Um Heilberufsangehörige an die TI anzuschließen, sind diverse technische Komponenten notwendig, die im Folgenden näher beschrieben werden. Diese müssen hohen Anforderungen an Funktionalität und Sicherheit genügen sowie aufwändige Testverfahren bestehen. Sie werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach entsprechenden IT-Sicherheits-Prüfvorschriften geprüft und müssen von der Gesellschaft für Telematikanwendungen der Gesundheitskarte mbH (gematik) zugelassen werden.

Benötigt werden unter anderem der elektronische Praxis- bzw. Institutionausweis (SMC-B) als "TI-Zutrittskarte" sowie der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) für den Zugriff auf die elektronischen Gesundheitskarten (eGK) der Patienten und die qualifizierte digitale Signatur. Diese beiden TI-Bausteine sind bei medisign erhältlich.

• Infos des Gesundheitsministeriums zum E-Health-Gesetz
• Infos des Gesundheitsminsteriums zum "Digitale Versorgung"-Gesetz
• § 291 SGB V Elektronische Gesundheitskarte als Versicherungsnachweis
• Informationen der KBV zur Telematikinfrastruktur (Stand: 02/19, PDF-Format)
• KBV: "Übersicht TI-Finanzierung" (Stand: 11.02.21, PDF-Format)
• Informationen der KZBV zur Telematikinfrastruktur (PDF-Download)
• Pauschalen-Vereinbarung zwischen der KZBV und dem GKV-Spitzenverband (Stand: 01.01.21, PDF-Format)
• Nacht- und Notdienstfonds des DAV: TI-Erstattungen
• Informationen der gematik zur Telematikinfrastruktur
• Bundesärztekammer: Informationen zur Telematik & Telemedizin
• Bundeszahnärztekammer: Informationen zur Telematik

Autor: Katja Chalupka

* Angaben ohne Gewähr

Um eHBA-Antragsteller bei diesem Prozess zu unterstützen, bietet medisign neben Anleitungen in Textform jetzt auch ein Video-Tutorial an. Es leitet Schritt für Schritt durch das Online-Antragsformular und gibt dabei wichtige Hinweise und Tipps mit auf den Weg.

Hier können Sie das Video-Tutorial direkt anschauen:

Wer eine Schritt-für-Schritt-Anleitung in Textform bevorzugt, wird im Support-Bereich der medisign-Homepage fündig. Bei vielen Fragen rund um den eHBA helfen zudem unsere FAQ:

• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Ein Großteil der Anfragen, die das medisign Kundencenter aktuell erreichen, bezieht sich auf die Lieferzeit und den Bestellfortgang des eHBA.

Ab Eingang der ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen ist aktuell mit einer Lieferzeit von 8-10 Wochen zu rechnen. Die Produktionszeit variiert in Abhängigkeit von der Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen sowie der Bearbeitungszeit der zuständigen Körperschaft für die notwendigen Freigabeprozesse. Darüber hinaus bringen die aufgrund der anhaltenden Covid-19-Pandemie getroffenen Sicherheitsvorkehrungen im Unternehmen längere Lieferzeiten mit sich. Wir bitten um Ihr Verständnis.

Den Antrags-/Bestellstatus ihres eHBA können Antragsteller über folgenden Link jetzt direkt abrufen:

www.ehba.de/statusabruf

Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt:

Zudem bitten wir unsere Kunden, für verschiedene Anliegen das medisign Kundenportal zu nutzen.

Nach dem Login (die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ist es im Kundenportal rund um die Uhr und ohne Wartezeiten z. B. möglich, den Bestellfortgang nachzuverfolgen, Stammdaten zu pflegen oder eine SMC-B-Folgekarte zu bestellen:

• eHBA-Kunden: www.ehba.de/portal (ab Generation 2)
• SMC-B-Kunden: www.smc-b.de/portal

Um den eHBA-Kunden in dieser Situation dennoch weiterzuhelfen, bietet medisign in Zusammenarbeit mit seinem Partnerunternehmen und technischen Dienstleister Deutsches Gesundheitsnetz (DGN) nun mit dem DGN PINtool eine alternative Methode an.

