verschlüsseln.

Verschiedene TI-Anwendungen erfordern die qualifizierte Signatur mit dem eHBA, darunter das eRezept, das derzeit erprobt wird, und die elektronische Patientenakte (ePA). Die Übergangsfrist für die verpflichtende elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) läuft zum 1. Juli 2022 aus. Praxen müssen spätestens dann die elektronisch signierten eAU-Bescheinigungen über den den sicheren E-Mail-Dienst KIM an die Krankenkassen versenden.

Für die verschiedenen technischen TI-Komponenten haben die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV), Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) sowie der Deutsche Apothekerverband (DAV) Finanzierungsvereinbarungen mit dem GKV-Spitzenverband getroffen. Die Betriebskosten für den eHBA werden teilweise übernommen. Die Pauschalen für die verschiedenen Berufsgruppen finden Sie im folgenden Beitrag:

"TI-Förderung: Pauschalen für den Heilberufsausweis (eHBA)" >

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• eHBA online beantragen: www.ehba.de
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• medisign Preisblatt
• KBV-Themenseite zur eAU
• KBV-Themenseite zum eRezept
• Informationen der Bundeszahnärztekammer zum eZahnarztausweis & den TI-Anwendungen
• Informationen der KZBV zu den TI-Anwendungen

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Bitte schicken Sie Ihren Terminwunsch an messen@dgnservice.de. Wir freuen uns auf Sie!

Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen, sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit. Die 14-Tage-Frist startet mit der Bestellung im medisign Antragsportal, d. h. mit dem Klick auf den Button "Jetzt verbindlich beantragen".

Wird die Frist überschritten und der POSTIDENT-Coupon somit ungültig, führt dies gemäß Vorgabe zur Ablehnung des eHBA-Antrags.

Hinweis: In der Postfiliale werden die Antragsteller:innen in der Regel nicht auf die Fristüberschreitung hingewiesen. Umso wichtiger ist es deshalb, auf das "Gültig bis"-Datum zu achten (s. rote Markierung in der Abbildung unten).

Nachdem die Antragsteller:innen im medisign Antrags- und Kundenportal ihren Online-Antrag erfolgreich abgeschlossen, die Antragsunterlagen ausgedruckt und unterzeichnet haben, schicken sie diese als normale Briefsendung (bitte nicht als Einschreiben) ans medisign Trustcenter. Den auszudruckenden Unterlagen liegt ein entsprechendes Adressblatt bei.

Tipp: Nutzen Sie die Identifizierung in der Postfiliale als Gelegenheit, parallel auch gleich die Antragsunterlagen zu versenden.

Folgendes schicken Sie bitte ein:

• Ihre ausgedruckten und vollständig unterzeichneten Antragsunterlagen
• Ihr Lichtbild (falls Sie online noch keines hochgeladen hatten); bitte kleben Sie das Foto auf den Auftrag
• Falls Sie Ihre Rechnungen bequem per Bankeinzug begleichen möchten: das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat
• Falls Sie Ihren Reisepass zur Identifizierung verwendet hatten: eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) bzw. Ihres Aufenthaltstitels (zum Nachweis Ihrer Meldeanschrift)

Den POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen schicken Sie bitte nicht mit ein.

Zum Abschluss des Antragsprozesses erfolgt die Prüfung der Antragsunterlagen durch die zuständige Kammer. Diese erteilt dann medisign die Freigabe zur Produktion Ihres eHBA.

Bei einem ungültigen POSTIDENT-Coupon kann medisign per Vorgabe den eHBA-Antrag nicht weiter bearbeiten und muss diesen ablehnen. Betroffene Antragsteller:innen müssen dann einen erneuten Antrag stellen - inkl. erneuter Identifizierung. Hierbei ist zu bedenken, dass medisign aus Sicherheitsgründen keinerlei Dokumente (z. B. Kopie der Meldebescheinigung) und Lichtbilder aus vorherigen Anträgen in einem neuen Antrag (hierzu zählen auch Austausch- und Ersatzkarten) verwenden darf.

