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Elektronische Signaturkarten von medisign
Die digitale Arztpraxis –
Ihre Investition in die Zukunft
Sicher, vielseitig und aus Erfahrung gut: Die Signaturkarten von medisign überzeugen durch ihr breites Anwendungsspektrum und machen Ihre digitale Praxisverwaltung kinderleicht.
Bestellen Sie jetzt Ihre SMC-B bei medisign
Sicherer Zutritt zur Telematikinfrastruktur
Mit dem elektronischen Praxis- oder Institutionsausweis (Security Module Card - Betriebsstätte, kurz SMC-B) authentisiert sich Ihre Praxis bzw. Apotheke gegenüber den Diensten der Telematikinfrastruktur (TI).
Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) von medisign
Papierlos, effizient, kostensparend
Anwendungen wie der eArztbrief und digitale Laboraufträge vereinfachen die Praxisverwaltung. Denn papierlose Prozesse sparen wertvolle Ressourcen, Zeit und Geld.
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eAU: Wichtiger Hinweis für Inhaber*innen von Vorläuferausweisen

Nach Informationen der gematik lassen sich die qualifizierten Signaturen der eAU-Bescheinigungen, die mit medisign Vorläuferausweisen (eHBA und ZOD-Karten der Generation 0; Lieferung vor Ende 07/20) erzeugt wurden, aktuell nicht elektronisch prüfen. Bitte nutzen Sie alternativ Ihren Praxisausweis (SMC-B). Mehr erfahren >

Wartung

Wartungsarbeiten an den Antragsportalen

Zur Verbesserung unserer Services führen wir am Mittwoch, den 03.11.2021 in der Zeit von 7:00 bis ca. 8:00 Uhr Wartungsarbeiten durch.

In dieser Zeit werden das eHBA- und das SMC-B-Antragsportal nicht zur Verfügung stehen.

Wir bitten um Ihr Verständnis.

medisign Maintenance / Wartungsarbeiten

Wartungsarbeiten am 2. September

Zur Verbesserung unserer Services führen wir am Donnerstag, den 02.09.2021 in der Zeit von 7:00 bis ca. 8:00 Uhr Wartungsarbeiten durch.

In dieser Zeit wird das eHBA-Antragsportal nicht zur Verfügung stehen. Wir bitten um Ihr Verständnis.

Eine Karte, viele Möglichkeiten – der elektronische Heilberufsausweis

Mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) von medisign sind Sie startklar für das vernetzte Gesundheitswesen und die qualifizierte eSignatur. Ihr eHBA ist die sichere Zutrittskarte zu den Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur.

SMC-B: Ihr Zugang zur Telematikinfrastruktur

Die Security Module Card-Betriebsstätte, auch Praxis- oder Institutionsausweis genannt, ist der zentrale Baustein der Telematikinfrastruktur. Nur mit ihr kann sich Ihre Praxis oder Apotheke an der TI authentifizieren und deren Anwendungen nutzen.

Aktuelles von medisign

Hier erfahren Sie mehr: Alle Neuigkeiten

Veranstaltungen

Die DMEA wird es 2020 nur virtuell geben

In diesem Jahr können wir Sie leider nicht gemeinsam mit unseren Mitausstellern DGN und procilon IT-Solutions GmbH persönlich in Berlin begrüßen.

Wir sehen uns hoffentlich auf der DMEA 2021! Bleiben Sie gesund!

Mehr erfahren >

Logo DMEA (Bildquelle: DMEA)

Zum Unternehmen

Mit mehr als 170.000 ausgegebenen elektronischen Heilberufsausweisen (eHBA der Generation 0 und 2) sowie Praxis- und Institutionsausweisen (SMC-B) zählt medisign zu den führenden Anbietern für qualifizierte eSignatur im deutschen Gesundheitswesen. Das Anwendungsspektrum des eHBA reicht von der Online-Abrechnung über die digitale Laborbeauftragung bis hin zu den Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI). Die Security Module Card-Betriebsstätte (kurz SMC-B) dient Praxen und Apotheken dazu, sich an die TI anzubinden.

Über medisign

Spezialist für Heilberufe

medisign ist einer der führenden Anbieter für qualifizierte elektronische Signaturkarten im Gesundheitswesen.

Über 15 Jahre Erfahrung

Bereits seit 2004 am Markt, hat medisign aktuell über 170.000 elektronische Heilberufsausweise (eHBA) und SMC-B im Bestand.

100% Service-Garantie

Fragen, Wünsche, technische Probleme? Unser geschulter Kundenservice steht Ihnen stets beratend zur Seite.

Investition in die Zukunft

Die Zukunft ist digital: Papierlose Prozesse sparen wertvolle Ressourcen, Zeit und Geld. medisign hilft Ihnen dabei.

Das sagen unsere Kunden über medisign:

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und Praxisgemeinschaften – sie alle vertrauen den digitalen Lösungen von medisign.

Martina Musterfrau
„Die Bestellung war unkompliziert und die Karte nach wenigen Tagen in meiner Praxis.“

Martina Musterfrau
Zahnheilkundezentrum Radevormwald

Martina Musterfrau
„Die Installation meiner SMC-B Karte konnte ich ganz einfach selbst vornehmen – auch ohne IT-Kenntnisse“

Martina Musterfrau
Zahnheilkundezentrum Radevormwald

Martina Musterfrau
„Der medisign-Support ist gut erreichbar und hat mein Anliegen innerhalb von Minuten bearbeitet.“

Martina Musterfrau
Zahnheilkundezentrum Radevormwald

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Ein Großteil der Anfragen, die das medisign Kundencenter erreichen, bezieht sich auf den Bestellfortgang des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA). Den Status ihrer Bestellung können Antragsteller*innen online selbst nachverfolgen - jederzeit und ohne Wartezeiten in der telefonischen Hotline.

eHBA Beantragung - Ablehnung vermeiden

Der Bestellfortgang des eHBA ist über die beiden folgenden Wege online einseh- und nachverfolgbar:

1. eHBA Statusabruf

  • Bitte nutzen Sie den Link: www.ehba.de/statusabruf
  • Geben Sie bitte Ihre Antragsnummer sowie zur Sicherstellung Ihrer Identität Ihr Geburtsdatum an.
  • Der Bearbeitungsstatus wird in einem hellblau hinterlegten Feld angezeigt.
eHBA Statusabruf

eHBA Statusabruf - hier als Beispiel der Status "Zur Freigabe" (Ausschnitt)

2. medisign Kundenportal

  • Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ein: www.ehba.de/portal/?login=
  • Im Tab "Anträge und Bestellungen" finden Sie eine Übersicht aller Bestellungen und Anträge inkl. der jeweiligen Vorgangsnummer und dem Antragsstatus (s. rote Markierung im Screenshot).
  • Im Tab "Karten" sind die Signaturkarten aufgeführt, die sich bereits in Produktion befinden.
eHBA - Bestellstatus einsehen

Bestellübersicht mit Antragsstatus im medisign Kundenportal am Beispiel des ePtA (Ausschnitt)

Fünf Bearbeitungsstadien

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien. Sie finden diese Erklärungen auch direkt unter dem für Sie aktuell gültigen Antragsstatus - sowohl im eHBA Statusabruf als auch im medisign Kundenportal (hier als "Legende" hellblau hinterlegt; s. Screenshot oben).