Bitte beachten Sie hierzu unsere Inbetriebnahme-Anleitungen:

• "Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung via Primärsystem/Konnektor" >
• "eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool" >

Sie erhalten bei uns Ihre Rechnungen standardmäßig per E-Mail.

Zudem können Sie über den folgenden Link Ihre Rechnungen jederzeit einsehen und die Bankverbindung/Zahlart verwalten:

www.medisign.de/portal

Wichtige Hinweise:

• Wenn Sie eine medisign SMC-B oder einen eHBA (G2) besitzen, können Sie Ihre vorhandenen Zugangsdaten aus den eHBA- bzw. SMC-B-Kundenportalen zum Login nutzen.
• Wenn Sie einen eHBA G0 (Vorläuferausweis) besitzen, können Sie über die „Passwort vergessen“-Funktion ein Passwort an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse senden lassen.

Bei vielen weiteren Themen rund um den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) und den Praxis- bzw. Institutionsausweis (SMC-B) hilft unser breites Informationsangebot unter www.medisign.de/support/ weiter.

Dort sind u. a. Antworten auf häufig gestellte Kundenfragen sowie ausführliche Anleitungen für die Antragstellung und Inbetriebnahme zu finden.

Hilfe sowie wichtige Hinweise und Tipps bei der eHBA-Beantragung sind hier erhältlich:

• Beitrag: "In 10 Schritten zum elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)" >
• Video-Tutorial & Anleitung zur eHBA-Antragstellung >

Sind Sie weder auf unserer Website noch im Kundenportal fündig geworden, wenden Sie sich bitte an unser Kundencenter.

Dort stehen drei verschiedene Kontaktoptionen zur Wahl:

• für medisign Kunden
• für Interessenten
• für die Sperrung für medisign Karten

Durch Klick auf "Weiter" bei der zutreffenden Option gelangen Sie zu einer Themenauswahl. Bitte wählen Sie das passende Thema und füllen Sie das zugehörige Kontaktformular aus - damit wir Ihr Anliegen dem richtigen Ansprechpartner zuordnen können.

Die Support-Mitarbeiter werden sich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern und Kontakt zu Ihnen aufnehmen. Wir bitten Sie aufgrund der aktuellen Lage um etwas Geduld.

Zum medisign Kundencenter >

Update des Beitrags am 08.02.2021

Um den eHBA-Kunden in dieser Situation dennoch weiterzuhelfen, bietet medisign in Zusammenarbeit mit seinem Partnerunternehmen und technischen Dienstleister Deutsches Gesundheitsnetz (DGN) nun eine alternative Methode für die Aktivierung an: Mit dem DGN PINtool lassen sich die Transport-PINs des eHBA G2 ebenfalls in persönliche PINs umwandeln - allerdings außerhalb der TI. Dazu benötigen Praxen einen Kartenleser, der per USB direkt am Rechner angeschlossen ist. Mit den Kartenterminals für die TI lässt sich das DGN PINtool nicht nutzen.

Einige Praxen besitzen vielleicht noch ein Kartenlesegerät aus Vor-TI-Zeiten, etwa CHERRY ST-2000 oder ReinerSCT cyberJack one. Eine Liste der kompatiblen Kartenleser finden Interessenten in der u. g. Anleitung. Auf den Geräten sollte jeweils der aktuellste Treiber installiert sein.

Das vom DGN entwickelte Werkzeug steht medisign Kunden online kostenlos unter der Adresse www.dgn.de/pintool zur Verfügung. Es lässt sich sowohl unter Windows als auch unter Mac OS nutzen.