Im Fall einer Ablehnung gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Melden Sie sich erneut in Ihrem Kundenkonto unter www.ehba.de/portal/?login an.
• Unter "Anträge und Bestellungen" finden Sie zu Ihrem Antrag (bei mehreren Anträgen bitte auf die richtige Antragsnummer achten) den Button "Erneut beantragen".
• Erstellen Sie über den Button "Erneut beantragen" eine neue Version des Antrags und vervollständigen Sie diesen bitte.
• Drucken Sie die neue Version Ihres Antrags aus, unterschreiben Sie bitte Ihren Antrag an den dafür vorgesehenen Stellen und kleben Sie ggf. ein Lichtbild ein, wenn Sie kein elektronisches Portraitfoto hochgeladen haben.
• Danach lassen Sie sich bitte mittels POSTIDENT erneut identifizieren.
• Bitte senden Sie die ausgedruckten Unterlagen (ggfls. inkl. Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung) unter Verwendung des im Ausdruck enthaltenen Deckblatts per Post ein.

Hinweis: Außerhalb der Antragstellung ist es uns leider nicht möglich, Ihnen einen neuen POSTIDENT-Coupon auszustellen. Denn POSTIDENT-Coupons sind jeweils immer an einen Antrag und dessen Antragsnummer gebunden. Daher bitten wir Sie vorzugehen, wie oben beschrieben.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Adressblatt für die Einsendung Ihres Kartenantrags
• Deutsche Post: POSTIDENT-Verfahren
• Bildquelle Grafik oben: janjf93 auf Pixabay

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Für Apotheker:innen hat medisign ausschließlich eHBA der 2. Generation ausgegeben. Für die anderen Heilberufsgruppen wurde die Produktion der Vorläuferausweise bereits Ende Juli 2020 eingestellt. Ab Anfang September 2020 waren ausschließlich eArztausweise und eZahnarztausweise der 2. Generation bei medisign erhältlich. Anfang Juni 2021 folgte die Zulassung für die ePsychotherapeutenausweise der 2. Generation.

Nutzer der medisign Vorläuferausweise (eHBA der Generation 0 sowie ZOD-Karten) können auch innerhalb der zweijährigen Mindestvertragslaufzeit zum eHBA G2 wechseln. Der neue Ausweis wird allerdings nicht automatisch an Bestandskunden ausgeliefert: Laut gematik-Vorgabe müssen diese den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Identifizierung durchlaufen. Dies betrifft Ärzt:innen und Zahnärzt:innen sowie eine sehr geringe Zahl an Psychotherapeut:innen, die vor Ende Juli 2020 einen medisign eHBA beantragt hatten.

Bei allen Ausweisen der 2. Generation (G2) befindet sich auf der Karten-Rückseite eine Zugangsnummer, die so genannte Card Access Number (CAN). Diese Zufallszahl besteht aus sechs Ziffern und wird für den kontaktlosen Einsatz des eHBA benötigt. Beim eArztausweis (eA) und ePsychotherapeutenausweis (ePtA) ist sie mittig rechts auf der Karte abgedruckt. Die Abbildung einer eA-Testkarte unten zeigt die Platzierung der (ausgegrauten) CAN links neben dem medisign-Logo.

Beim eZahnarztausweis (eZAA) der 2. Generation ist die CAN unten rechts über dem Datacode (sieht aus wie ein QR-Code und bildet gemeinsam dem Barcode links daneben die Ausweisnummer) zu finden. Beim eApothekerausweis (eApA) befindet sich die CAN auf der linken Kartenseite.

Zusätzlich verfügen die elektronischen Heilberufsausweise der 2. Generation über eine Versionsnummer, die auf der Karten-Rückseite abgebildet ist. Bei den Ausweisen der Generation 2.0. lautet diese 3.20. Die eHBA der Generation 2.1 tragen die Versionsnummer 10.21.