1. Antrag in Bearbeitung (bitte ausdrucken):

  • Ihr Antrag ist noch nicht abgeschlossen.
  • Bitte vervollständigen Sie den Antrag. Achten Sie auf eventuelle Fehlermeldungen und Hinweise.
  • Wenn Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, betätigen Sie bitte auf der letzten Antragsseite den Button "Jetzt verbindlich beantragen".
  • Drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben Sie diesen an den gekennzeichneten Stellen.
  • Senden Sie uns die Unterlagen per Post zu. Nutzen Sie das Adressblatt, das den ausgedruckten Unterlagen beiliegt. Beachten Sie bitte die Hinweise auf der Seite "Bitte beachten! So geht´s weiter:"

2. Bearbeitung beendet

  • Sie haben die Bearbeitung Ihres Kartenantrags bei medisign abgeschlossen.
  • Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg zu uns befinden.
  • medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und - sofern erforderlich - Ihre Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
  • Sollte 21 Tage nach der Beendigung des Antragsbearbeitung die unterschriebene Ausfertigung Ihres Antrags bei medisign noch nicht eingegangen sein, werden Sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag ggf. erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

3. Eingang Antragsunterlagen

  • medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
  • Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

4. Zur Freigabe

  • Ihr Antrag wurde durch medisign geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

5. Freigegeben

  • Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung an die Produktion übergeben.
  • Über die Fertigstellung und den Versand ihrer Karte werden sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail Eingangspostfach und auch Ihren Spam Ordner.
  • Hinweis: Sobald ihre Karte produziert wurde, kann deren Status im Reiter Karten verfolgt werden.

Auf E-Mail-Benachrichtigungen achten

Kann ein eHBA-Antrag nicht weiter bearbeitet werden, zum Beispiel weil die Kopie der erforderlichen Meldebescheinigung fehlt oder die Qualität des verwendeten Lichtbilds nicht ausreicht, erhalten die Antragsteller*innen von medisign eine Benachrichtung der E-Mail (s. auch Punkt 3 oben). Sie werden gebeten, die entsprechenden Dokumente auf dem Postweg nachzureichen.

Muss medisign einen eHBA-Antrag aufgrund von Unstimmigkeiten ablehnen, etwa weil sich die Unterschriften im Antrag und/oder Ident-Formular von derjenigen auf dem Ausweisdokument  unterscheiden, werden die Antragsteller*innen ebenfalls per Mail informiert - verbunden mit der Bitte, einen neuen Antrag zu stellen.

Wichtig ist daher, regelmäßig das E-Mail-Eingangspostfach und auch den SPAM-Ordner zu überprüfen.

Bereits seit Anfang Oktober können sich Ärztinnen und Ärzte bei der Beantragung des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) nicht mehr bei ihrer zuständigen Ärztekammer identifizieren lassen. Das KammerIdent-Verfahren wird inzwischen von keiner Kammer mehr angeboten und ist daher nicht länger im Online-Antrag auswählbar.

eHBA Beantragung - Ablehnung vermeiden

Als zugelassener Anbieter von elektronischen Heilberufsausweisen (eHBA) ist medisign gesetzlich verpflichtet, bei allen Antragsteller*innen eine Identitätsfeststellung durchzuführen. Einige (Landes-)Ärztekammern, die ja Herausgeber der Ausweise sind, hatten ihren Mitglieder*innen zu diesem Zweck das KammerIdent-Verfahren angeboten.

Dabei hatten Kammer-Mitarbeiter*innen die Identifizierung der antragstellenden Ärztinnen und Ärzte übernommen. Gab es zuletzt nur noch eine einzige Ärztekammer, bei der KammerIdent möglich war, ist dieses Verfahren - wie bereits zuvor im zahnärztlichen Bereich - nun gänzlich eingestellt worden.

Identifizierung per POSTIDENT

Für Antragsteller*innen steht weiterhin das bewährte POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG zur Verfügung. Dabei werden sie in einer Postfiliale ihrer Wahl von Post-Mitarbeiter*innen kostenfrei anhand ihres Ausweisdokuments identifiziert. Die Identifizierungsdaten werden elektronisch ans medisign Trustcenter übermittelt.

Antragsteller*innen benötigen zum einen den POSTIDENT-Coupon, den sie mit den Antragsunterlagen ausgedruckt haben, zum anderen das bei der Antragstellung angegebene Ausweisdokument. Wird anstelle des Personalausweises der Reisepass genutzt, ist den schriftlichen Antragsunterlagen die Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung oder eines Aufenthaltstitels beizulegen. Wichtig: Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach der eHBA-Antragstellung erfolgen, da sonst der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit verliert.

Neu: VDA-Ident

Für den stationären Sektor bietet medisign jetzt ein weiteres Identifizierungsverfahren an: Klinikärzte und -ärztinnen können sich hausintern durch zertifizierte Mitarbeiter*innen identifizieren lassen. Verschiedene Kliniken und Klinikverbünde setzen VDA-Ident bereits erfolgreich ein - mit dem Ziel, den eHBA-Antragsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Hinweis: Diese Vor-Ort-Identifizierung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt.

Mehr erfahren >

Immer wieder kommt es vor, dass Anwender*innen beim Versuch, die beiden PINs ihres elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) zu aktivieren, durch Falscheingaben die Karte versehentlich sperren. Ebenso wird das selbst gewählte Freischaltkennwort häufig vergessen. Auch hier führt die mehrfache Falscheingabe zu einer Sperrung der Karte. Die Beantragung einer Austauschkarte kostet Zeit und verursacht Zusatzkosten.

eHBA Beantragung - Ablehnung vermeiden

Um den elektronischen Heilberufsausweis der 2. Generation (eHBA G2) nutzen zu können, müssen Anwender*innen ihn aktivieren, d. h. die mitgelieferten Transport-PINs in persönliche PINs ändern. Zudem müssen sie den Ausweis im medisign Kundenportal freischalten.