In der folgenden Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie die beiden Transport-PINs des eHBA mit dem DGN PINtool geändert werden. Die Screenshots basieren auf der Aktivierung unter Windows; unter MAC OS ist der Ablauf jedoch identisch.

Anleitung: "eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool" >

Der elektronische Heilberufsausweis verfügt - ebenso wie andere Signaturkarten - über zwei PINs: eine für die qualifizierte Signatur (Signatur-PIN) und die andere für die übrigen Kartenfunktionalitäten, etwa Authentifizierung und Verschlüsselung (Karten-PIN). Produktionsseitig ist jeder Ausweis mit zwei Transport-PINs versehen, die dem Karteninhaber im so genannten Transport PIN-Brief mitgeteilt werden. Diese Transport-PINs müssen vor dem ersten Einsatz durch selbstgewählte PINs ersetzt werden, damit der Ausweis in Betrieb genommen werden kann.

In einem weiteren Schritt muss der Karteninhaber seinen eHBA noch freischalten, d. h. medisign als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) den Empfang des Ausweises bestätigen. Dazu gibt der Karteninhaber im medisign Kunden- und Antragsportal zum einen das Freischaltkennwort ein, das er im eHBA-Antrag selbst vergeben hatte, sowie den Freischaltungscode, der ebenfalls im Transport-PIN-Brief zu finden ist.

• Anleitung: "eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool"
• Anleitung: "Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung via Primärsystem/Konnektor"
• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• eHBA-Kundenportal

Die medisign GmbH, ein gemeinsames Unternehmen der DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH und der Deutschen Apotheker- und Ärztebank, zählt mit über 30.000 elektronischen Heilberufsausweisen (eHBA) zu den führenden Anbietern für qualifizierte eSignatur im Gesundheitswesen. Das Anwendungsspektrum reicht von der Online-Abrechnung über die digitale Laborbeauftragung bis hin zu den neuen Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI). Als zugelassener SMC-B-Anbieter hat medisign bereits rund 100.000 elektronische Praxis- und Institutionsausweise an Arzt-, Zahnarzt- und Psychotherapiepraxen sowie Apotheken ausgegeben, damit diese sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anbinden können. Das 2004 gegründete Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf realisiert seine Kartenprodukte auf Grundlage des eIDAS-zertifizierten DGN Trustcenters.

Über den Link www.ehba.de gelangen eHBA-Interessenten zum medisign Antragsportal. Dort wählen sie zunächst ihre Berufsgruppe aus. Um den Bestellprozess zu starten, klicken Antragsteller auf der sich öffenenden Seite auf den blauen Bestell-Button. Über das Aufklappmenü lässt sich die zuständige Kammer auswählen. Ist medisign dort als Anbieter bereits gelistet, kann die Bestellung entweder direkt gestartet werden oder es wird eine Vorgangsnummer abgefragt.

Zum Hintergrund: Einige Kammern ermöglichen die Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal ohne Vorgangsnummer. Bei anderen Kammern ist für die Antragstellung hingegen eine Vorgangsnummer erforderlich. Diese erhalten Antragsteller bei ihrer zuständigen Kammer – in der Regel in deren Mitgliederportal.

Ist medisign bei einer Kammer noch nicht als Anbieter gelistet, haben Interessenten die Möglichkeit, ihre E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Sie werden dann informiert, sobald die eHBA-Bestellung möglich ist.

Aufgrund der hohen Nachfrage erreicht das medisign Kundencenter aktuell eine Vielzahl an telefonischen und schriftlichen Anfragen. Um Wartezeiten zu vermeiden, können sich Antragsteller auf der medisign Website selbst informieren. Im Bereich "Hilfe & Support" sind Anleitungen für die eHBA-Antragstellung sowie für die Inbetriebnahme hinterlegt. Darüber hinaus bieten die medisign FAQ Antworten auf viele häufig gestellte Kundenfragen:

• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)"
• FAQ zum eHBA
• Downloadbereich zum eHBA mit berufsbezogenen, bebilderten Anleitungen