Bei den eArztausweisen ist die Versionsnummer über dem medisign Logo zu finden - in der Abbildung im oberen, rot umrandeten Kasten. Bei den ePtA befindet sich die Versionsnummer hingegen links an der oberen Kante und bei eZAA über dem Datacode unten rechts. Bei den eApothekerausweisen ist die Versionskennung nicht auf der Karte aufgedruckt.

Inzwischen gibt es ein weiteres Release des eHBA: die Generation 2.1., kurz G2.1. Im Vergleich zu den Ausweisen der Generation 2.0 ist der Chip etwas kleiner, rechtecktig (statt quadratisch) und hat nur sieben Felder (statt 20 bei G2.0; s. Abbildung). Zudem verfügt der eHBA G2.1 neben RSA- auch über ECDSA-Zertifikate, basierend auf elliptischen Kurven.

Mit Blick auf die TI-Anwendungen verfügen beide Releases über dieselben Funktionen.

eHBA der Generation 2.0

• Hausarzt digital: "Woran erkenne ich die 'Generation' meines E-Arztausweises?"
• Rheinisches Ärzteblatt: "Elektronischer Arztausweis: Funktionen und Anwendungen" (inkl. Abbildung der eA-Rückseite)
• medisign Beitrag: "eHBA-Vorläuferausweise laufen in diesem Monat ab: Jetzt wechseln!" (17.10.23)
• FAQ zum medisign eHBA
• medisign Antragsportal: www.ehba.de

Update des Beitrags am 05.12.23

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eHBA Statusabruf - hier als Beispiel der Status "Zur Freigabe" (Ausschnitt)

Bestellübersicht mit Antragsstatus im medisign Kundenportal am Beispiel des ePtA (Ausschnitt)

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien. Sie finden diese Erklärungen auch direkt unter dem für Sie aktuell gültigen Antragsstatus - sowohl im eHBA Statusabruf als auch im medisign Kundenportal (hier als "Legende" hellblau hinterlegt; s. Screenshot oben).

1. Antrag in Bearbeitung (bitte ausdrucken):

• Ihr Antrag ist noch nicht abgeschlossen.
• Bitte vervollständigen Sie den Antrag. Achten Sie auf eventuelle Fehlermeldungen und Hinweise.
• Wenn Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, betätigen Sie bitte auf der letzten Antragsseite den Button "Jetzt verbindlich beantragen".
• Drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben Sie diesen an den gekennzeichneten Stellen.
• Senden Sie uns die Unterlagen per Post zu. Nutzen Sie das Adressblatt, das den ausgedruckten Unterlagen beiliegt. Beachten Sie bitte die Hinweise auf der Seite "Bitte beachten! So geht´s weiter:"

2. Bearbeitung beendet

• Sie haben die Bearbeitung Ihres Kartenantrags bei medisign abgeschlossen.
• Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg zu uns befinden.
• medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und - sofern erforderlich - Ihre Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
• Sollte 21 Tage nach der Beendigung des Antragsbearbeitung die unterschriebene Ausfertigung Ihres Antrags bei medisign noch nicht eingegangen sein, werden Sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag ggf. erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

3. Eingang Antragsunterlagen

• medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
• Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

4. Zur Freigabe

• Ihr Antrag wurde durch medisign geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

5. Freigegeben

• Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung an die Produktion übergeben.
• Über die Fertigstellung und den Versand ihrer Karte werden sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail Eingangspostfach und auch Ihren Spam Ordner.
• Hinweis: Sobald ihre Karte produziert wurde, kann deren Status im Reiter Karten verfolgt werden.

Kann ein eHBA-Antrag nicht weiter bearbeitet werden, zum Beispiel weil die Kopie der erforderlichen Meldebescheinigung fehlt oder die Qualität des verwendeten Lichtbilds nicht ausreicht, erhalten die Antragsteller:innen von medisign eine Benachrichtung der E-Mail (s. auch Punkt 3 oben). Sie werden gebeten, die entsprechenden Dokumente auf dem Postweg nachzureichen.