Vorgaben des Anbieters beachten

Die Aktivierung erfolgt über das in der Praxis, Klinik oder Apotheke eingesetzte Primärsystem (PVS, KIS, Apothekensoftware) in Verbindung mit einem für die Telematikinfrastruktur zugelassenen Kartenlesegerät und eHealth-Konnektor. Das Problem: Die Reihenfolge der Transport-PIN-Eingabe variiert von System zu System: Mal wird die zuerst die Signatur-PIN abgefragt, mal die Karten-PIN. Zur Vorgehensweise und Eingabe-Reihenfolge sowie zu den PIN-Bezeichnungen kann nur der jeweilige Softwareanbieter Auskunft geben.

Es gibt so viele verschiedene Softwaresysteme, dass medisign in seinen Anleitungen nicht jede Variante abbilden kann. Die bei uns genannte Vorgehensweise wird zwar nach unserer Kenntnis von vielen Anbietern so umgesetzt, ist aber nur als Empfehlung zu verstehen. Deshalb ist es wichtig, sich an die Vorgaben des Softwareanbieters zu halten.

Im Zweifel Rücksprache halten

Zwei PINs müssen aktiviert werden: Die Signatur-PIN (PIN.QES) ist für die qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES) erforderlich. Die Karten-PIN (PIN.CH) dient zum Ver- und Entschlüsseln der Nachrichten sowie den Zugriff auf die Daten der eGK. Das Ändern der Transport-PINs in persönliche PINs wird i.d.R. über das Softwaresystem initialisiert; die PIN-Eingabe erfolgt dann direkt über das Kartenlesegerät.

Im medisign Transport-PIN-Brief wird erst die Signatur-Transport-PIN (PIN.QES) genannt, dann die Karten-Transport-PIN (PIN.CH). Wenn das eingesetzte Softwaresystem bzw. der Kartenleser eine andere Eingabe-Reihenfolge verlangt, ist das nicht schlimm, denn beide PINs sind ja explizit und eindeutig gekennzeichnet. Verwendet der Softwareanbieter andere Begrifflichkeiten, z. B. "T-PIN.HBA" statt "Karten-Transport-PIN" (PIN.CH), sollten Anwender*innen bei Unsicherheit vor der Eingabe lieber erst mit diesem Rücksprache halten.

Die neu zu setzenden, persönlichen PINs sollten 6-8 Zeichen umfassen. Anwender*innen sollten Ziffernkombinationen wählen, die sie sich leicht merken können und die zugleich nicht zu leicht für Dritte zu erraten sind.

Nach Sperrung Austauschkarte beantragen

Für die Änderung der beiden Transport-PINs gibt es jeweils nur drei Fehlversuche. Nach dreimaliger Falscheingabe ist die Karte unwiederbringlich gesperrt. Jetzt bleibt nur noch die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis, eine so genannte Austauschkarte, zu beantragen:

  • Loggen Sie sich in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.
  • Klicken Sie im Tab "Karten" bei der betreffenden Karte auf den Button "Austauschkarte".
  • Alternativ können Sie den Button "Neue Karte beantragen" nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option "Ich benötige eine Austauschkarte".
  • Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet. Die Antragsdaten wurden von Ihrer Erstkarte übernommen, so dass Sie nicht alles neu eingeben müssen.
  • Sie können lediglich das Freischalt- und das Sperrkennwort sowie die Zahlungsweise/Bankverbindung ändern.
  • Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
  • Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Kosten für die Austauschkarte

Eine Austauschkarte ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Produktion der Erstkarte bestellbar. Danach muss eine Ersatzkarte bestellt werden.

Die Austauschkarte wird gemäß Preisblatt berechnet; zudem fällt eine Tauschgebühr von 29 EUR an. Mit dem abgeschlossenen Austauschkartenantrag werden der Vertrag und die zweijährige Mindestvertragslaufzeit der Erstkarte beendet. Nicht genutzte Monate des bereits bezahlten Vertragsjahres der Erstkarte werden dabei anteilig zurückerstattet.

Den eHBA freischalten

Mit der Freischaltung bestätigen Antragsteller*innen gegenüber medisign, dass sie ihren Heilberufsausweis erhalten haben und die Transport-PINs erfolgreich in persönliche PINs ändern konnten. Zudem werden die Zertifikate des eHBA im Statusdienst veröffentlicht. Erst nach diesem Schritt ist der Ausweis einsatzbereit. Um den eHBA freizuschalten, ist zum einen der Freischaltungscode erforderlich, der im Transport-PIN-Brief zu finden ist. Zum anderen wird das Freischaltkennwort benötigt, das die Antragsteller*innen im eHBA-Antrag selbst vergeben hatten.

Einige Softwareanbieter empfehlen, den eHBA zuerst freizuschalten und dann zu aktivieren. Das Argument: Weil ohne Freischaltung die Zertifikate ja noch nicht in der TI bekannt sind, werden sie nach der PIN-Änderung als "unbekannt" angezeigt. Dies könnte zur Verunsicherung der Anwender*innen führen.

Die Empfehlung von medisign lautet dagegen, den eHBA erst freizuschalten, nachdem die Transport-PINs erfolgreich in persönliche PINs geändert werden konnten. Denn wenn die Aktivierung aus den o.g. Gründen nicht klappt, würden die Zertifikate eines gesperrten Ausweises im Statusdienst veröffentlicht - und es gäbe dann keine Möglichkeit mehr, im vereinfachten Prozess eine Austauschkarte zu bestellen. Im Zweifel sollten Anwender*innen Rücksprache mit ihrem Anbieter halten.

So funktioniert die Freischaltung:

Antragsteller*innen sollten mit der Freischaltung auf jeden Fall so lange warten, bis sie sowohl den Brief mit dem eHBA (per Einschreiben Eigenhändig) als auch den Transport-PIN-Brief (per Standard-Briefpost) von medisign erhalten haben. Aus Sicherheitsgründen werden diese getrennt und mit zeitlichem Versatz versendet. So funktioniert die Freischaltung:

  • Loggen Sie sich in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.
  • Wählen Sie bitte den Tab "Karten".
  • Sie sehen eine Übersicht Ihrer medisign Karten. Klicken Sie bei der relevanten Karte auf den grünen Button "Freischalten".
  • Geben Sie in der Dialogbox das bei der Antragstellung selbst gewählte Freischaltkennwort und den Freischaltungscode ein.
  • Klicken Sie auf "Karte freischalten".

Freischaltkennwort vergessen?

Das persönliche Freischaltkennwort ist leider nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass es sich nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern lässt. Nach fünf Fehlversuchen wird der Ausweis gesperrt und es muss eine Austauschkarte beantragt werden (s. o.).

Unsere Tipps:

  • Falls Sie sich das Freischaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
  • Sie haben bei der Antragstellung die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können.
  • Das Freischaltkennwort, das Sie festgelegt hatten, muss gemäß Vorgabe aus einem einzelnen Wort bestehen und mindestens 8 Zeichen lang sein.