Wichtiger Hinweis: Wer bislang einen medisign Vorläuferausweis (eHBA G0) nutzt und zum eHBA G2 wechseln möchte, muss den Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Identifizierung ebenfalls durchlaufen.
Mehr erfahren >

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• eHBA-Antragsportal
• Beitrag Deutsches Ärzteblatt: "Elektronischer Heilberufsausweis: Alle Lan­des­ärz­te­kam­mern ausgabebereit"

Gemäß den Vorgaben der gematik müssen auch medisign Bestandskunden den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 durchlaufen. Der neue Ausweis wird also nicht automatisch an die Bestandskunden ausgeliefert.

Für Inhaber von Vorläuferausweisen ist zudem eine erneute persönliche Identifizierung erforderlich. Auch wenn sich die wesentlichen Vertragsdaten nicht geändert haben, ist medisign als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) dazu verpflichtet, diese anzufordern. Dies gilt neben den Ident-Daten übrigens auch für bereits gespeicherte Daten und Unterlagen, zum Beispiel vorliegende Passfotos oder ältere Meldebescheinigungen.

Wichtig: Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen. Sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit.

Ein wichtiger Hinweis für Bestandskunden: Das POSTIDENT-Verfahren hat sich im September 2020 geändert: Die Antragsunterlagen werden nicht mehr durch die Postfiliale an medisign verschickt, sondern nur noch die Ident-Daten auf elektronischem Wege.

Antragsteller müssen die Unterlagen daher selbst als normale Briefsendung an die medisign GmbH versenden. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Der POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für die eigenen Unterlagen sollten nicht mit eingeschickt werden.

• Die Praxis hat einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Einsatz , also einen Konnektor mit eHealth-Update (PTV 3).
• Der medisign eHBA G2 ist bei der zuständigen Kammer bestellbar: Bei allen (Landes-)Ärztekammern und bei fast allen (Landes-)Zahnärztekammern ist medisign bereits als Anbieter gelistet. Aktuell sind leider noch keine ePsychotherapeutenausweise der 2. Generation verfügbar.

Wenn Bestandskunden den eHBA G2 im medisign Antragsportal auf www.ehba.de beantragen, können sie unter Punkt 5 des Antragsformulars ("Konto & Zahlung") angeben, ob sie den Vorläuferausweis (G0) weiterhin nutzen möchten. Damit medisign den alten Vertrag kostenfrei stellen kann, müssen die Kartennummer des bisherigen Ausweises sowie die Kundennummer eingetragen werden. Diese Angaben lassen sich den bisherigen Rechnungen entnehmen. Sie dienen dazu, Bestandskunden zu identifizieren; andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden.

Der eHBA G2 wird mit der Gebühr gemäß medisign-Preisblatt berechnet. Hierbei ist zu beachten: Während die Vorläuferausweise immer monatsweise im nachfolgenden Monat berechnet wurden, werden die neuen Ausweise jetzt jahresweise und im Voraus berechnet. So kann es passieren, dass unmittelbar nach dem Wechsel zum eHBA G2 in einem Monat einmalig zwei Ausweise berechnet werden: der eHBA G0 (die Rechnung bezieht sich ja auf den Vormonat) und der eHBA G2 (der ja für das gesamte Jahr vorausgezahlt wird).

Der Vorläuferausweis wird nach dem Wechsel nicht durch medisign gesperrt. Bestandskunden können ihn bis zum Ende seiner technischen Laufzeit für bewährte Anwendungen einsetzen, z. B. die Stapelsignatur von Laboraufträgen, das Unterzeichnen von digitalen Dokumenten oder der Sammelerklärung bei der KV-Online-Abrechnung.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Beitrag: "eHBA-Antragstellung: POSTIDENT-Verfahren ändert sich"

Update des Beitrags am 18.02.21

Um das Corona-Infektionsrisiko weiter zu minimieren, arbeitet ein Großteil unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office. Bestellungen von Praxis- und Institutionsausweisen (SMC-B) und elektronischen Heilberufsausweisen (eHBA) werden selbstverständlich weiterhin bearbeitet. Kunden müssen derzeit jedoch leider mit längeren Lieferzeiten rechnen.