Muss medisign einen eHBA-Antrag aufgrund von Unstimmigkeiten ablehnen, etwa weil sich die Unterschriften im Antrag und/oder Ident-Formular von derjenigen auf dem Ausweisdokument  unterscheiden, werden die Antragsteller:innen ebenfalls per Mail informiert - verbunden mit der Bitte, einen neuen Antrag zu stellen.

Wichtig ist daher, regelmäßig das E-Mail-Eingangspostfach und auch den SPAM-Ordner zu überprüfen.

• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >
• Beitrag "eHBA: So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden"
• Beitrag "eHBA-Beantragung: Bitte an Meldebescheinigung denken!"

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Für Antragsteller:innen steht weiterhin das bewährte POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG zur Verfügung. Dabei werden sie in einer Postfiliale ihrer Wahl von Post-Mitarbeitenden kostenfrei anhand ihres Ausweisdokuments identifiziert. Die Identifizierungsdaten werden elektronisch ans medisign Trustcenter übermittelt.

Antragsteller:innen benötigen zum einen den POSTIDENT-Coupon, den sie mit den Antragsunterlagen ausgedruckt haben, zum anderen das bei der Antragstellung angegebene Ausweisdokument. Wird anstelle des Personalausweises der Reisepass genutzt, ist den schriftlichen Antragsunterlagen die Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung oder eines Aufenthaltstitels beizulegen. Wichtig: Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach der eHBA-Antragstellung erfolgen, da sonst der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit verliert.

Für den stationären Sektor bietet medisign jetzt ein weiteres Identifizierungsverfahren an: Klinikärzt:innen können sich hausintern durch zertifizierte Mitarbeitende (z. B. aus der Verwaltung) identifizieren lassen. Verschiedene Kliniken und Klinikverbünde setzen VDA-Ident bereits erfolgreich ein - mit dem Ziel, den eHBA-Antragsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Hinweis: Diese Vor-Ort-Identifizierung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt.

Mehr erfahren >

• Pressemitteilung der Sächsischen Landesärztekammer: "Kein KammerIdent für den eHBA mehr möglich!"
• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Die Aktivierung erfolgt über das in der Praxis, Klinik oder Apotheke eingesetzte Primärsystem (PVS, KIS, Apothekensoftware) in Verbindung mit einem für die Telematikinfrastruktur zugelassenen Kartenlesegerät und eHealth-Konnektor. Das Problem: Die Reihenfolge der Transport-PIN-Eingabe variiert von System zu System: Mal wird die zuerst die Signatur-PIN abgefragt, mal die Karten-PIN. Zur Vorgehensweise und Eingabe-Reihenfolge sowie zu den PIN-Bezeichnungen kann nur der jeweilige Softwareanbieter Auskunft geben.

Es gibt so viele verschiedene Softwaresysteme, dass medisign in seinen Anleitungen nicht jede Variante abbilden kann. Die bei uns genannte Vorgehensweise wird zwar nach unserer Kenntnis von vielen Anbietern so umgesetzt, ist aber nur als Empfehlung zu verstehen. Deshalb ist es wichtig, sich an die Vorgaben des Softwareanbieters zu halten.

Zwei PINs müssen aktiviert werden: Die Signatur-PIN (PIN.QES) ist für die qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES) erforderlich. Die Karten-PIN (PIN.CH) dient zum Ver- und Entschlüsseln der Nachrichten sowie den Zugriff auf die Daten der eGK. Das Ändern der Transport-PINs in persönliche PINs wird i.d.R. über das Softwaresystem initialisiert; die PIN-Eingabe erfolgt dann direkt über das Kartenlesegerät.