Um digitale AU-Bescheinigungen zu unterzeichnen, ist ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) erforderlich. Wer den Ausweis bereits bestellt, aber noch nicht erhalten hat, kann übergangsweise den Praxisausweis (SMC-B) für die Signatur nutzen. Eine fristgerechte Umstellung auf die eAU ist dann trotzdem bereits möglich.

medisign SMC-B Laptop

Übergangsregelung für die eAU

Praxen sind künftig gesetzlich verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Patient*innen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Sind sie bis zum Start der eAU am 1. Oktober 2021 noch nicht mit der notwendigen Technik ausgestattet, gilt eine Übergangsregelung, auf die sich die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) geeinigt hatten.

Noch bis zu 31. Dezember 2021 können Praxen das alte Verfahren anwenden und den "gelben Schein" (Muster 1) nutzen. Auch in punkto Signatur gibt es eine Übergangslösung, so dass auch ohne eHBA bereits auf die eAU umgestellt werden kann.

Längere eHBA-Lieferzeiten

Für die elektronische Signatur der AU-Bescheinigungen benötigen (Zahn-)Ärztinnen und (Zahn-)Ärzte einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Wer bereits einen eHBA bestellt, jedoch noch nicht erhalten hat, kann übergangsweise die SMC-B zum Unterschreiben nutzen. Über eine SMC-B verfügen alle an die TI angeschlossenen Praxen.

Aufgrund des sehr hohen eHBA-Bestellaufkommens in den verschiedenen Heilberufsgruppen - neben (Zahn-)Ärztinnen/Ärzten auch Psychotherapeut*innen und Apotheker*innen - kommt es bei medisign aktuell zu längeren Lieferzeiten. Dank der Übergangsregelung müssen sich eHBA-Antragsteller*innen keine Sorgen machen, wenn sie zum eAU-Start noch keinen Ausweis erhalten haben.

Technische Ausstattung für die eAU

Trotz Übergangsregelung ist es ratsam, die Praxis zügig auf die eAU vorzubereiten. Als technische Ausstattung ist neben dem eHBA* mindestens ein TI-Konnektor-Update der Stufe PTV3 (E-Health-Konnektor) erforderlich. Um die Komfortsignatur nutzen zu können, empfiehlt die KBV einen PTV4+-Konnektor, den inzwischen alle drei Konnektor-Anbieter bereitstellen. Außerdem sei ein PVS-Update erforderlich, um digitale AU-Bescheinigungen erstellen, digital versenden und ausdrucken zu können.

Damit Praxen die Krankschreibungen digital an die Krankenkassen übermitteln können, benötigen sie den E-Mail-Fachdienst KIM ("Kommunikation im Medizinwesen"). Laut KBV gibt es derzeit 34 von der gematik zugelassene Anbieter. Dazu zählt auch der medisign-Gesellschafter Deutsches Gesundheitsnetz (DGN). Der Dienst DGN KIM wird in Kooperation mit zehn verschiedenen Praxissoftware-Herstellern angeboten, u. a. InterData Praxiscomputer GmbH (mit dem PVS InterARZT), Frey ADV GmbH (QUINCY), S3 Praxiscomputer GmbH (S3) und INDAMED GmbH (MEDICAL OFFICE). Die Bestellung erfolgt direkt beim Anbieter.

Hinweis für Inhaber*innen von Vorläuferausweisen

Update vom 4.10.21: Nach Informationen der gematik lassen sich die qualifizierten Signaturen der eAU-Bescheinigungen, die mit medisign Vorläuferausweisen (eHBA und ZOD-Karten der Generation 0; Lieferung vor Ende 07/20) erzeugt wurden, aktuell nicht elektronisch prüfen. "Aus Sicht von medisign ist es sehr bedauerlich, dass die TI-Anwendungen die Vorläuferausweise bis dato noch nicht unterstützen", sagt medisign-Geschäftsführer Armin Flender. "Grund hierfür ist ein konfiguratorisches Problem, für das medisign nicht verantwortlich zeichnet. Auch mit Blick auf das bald startende eRezept hoffen wir, dass die gematik rasch zu einer Lösung gelangt und sind auch weiterhin gern bereit, hierbei Unterstützung zu leisten."

Bereits seit medisign im vergangenen Jahr als Anbieter des eHBA G2 zugelassen wurde, haben Inhaber*innen von Vorläuferausweisen die Möglichkeit, zum eHBA der aktuellen Generation zu wechseln - unabhängig von der Restlaufzeit der bisherigen Karte. Gemäß den Vorgaben der gematik müssen sie dabei allerdings den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 durchlaufen. Der neue Ausweis wird also nicht automatisch an die Bestandskunden ausgeliefert. Aufgrund des hohen Bestellaufkommens muss aktuell zudem mit längeren Lieferzeiten gerechnet werden. Übergangsweise können auch die Inhaber*innen von Vorläuferausweisen die AU-Bescheinigungen alternativ mit Hilfe der SMC-B signieren.

Mehr erfahren:

Quellen & weitere Informationen

 

* Alle Ausweisgenerationen von medisign unterstützen die komfortable und zeitsparende Stapelsignatur. Diese Funktion ist bei den Vorläuferausweisen (Generation 0) allerdings nicht in Verbindung mit einem eHealth-Konnektor nutzbar, so dass mit diesen Ausweisen nur Einzelsignaturen möglich sind. Die eHBA der 2. Generation (G2) hingegen ermöglichen es, im Zusammenspiel mit dem eHealth-Konnektor mit einer einzigen PIN-Eingabe bis zu 254 Dokumente auf einen Schlag zu signieren.

 

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Für die Beantragung elektronischer Heilberufsausweise (eHBA) bietet medisign jetzt ein weiteres Identifizierungsverfahren an: Antragsteller*innen aus dem stationären Sektor können sich hausintern durch zertifizierte Mitarbeiter*innen identifizieren lassen. Verschiedene Kliniken und Klinikverbünde setzen VDA-Ident bereits erfolgreich ein - mit dem Ziel, den eHBA-Antragsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Ident_janjf93 auf Pixabay

Einsatz im Kliniksektor

Zum Hintergrund: Im Rahmen der eHBA-Beantragung ist medisign gesetzlich verpflichtet, bei allen Antragsteller*innen eine Identitätsfeststellung durchzuführen. Als verlässliches Verfahren hat sich dabei das POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG herauskristallisiert. Dazu weisen sich die Antragsteller*innen unter Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments bei einer Filiale ihrer Wahl aus.