Nachdem die Antragsteller im medisign Antrags- und Kundenportal ihren Online-Antrag erfolgreich abgeschlossen, die Antragsunterlagen ausgedruckt und unterzeichnet haben, schicken sie diese als normale Briefsendung ans medisign Trustcenter. Hinweis: Der PostIdent-Coupon sowie die Kopien für die eigenen Unterlagen sollten behalten und bitte nicht mit eingesendet werden.

Den auszudruckenden Unterlagen liegt auch ein Adressblatt bei, das Antragsteller für den Versand in einem Fensterumschlag nutzen können. Wer einen Umschlag ohne Fenster zur Hand hat, trägt bitte folgende Anschrift ein:

medisign Auftragseingang
Postfach 11 02 23
44058 Dortmund

Idealerweise nutzen die Antragsteller bei der Identifizierung in der Postfiliale direkt auch die Gelegenheit, die Antragsunterlagen zu versenden. Praktisch wäre in diesem Fall, den adressierten Umschlag bereits dabei zu haben. Briefumschläge sind jedoch auch vor Ort im Shop der Deutschen Post erhältlich.

Für die Identifzierung in der Postfiliale benötigen Antragsteller:

• den POSTIDENT-Coupon, den sie mit den Antragsunterlagen ausgedruckt haben
• das bei der Antragstellung angegebene Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass mit aktueller Meldebescheinigung - nicht älter als 3 Monate)

Post-Mitarbeiter identifizieren die Antragsteller kostenfrei anhand ihres Ausweisdokuments und übermitteln die Identifizierungsdaten elektronisch ans medisign Trustcenter. Daraufhin prüft medisign den Antrag und holt von der zuständigen Kammer die Freigabe zur Produktion des eHBA ein. Sobald diese vorliegt, kann die Produktion des Ausweises starten.

Den Weg zur nächstgelegenen Postfiliale sollten Antragsteller möglichst zügig antreten: Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen. Sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit.

Daher empfiehlt medisign den Antragstellern, das Gültigkeitsdatum auf dem POSTIDENT-Coupon zu beachten.

Die Umstellung des POSTIDENT-Verfahrens hat mitunter wohl zu Missverständnissen geführt: In einigen Fällen haben medisign Kunden berichtet, dass sie beim POSTIDENT-Verfahren in der Postfiliale fälschlicherweise informiert wurden, dass alle Unterlagen (sowohl die Ident-Daten als auch die Antragsunterlagen) durch die Post elektronisch an medisign versendet würden. Dies ist jedoch nicht der Fall: medisign werden lediglich die Ident-Daten elektronisch übermittelt, nicht aber die Antragsunterlagen. Diese benötigt medisign jedoch in Papierform für die weitere Bearbeitung und Produktion des eHBA.

Die Folge: Die Antragsunterlagen kamen nie bei medisign an. Wenn innerhalb einer Frist von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags keine ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen eingehen, ist der Vertrauensdiensteanbieter aus datenschutzrechtlichen Gründen gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus dem System zu löschen. Die betroffenen Kunden, die im Glauben waren, alle Unterlagen eingereicht zu haben, warteten vergebens auf ihren Ausweis.

Inzwischen hat medisign einige Prozesse umgestellt, so dass Antragsteller nun eine Rückmeldung erhalten, wenn innerhalb einer Frist von 21 Tagen nach Online-Beantragung die ausgedruckten Unterlagen nicht eingehen. In diesem Fall kann der Kunde dann zeitnah den Antrag neu ausdrucken und an medisign senden.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Adressblatt für die Einsendung Ihres Kartenantrags
• Deutsche Post: POSTIDENT-Verfahren