Im medisign Transport-PIN-Brief wird erst die Signatur-Transport-PIN (PIN.QES) genannt, dann die Karten-Transport-PIN (PIN.CH). Wenn das eingesetzte Softwaresystem bzw. der Kartenleser eine andere Eingabe-Reihenfolge verlangt, ist das nicht schlimm, denn beide PINs sind ja explizit und eindeutig gekennzeichnet. Verwendet der Softwareanbieter andere Begrifflichkeiten, z. B. "T-PIN.HBA" statt "Karten-Transport-PIN" (PIN.CH), sollten Anwender:innen bei Unsicherheit vor der Eingabe lieber erst mit diesem Rücksprache halten.

Die neu zu setzenden, persönlichen PINs sollten 6-8 Zeichen umfassen. Anwender:innen sollten Ziffernkombinationen wählen, die sie sich leicht merken können und die zugleich nicht zu leicht für Dritte zu erraten sind.

Für die Änderung der beiden Transport-PINs gibt es jeweils nur drei Versuche. Nach dreimaliger Falscheingabe ist die Karte unwiederbringlich gesperrt. Jetzt bleibt nur noch die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis, eine so genannte Austauschkarte, zu beantragen:

• Loggen Sie sich in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.
• Klicken Sie im Tab "Karten" bei der betreffenden Karte auf den Button "Austauschkarte".
• Alternativ können Sie den Button "Neue Karte beantragen" nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option "Ich benötige eine Austauschkarte".
• Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet. Die Antragsdaten wurden von Ihrer Erstkarte übernommen, so dass Sie nicht alles neu eingeben müssen.
• Sie können lediglich das Freischalt- und das Sperrkennwort sowie die Zahlungsweise/Bankverbindung ändern.
• Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
• Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Eine Austauschkarte ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Produktion der Erstkarte bestellbar. Danach muss eine Ersatzkarte bestellt werden.

Die Austauschkarte wird gemäß Preisblatt berechnet; zudem fällt eine Tauschgebühr an. Mit dem abgeschlossenen Austauschkartenantrag werden der Vertrag und die zweijährige Mindestvertragslaufzeit der Erstkarte beendet. Nicht genutzte Monate des bereits bezahlten Vertragsjahres der Erstkarte werden dabei anteilig zurückerstattet.

Mit der Freischaltung bestätigen Antragsteller:innen gegenüber medisign, dass sie ihren Heilberufsausweis erhalten haben und die Transport-PINs erfolgreich in persönliche PINs ändern konnten. Zudem werden die Zertifikate des eHBA im Statusdienst veröffentlicht. Erst nach diesem Schritt ist der Ausweis einsatzbereit. Um den eHBA freizuschalten, ist zum einen der Freischaltungscode erforderlich, der im Transport-PIN-Brief zu finden ist. Zum anderen wird das Freischaltkennwort benötigt, das die Antragsteller:innen im eHBA-Antrag selbst vergeben hatten.

Einige Softwareanbieter empfehlen, den eHBA zuerst freizuschalten und dann zu aktivieren. Das Argument: Weil ohne Freischaltung die Zertifikate ja noch nicht in der TI bekannt sind, werden sie nach der PIN-Änderung als "unbekannt" angezeigt. Dies könnte zur Verunsicherung der Anwender:innen führen.

Die Empfehlung von medisign lautet dagegen, den eHBA erst freizuschalten, nachdem die Transport-PINs erfolgreich in persönliche PINs geändert werden konnten. Denn wenn die Aktivierung aus den o.g. Gründen nicht klappt, würden die Zertifikate eines gesperrten Ausweises im Statusdienst veröffentlicht - und es gäbe dann keine Möglichkeit mehr, im vereinfachten Prozess eine Austauschkarte zu bestellen. Im Zweifel sollten Anwender:innen Rücksprache mit ihrem Anbieter halten.