Mit dem Vertrauensdienste-Ident-Verfahren, kurz VDA-Ident, gibt es nun eine weitere Methode der Identifizierung. Dabei übernehmen Mitarbeiter*innen in Kliniken oder Klinikverbünden, zum Beispiel aus der Verwaltung, die Identitätsfeststellung ihrer ärztlichen Kolleginnen bzw. Kollegen und ersparen ihnen somit den Weg zur Postfiliale. Das VDA-Ident kommt somit einer Vor-Ort-Identifizierung gleich.

Schulung durch medisign

Die Vor-Ort-Identifizierer*innen werden durch medisign für diese Aufgabe geschult und zertifiziert. Lohnenswert ist dieses hausinterne Identifizierungsverfahren dort, wo viele Mitarbeiter*innen und ggfls. auch Belegärztinnen und -ärzte einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) benötigen - also insbesondere in Kliniken und Klinikverbünden. Denn VDA-Ident vereinfacht und beschleunigt nicht nur den eHBA-Antragsprozess, sondern entlastet auch die Antragsteller*innen.

Das Ident-Formular, das Identifizierer*in und Antragsteller*in vor Ort gemeinsam ausfüllen, wird ohne Umwege gemeinsam mit den Antragsunterlagen per Post an medisign versendet. Eine Siegelprüfung seitens medisign sorgt für eine zusätzliche Prozess-Absicherung.

Wichtige Hinweise für unsere Kunden

  • Das neue VDA-Ident-Verfahren richtet sich in erster Linie an Antragsteller*innen aus dem Kliniksektor.
  • VDA-Ident ist nur für die Beantragung von medisign eHBA möglich und wenn Ihr Arbeitgeber an diesem Verfahren teilnimmt. Bitte erkundigen Sie sich vorab bei Ihrer Verwaltung und holen Sie die Genehmigung Ihres Arbeitgebers ein.
  • Falls Sie für die Identifizierung einen Reisepass verwenden, bringen Sie bitte eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) bzw. einen Aufenthaltstitel mit zur Identifizierung.
  • Bitte legen Sie eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung bzw. Ihres Aufenthaltstitel den einzusendenden Antragsunterlagen bei.
  • Mehr erfahren: Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel? >

Kontakt für Kliniken

Interessierte Klinken oder Institutionen, die das VDA-Ident-Verfahren in ihrem Haus oder Organisation einführen möchten, können sich gern bei medisign melden.

Bitte nutzen Sie hierzu unser Kontaktformular.

Ihr Ansprechpartner ist Herr Steffen Bucksteeg; er wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wer bei medisign einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) beantragt, muss sich gemäß Vorgabe in einer Postfiliale identifizieren lassen. Wird hierfür anstelle des Personalausweises der Reisepass verwendet, benötigt medisign auf jeden Fall eine gültige Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel. Die Nachforderung dieser Bescheinigungen führt dazu, dass sich die Lieferung des eHBA verzögert.

eHBA Beantragung - Ablehnung vermeiden

Immer wieder versäumen Antragsteller*innen, die ihren Reisepass für das POSTIDENT-Verfahren genutzt hatten, ihren eHBA-Antragsunterlagen eine gültige Meldebescheinigung bzw. einen Aufenthaltstitel beizufügen. Allein im vergangenen Monat musste medisign über 1.000 dieser Bescheinigungen nachfordern. Das sorgt zum einen für hohen zusätzlichen Aufwand bei der Antragsbearbeitung und -prüfung. Zum anderen verzögert sich dadurch auch die Kartenproduktion - und die Kundinnen und Kunden müssen länger auf ihren eHBA warten.

Nachweis der Meldeanschrift erforderlich

Die Ausstellung des eHBA erfordert einen Nachweis der Meldeanschrift. Ausschließlich dorthin wird der Ausweis ja per Einschreiben versendet. Während auf einem deutschen Personalausweis die Meldeanschrift auf der Rückseite steht, ist dies beim Reisepass nicht der Fall.

Wenn Antragsteller*innen ihren Reisepass als Ausweisdokument nutzen, müssen sie daher – zusammen mit ihren Antragsunterlagen – eine der folgenden Bescheinigungen als Kopie bei uns einreichen:

  • bei EU-Bürger/innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
  • bei anderen Nicht-EU-Bürger/innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
  • bei Bürgern aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)

Auf identische Unterschriften achten

Ein weiterer Fall, der bei der Antragsbearbeitung und -prüfung immer wieder auftaucht: Die Unterschriften im eHBA-Antrag und auf dem Ausweisdokument oder Ident-Formular unterscheiden sich. Es reicht nicht aus, die Antragsunterlagen mit einem Kürzel oder einer Paraphe zu versehen. Die Unterschrift muss mit derjenigen im Ausweisdokument und im Ident-Formular übereinstimmen.

Anders als beim Nachweis der Meldeanschrift ist es hier nicht möglich, Dokumente nachzureichen. Unterschiedliche Unterschriften führen zur Ablehnung des eHBA-Antrags. Antragsteller*innen müssen dann einen neuen Antrag stellen, was wiederum für Aufwand, Zeitverlust und Unmut sorgt.

Zum Hintergrund: Als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ist medisign gemäß Vorgabe dazu verpflichtet, vor Ausstellung des eHBA jeden Antrag nach festgelegten Regeln sorgfältig zu prüfen. Denn der Ausweis verfügt über die Funktion einer qualifizierten Signatur, d. h. sein Träger bzw. seine Trägerin kann damit elektronische Signaturen erzeugen, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind. Insofern müssen im Antragsprozess die Identitäten der Antragsteller*innen zweifelsfrei sichergestellt werden.

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen hat in einem Rundschreiben darauf hingewiesen, dass auch Ärztinnen und Ärzte, die im Ärztlichen Bereitschaftsdienst (ÄBD) tätig sind, einen elektronischen Heilberufsausweis benötigen - zum digitalen Signieren von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU). Der personenenbezogene eHBA ist länderübergreifend gültig und verwendbar.

medisign eHBA mit Tastatur

Honorarabzug ohne gültigen eHBA

Ärztinnen und Ärzte im Ärztlichen Bereitschaftsdienst (ÄBD) nehmen an der vertragsärztlichen Versorgung teil, so dass auch sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für ihre Patient*innen ab dem 1. Oktober 2021 elektronisch übermitteln müssen - so die Begründung der KVH. Jede Ärztin bzw. jeder Arzt benötige hierfür einen eHBA. Es handele sich um eine personenbezogene Karte, so dass auch in Berufsausübungsgemeinschaften ein eHBA pro Ärztin/Arzt vorgehalten werden müsse. "Sie werden künftig hiermit Ihre digitalen Formulare signieren, so dass ein Delegieren einzelner vertragsärztlicher Pflichten (Ausstellung AU, Rezept, etc.) nicht möglich sein wird", heißt es in einem Update der KVH vom 23. August.