Antragsteller:innen sollten mit der Freischaltung auf jeden Fall so lange warten, bis sie sowohl den Brief mit dem eHBA als auch den Transport-PIN-Brief von medisign erhalten haben. Aus Sicherheitsgründen werden diese getrennt und mit zeitlichem Versatz versendet. So funktioniert die Freischaltung:

• Loggen Sie sich in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.
• Wählen Sie bitte den Tab "Karten".
• Sie sehen eine Übersicht Ihrer medisign Karten. Klicken Sie bei der relevanten Karte auf den grünen Button "Freischalten".
• Geben Sie in der Dialogbox das bei der Antragstellung selbst gewählte Freischaltkennwort und den Freischaltungscode ein.
• Klicken Sie auf "Karte freischalten".

Das persönliche Freischaltkennwort ist leider nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass es sich nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern lässt. Nach fünf Falscheingaben wird der Ausweis gesperrt und es muss eine Austauschkarte beantragt werden (s. o.).

Unsere Tipps:

• Falls Sie sich das Freischaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
• Sie haben bei der Antragstellung die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können.
• Das Freischaltkennwort, das Sie festgelegt hatten, muss gemäß Vorgabe aus einem einzelnen Wort bestehen und mindestens 8 Zeichen lang sein.

• Anleitung "Inbetriebnahme Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Beispiele für die eHBA-Inbetriebnahme-Anleitungen verschiedener Softwareanbieter:

• PsyPrax: "PIN-Aktivierung des eHBAs in PsyPrax32"
• Hasomed (Elefant): "eHBA (ePtA) freischalten und aktivieren"
• medatixx: "eHBA aktivieren" (Video-Anleitung)

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Praxen sind künftig gesetzlich verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Patient:innen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Sind sie bis zum Start der eAU am 1. Oktober 2021 noch nicht mit der notwendigen Technik ausgestattet, gilt eine Übergangsregelung, auf die sich die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) geeinigt hatten.

Noch bis zu 31. Dezember 2021 können Praxen das alte Verfahren anwenden und den "gelben Schein" (Muster 1) nutzen. Auch in punkto Signatur gibt es eine Übergangslösung, so dass auch ohne eHBA bereits auf die eAU umgestellt werden kann.

Für die elektronische Signatur der AU-Bescheinigungen benötigen (Zahn-)Ärzt:innen einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Wer bereits einen eHBA bestellt, jedoch noch nicht erhalten hat, kann übergangsweise die SMC-B zum Unterschreiben nutzen. Über eine SMC-B verfügen alle an die TI angeschlossenen Praxen.

Aufgrund des sehr hohen eHBA-Bestellaufkommens in den verschiedenen Heilberufsgruppen - neben (Zahn-)Ärzt:innen auch Psychotherapeut:innen und Apotheker:innen - kommt es bei medisign aktuell zu längeren Lieferzeiten. Dank der Übergangsregelung müssen sich eHBA-Antragsteller:innen keine Sorgen machen, wenn sie zum eAU-Start noch keinen Ausweis erhalten haben.

• KBV: "eAU: Starttermin 1. Oktober bleibt – KBV konnte Übergangsregelung erwirken" (12.08.21)
• KBV: "eAU: Was die Übergangsregelung für Praxen bedeutet" (26.08.21)
• KVNO: Merkblatt zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (PDF)
• medisign: "In 10 Schritten zum elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)"
• medisign Antragsportal: www.ehba.de
• E-Mail-Fachdienst DGN KIM
• DGN: "Mit DGN KIM startklar für die eAU"
• gematik: "eAU: Fehlermeldung 305/311 bei Signaturprüfung mit HBA-Vorläuferkarten von medisign"

* Alle Ausweisgenerationen von medisign unterstützen die komfortable und zeitsparende Stapelsignatur. Diese Funktion ist bei den Vorläuferausweisen (Generation 0) allerdings nicht in Verbindung mit einem eHealth-Konnektor nutzbar, so dass mit diesen Ausweisen nur Einzelsignaturen möglich sind. Die eHBA der 2. Generation (G2) hingegen ermöglichen es, im Zusammenspiel mit dem eHealth-Konnektor mit einer einzigen PIN-Eingabe bis zu 254 Dokumente auf einen Schlag zu signieren.

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