In ihrem Rundschreiben verweist die KVH darauf, dass die Verwendung des eHBA einer gesetzlichen Pflicht entspricht. "Fristverlängerungen kann die KVH nicht gewähren, da dies vom Gesetzgeber nicht vorgesehen ist. Im Gegenteil ist für den Fall der nicht rechtzeitigen Nutzung der neuen Anwendungen eine Sanktionierung in Form eines Honorarabzuges vorgesehen. Vor diesem Hintergrund weisen wir Sie darauf hin, dass Sie ab dem 1. Oktober 2021 nur dann eine vollständige Leistung im ÄBD erbringen können, wenn Sie im Besitz eines gültigen eHBA sind. Dies gilt auch für rein privatärztlich tätige Ärztinnen und Ärzte sowie freiwillig am ÄBD teilnehmende Ärztinnen und Ärzte."

Übergangsregelung für die eAU

Inzwischen hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) mit dem GKV-Spitzenverband allerdings eine Übergangsregelung vereinbart: Es bleibt zwar beim Starttermin 1. Oktober 2021 für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), doch Praxen, die bis dahin noch nicht über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen, können noch bis zum 31. Dezember 2021 den "gelben Schein" (Muster 1) nutzen.

Trotz Übergangsregelung rät die KBV Ärztinnen und Ärzten, sich zügig auf die Umstellung vorzubereiten. Für die elektronische Signatur der AU-Bescheinigungen wird ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der zweiten Generation benötigt. Wer bereits einen eHBA bestellt, aber noch nicht erhalten hat, kann übergangsweise den Praxisausweis (SMC-B) für die Signatur nutzen. Über eine SMC-B verfügen alle an die TI angeschlossenen Praxen.

Es ist ratsam, den eHBA frühzeitig zu beantragen. Aufgrund des sehr hohen Bestellaufkommens bei den verschiedenen Heilberufsgruppen (neben Ärztinnen/Ärzten auch Zahnärztinnen/Zahnärzte, Psychotherapeut*innen und Apotheker*innen) kommt es aktuell zu längeren Lieferzeiten.

Aktivierung des eHBA

Zur Aktivierung des eHBA, d. h. zur Änderung der beiden Transport-PINs in selbstgewählte PINs, teilt die KVH Folgendes mit:

  • Wer kein eigenes Praxisverwaltungssystem (PVS) nutzt und seinen Ausweis in der ÄBD-Zentrale aktivieren möchte, soll die vom eHBA-Hersteller übermittelten Transport-PINs mitbringen. "Im ungünstigsten Fall wird bei wiederholter fehlerhafter PIN-Eingabe der eHBA ungültig. Tatsächlich mussten bereits Aktivierungen abgebrochen werden, da Kolleginnen und Kollegen falsche Eingaben getätigt hatten und keine Unterlagen mit den vom Hersteller oder selbst vergebenen PINs bei sich führten."
  • Ärztinnen und Ärzte, die ihre eHBA bereits im eigenen PVS aktiviert hatten, werden gebeten, danach die ÄBD-Zentrale aufzusuchen und Kontakt mit der KV-Hotline aufzunehmen. Denn im dortigen PVS "Medical Office" müssen die Ausweise noch den jeweiligen Leistungserbringer*innen zugeordnet werden. Hierzu benötigen die Ausweisinhaber dann die selbstgewählten PINs.

Von den Überschwemmungen und dem Hochwasser Mitte Juli sind auch viele Praxen, Apotheken und Kliniken betroffen. Wasserschäden, ruiniertes Inventar und eine zerstörte IT-Infrastruktur sind die Folgen. DGN und medisign möchten ihre Kunden in den Hochwassergebieten unterstützen und somit dazu beitragen, dass diese möglichst schnell wieder einsatzbereit sind und die Gesundheitsversorgung aufnehmen können.

Flutkatastrophe_Celina Behnert

Nach dem Hochwasser - ein Bild der DGN-Auszubildenden Celina Behnert

Starkregen, Hochwasser und Flut haben etliche Regionen Deutschlands hart getroffen – auch die unmittelbare Umgebung der beiden in Düsseldorf ansässigen Partnerunternehmen. "Unser gesamtes Team ist tief betroffen, wie viele Opfer und welche enormen Schäden diese Katastrophe gefordert hat", berichtet Armin Flender, Geschäftsführer von DGN und medisign. "Zusätzlich zu einer Spende zugunsten der ‚Aktion Deutschland Hilft e. V.‘ bieten wir unseren Kunden, die durch das Hochwasser geschädigt wurden, eine schnelle und unbürokratische Unterstützung an."

Kostenloser Karten-Ersatz

Praxis- und Institutionsausweise (SMC-B) sowie elektronische Heilberufsausweise (eHBA), die dem Hochwasser zum Opfer gefallen sind, ersetzt medisign kostenlos. Falls der Betrieb aufgrund von Überflutung oder Zerstörung nicht aufrecht gehalten werden kann, werden sämtliche Zahlungen für die Karten bis zum Wiederaufbau der betroffenen Praxis, Apotheke bzw. Klinik ausgesetzt.

Für bereits beantragte Karten gilt: Falls die Meldeadresse (an die elektronische Heilberufsausweise versendet werden) oder die betriebliche Adresse (wohin die SMC-B verschickt werden) aktuell nicht erreichbar ist, wird sich medisign mit der zuständigen Kammer oder K(Z)V in Verbindung setzen, um eine alternative Lieferadresse abzustimmen. Diese Vorgehensweise ist mit der gematik abgestimmt.

Austausch von DGN GUSboxen

Ebenso werden DGN GUSbox-Router, die durch Wasserschäden unbrauchbar sind, schnell und unkompliziert ausgetauscht. "Wir wünschen allen Betroffenen, die nun mit den Folgen der Flutkatastrophe zu kämpfen haben, viel Kraft", sagt Flender. "Mit unserem Angebot möchten wir einen kleinen Beitrag zum Wiederaufbau leisten."

Ansprechpartner für Betroffene

Vom Hochwasser geschädigte Kunden von medisign und DGN melden sich bitte unter dem Stichwort "Hochwasser" direkt an Herrn Steffen Bucksteeg, der per E-Mail erreichbar ist:

vertrieb@dgnservice.de

Hilfefonds der apoBank

An dieser Stelle möchten wir auch auf den Hilfefonds der Deutschen Apotheker- und Ärztebank, gemeinsam mit dem Deutschen Gesundheitsnetz (DGN) Gesellschafter der medisign GmbH, hinweisen:

Die apoBank-Stiftung hat einen Betrag in Höhe von 250.000 Euro bereitgestellt und ruft zu weiteren Spenden an die Stiftung auf. Dabei verdoppelt sie jeden eingehenden Betrag bis zu einer Summe von maximal weiteren 250.000 Euro: "Die Gelder fließen direkt den Hilfswerken der Heilberufler zu, die die Situation vor Ort prüfen und den vom Hochwasser geschädigten Praxen- und Apothekeninhabern schnelle und unkompliziert Unterstützung zukommen lassen können."

Mehr erfahren >

 

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Für viele neue Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) ist ein elektronischer Heilberufsausweis erforderlich. Da es inzwischen mehrere Releases des eHBA gibt, kommt häufig die Frage auf, ob ältere Ausweise noch einsetzbar sind und woran sich die Ausweis-Generation eigentlich erkennen lässt. Hinweise liefern zum einen das Bestelldatum, zum anderen die Rückseite der Chipkarte.

Registrierung für eHBA-Produktstart

Für den Einsatz älterer eHBA in der TI gilt: Nur Ausweise ab Generation 2 (G2) ermöglichen die so genannte Card-to-Card-Authentifizierung, d. h. den Zugriff auf die elektronischen Gesundheitskarten (eGK) der Patient*innen. Alle Ausweisgenerationen von medisign unterstützen die komfortable und zeitsparende Stapelsignatur. Diese Funktion ist bei den Vorläuferausweisen (eHBA Generation 0, ZOD-Karten 2.0) allerdings nicht in Verbindung mit einem eHealth-Konnektor nutzbar. Mit den eHBA G2 hingegen lassen sich im Zusammenspiel mit dem eHealth-Konnektor bis zu 254 Dokumente auf einen Schlag mit einer einzigen PIN-Eingabe signieren.

Mehr über die Funktionen der Ausweis-Generationen erfahren >

Nach September 2020 nur noch G2

Für Apotheker*innen hat medisign ausschließlich eHBA der 2. Generation ausgegeben. Für die anderen Heilberufsgruppen wurde die Produktion der Vorläuferausweise bereits Ende Juli 2020 eingestellt. Ab Anfang September 2020 waren ausschließlich eArztausweise und eZahnarztausweise der 2. Generation bei medisign erhältlich. Anfang Juni 2021 folgte die Zulassung für die ePsychotherapeutenausweise der 2. Generation.

Nutzer der medisign Vorläuferausweise (eHBA der Generation 0 sowie ZOD-Karten) können auch innerhalb der zweijährigen Mindestvertragslaufzeit zum eHBA G2 wechseln. Der neue Ausweis wird allerdings nicht automatisch an Bestandskunden ausgeliefert: Laut gematik-Vorgabe müssen diese den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Identifizierung durchlaufen. Dies betrifft Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie eine sehr geringe Zahl an Psychotherapeut*innen, die vor Ende Juli 2020 einen medisign eHBA beantragt hatten.

Mehr über den Kartenwechsel erfahren >

G2-Ausweise verfügen über CAN

Bei allen Ausweisen der 2. Generation (G2) befindet sich auf der Karten-Rückseite eine Zugangsnummer, die so genannte Card Access Number (CAN). Diese Zufallszahl besteht aus sechs Ziffern und wird für den kontaktlosen Einsatz des eHBA benötigt. Beim eArztausweis (eA) und ePsychotherapeutenausweis (ePTA) ist sie mittig rechts auf der Karte abgedruckt. Die Abbildung einer eA-Testkarte unten zeigt die Platzierung der (ausgegrauten) CAN links neben dem medisign-Logo.

Beim eZahnarztausweis (eZAA) der 2. Generation ist die CAN unten rechts über dem Datacode (sieht aus wie ein QR-Code und bildet gemeinsam dem Barcode links daneben die Ausweisnummer) zu finden. Beim eApothekerausweis (eApA) befindet sich die CAN auf der linken Kartenseite.

eHBA-Ruckseiten

Versionsnummer als Hinweis

Zusätzlich verfügen die elektronischen Heilberufsausweise der 2. Generation über eine Versionsnummer, die auf der Karten-Rückseite abgebildet ist. Aktuell lautet diese 3.20. Bei den eArztausweisen ist die Versionsnummer über dem medisign Logo zu finden - in der Abbildung im oberen, rot umrandeten Kasten.

Bei den ePtA befindet sich die Versionsnummer hingegen links an der oberen Kante und bei eZAA über dem Datacode unten rechts.

Die in wenigen Tagen endende Bestellfrist für den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) führt aktuell zu einer Vielzahl an telefonischen und schriftlichen Anfragen an das medisign Kundencenter. Dadurch kommt es leider zu Wartezeiten. Wir bitten unsere Kunden und Interessenten, auch vom umfangreichen Informationsangebot auf unser Website Gebrauch zu machen und das medisign Kundenportal für Auskünfte zu nutzen.

medisign Kundencenter

Vom komplexen Antragsprozess über den Bestellfortgang bis hin zur Inbetriebnahme - vor allem die Beantragung des elektronischen Heilberufsausweises bringt viele Fragen und manchmal leider auch technische Probleme mit sich. Das medisign Kundencenter arbeitet mit Hochdruck an der Bearbeitung der verschiedenen, teils sehr zeitintensiven Anliegen. Obwohl in den vergangenen Monaten sowohl in der Kartenproduktion als auch im Kundenservice die Kapazitäten deutlich ausgebaut wurden, kommt es aktuell angesichts des sehr hohen Bestellaufkommens zu Wartezeiten. Wir bitten um Ihr Verständnis!

Bei einer Vielzahl an Anliegen ließe sich eine Anfrage beim Kundencenter vermeiden, da diese Informationen im Supportbereich der Website abrufbar oder im medisign Kundenportal einsehbar sind - rund um die Uhr und ohne Wartezeit. Dies würde auch zu einer enormen Entlastung der Kundenservice-Mitarbeiter führen, die sich dann voll und ganz dem technischen Support rund um eHBA und SMC-B widmen können.

Lieferzeit des eHBA

Ein Großteil der Anfragen, die das medisign Kundencenter erreichen, bezieht sich auf die Lieferzeit des eHBA. Diese variiert in Abhängigkeit vom jeweiligen Bestellaufkommen, von der Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen sowie der Bearbeitungszeit der zuständigen Körperschaft für die notwendigen Freigabeprozesse.

Welche Lieferzeit aktuell gilt, erfahren Sie in unseren FAQ: "Wann kann ich mit dem Erhalt meines eHBA rechnen?"

Wichtiger Hinweis zur ePA-Pflicht ab 1. Juli 2021

Um eine drohende Honorarkürzung zu vermeiden, muss der eHBA, der ja zur erforderlichen technischen Ausstattung für die elektronische Patientenakte (ePA) zählt, bis spätestens 30. Juni beantragt werden. Der Ausweis selbst muss zum 1. Juli also noch nicht vorliegen. Nach unserem Kenntnisstand reicht die eHBA-Bestellbestätigung, die medisign per Mail an die Antragsteller*innen versendet, als Nachweis aus.

Wenn in einer Kammer keine Direktbestellung des eHBA im medisign Antragsportal vorgesehen ist, dient mitunter bereits der Antrag auf Vorbefüllung als Nachweis. Bitte erkundigen Sie sich hierzu direkt bei Ihrer Kammer oder zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung.

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eHBA-Bestellstatus online abrufen

Bei sehr vielen telefonischen Anfragen geht es zudem um den Bestellfortgang: Den Antragsstatus ihres eHBA können Antragsteller*innen über folgenden Link jetzt direkt abrufen und online nachverfolgen:

www.ehba.de/statusabruf

Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt:

eHBA Statusabruf

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:

1. Antrag in Bearbeitung (bitte ausdrucken):

  • Ihr Antrag ist noch nicht abgeschlossen.
  • Bitte vervollständigen Sie den Antrag. Achten Sie auf eventuelle Fehlermeldungen und Hinweise.
  • Wenn Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, betätigen Sie bitte auf der letzten Antragsseite den Button "Jetzt verbindlich beantragen".
  • Drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben Sie diesen an den gekennzeichneten Stellen.
  • Senden Sie uns die Unterlagen per Post zu. Nutzen Sie das Adressblatt, das den ausgedruckten Unterlagen beiliegt. Beachten Sie bitte die Hinweise auf der Seite "Bitte beachten! So geht´s weiter:"

2. Bearbeitung beendet

  • Sie haben die Bearbeitung Ihres Kartenantrags bei medisign abgeschlossen.
  • Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg zu uns befinden.
  • medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und - sofern erforderlich - Ihre Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
  • Sollte 21 Tage nach der Beendigung des Antragsbearbeitung die unterschriebene Ausfertigung Ihres Antrags bei medisign noch nicht eingegangen sein, werden Sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag ggf. erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

3. Eingang Antragsunterlagen

  • medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
  • Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

4. Zur Freigabe

  • Ihr Antrag wurde durch medisign geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

5. Freigegeben

  • Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung an die Produktion übergeben.
  • Über die Fertigstellung und den Versand ihrer Karte werden sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail Eingangspostfach und auch Ihren Spam Ordner.
  • Hinweis: Sobald ihre Karte produziert wurde, kann deren Status im Reiter Karten verfolgt werden.

Auf E-Mail-Benachrichtigungen achten

Kann ein eHBA-Antrag nicht weiter bearbeitet werden, zum Beispiel weil die Kopie der erforderlichen Meldebescheinigung fehlt oder die Qualität des verwendeten Lichtbilds nicht ausreicht, erhalten die Antragsteller*innen von medisign eine Benachrichtung der E-Mail (s. auch Punkt 3 oben). Sie werden gebeten, die entsprechenden Dokumente auf dem Postweg nachzureichen.

Muss medisign einen eHBA-Antrag aufgrund von Unstimmigkeiten ablehnen, etwa weil sich die Unterschriften im Antrag und/oder Ident-Formular von derjenigen auf dem Ausweisdokument  unterscheiden, werden die Antragsteller*innen ebenfalls per Mail informiert - verbunden mit der Bitte, einen neuen Antrag zu stellen.

Wichtig ist daher, regelmäßig das E-Mail-Eingangspostfach und auch den SPAM-Ordner zu überprüfen.

Kundenportal nutzen

Zudem bitten wir unsere Kunden, für verschiedene Anliegen das medisign Kundenportal zu nutzen. Auch hier lässt sich z. B. der Bestellfortgang des eHBA nachverfolgen.

Nach dem Login (die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ist es im Kundenportal rund um die Uhr und ohne Wartezeiten z. B. möglich, Stammdaten zu pflegen oder eine SMC-B-Folgekarte zu bestellen:

Inbetriebnahme des eHBA

Immer wieder berichten uns Kunden über Schwierigkeiten bei der Inbetriebnahme ihres eHBA G2. Zum einen muss der Konnektor über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen, zum anderen wird die PIN-Änderung über das Primärsystem vorgenommen. Dies betreut der jeweilige Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter; er stellt individuell eine Software dafür zur Verfügung. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten, so dass sich eHBA-Kunden bei Rückfragen zur Aktivierung des Ausweises in ihrem Primärsystem daher direkt an den Softwareanbieter wenden müssen.

Um den eHBA-Kunden in dieser Situation dennoch weiterzuhelfen, bietet medisign in Zusammenarbeit mit seinem Partnerunternehmen und technischen Dienstleister Deutsches Gesundheitsnetz (DGN) nun mit dem DGN PINtool eine alternative Methode an.

Bitte beachten Sie hierzu unsere Inbetriebnahme-Anleitungen:

Fragen zur Rechnung

Sie erhalten bei uns Ihre Rechnungen standardmäßig per E-Mail.

Zudem können Sie über den folgenden Link Ihre Rechnungen jederzeit einsehen und die Bankverbindung/Zahlart verwalten:

www.medisign.de/portal

Wichtige Hinweise:

  • Wenn Sie eine medisign SMC-B oder einen eHBA (G2) besitzen, können Sie Ihre vorhandenen Zugangsdaten aus den eHBA- bzw. SMC-B-Kundenportalen zum Login nutzen.
  • Wenn Sie einen eHBA G0 (Vorläuferausweis) besitzen, können Sie über die „Passwort vergessen“-Funktion ein Passwort an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse senden lassen.

Umfangreiches Informationsangebot

Bei vielen weiteren Themen rund um den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) und den Praxis- bzw. Institutionsausweis (SMC-B) hilft unser breites Informationsangebot unter www.medisign.de/support/ weiter.

Dort sind u. a. Antworten auf häufig gestellte Kundenfragen sowie ausführliche Anleitungen für die Antragstellung und Inbetriebnahme zu finden.

Hilfe sowie wichtige Hinweise und Tipps bei der eHBA-Beantragung sind hier erhältlich:

Kontaktaufnahme mit dem Kundencenter

Sind Sie weder auf unserer Website noch im Kundenportal fündig geworden, wenden Sie sich bitte an unser Kundencenter.

Dort stehen drei verschiedene Kontaktoptionen zur Wahl:

  • für medisign Kunden
  • für Interessenten
  • für die Sperrung für medisign Karten

Durch Klick auf "Weiter" bei der zutreffenden Option gelangen Sie zu einer Themenauswahl. Bitte wählen Sie per Klick auf das +-Zeichen das passende Thema und füllen Sie das zugehörige Kontaktformular aus - damit wir Ihr Anliegen dem richtigen Ansprechpartner zuordnen können.

Die Support-Mitarbeiter werden sich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern und Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

Zum medisign Kundencenter >

 

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Update des Beitrags am 4.8.21