Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen, sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit. Die 14-Tage-Frist startet mit der Bestellung im medisign Antragsportal, d. h. mit dem Klick auf den Button "Jetzt verbindlich beantragen".

Wird die Frist überschritten und der POSTIDENT-Coupon somit ungültig, führt dies gemäß Vorgabe zur Ablehnung des eHBA-Antrags.

Hinweis: In der Postfiliale werden die Antragsteller*innen in der Regel nicht auf die Fristüberschreitung hingewiesen. Umso wichtiger ist es deshalb, auf das "Gültig bis"-Datum zu achten (s. rote Markierung in der Abbildung unten).

Nachdem die Antragsteller*innen im medisign Antrags- und Kundenportal ihren Online-Antrag erfolgreich abgeschlossen, die Antragsunterlagen ausgedruckt und unterzeichnet haben, schicken sie diese als normale Briefsendung (bitte nicht als Einschreiben) ans medisign Trustcenter. Den auszudruckenden Unterlagen liegt ein entsprechendes Adressblatt bei.

Tipp: Nutzen Sie die Identifizierung in der Postfiliale als Gelegenheit, parallel auch gleich die Antragsunterlagen zu versenden.

Folgendes schicken Sie bitte ein:

• Ihre ausgedruckten und vollständig unterzeichneten Antragsunterlagen
• Ihr Lichtbild (falls Sie online noch keines hochgeladen hatten); bitte kleben Sie das Foto auf den Auftrag
• Falls Sie Ihre Rechnungen bequem per Bankeinzug begleichen möchten: das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat
• Falls Sie Ihren Reisepass zur Identifizierung verwendet hatten: eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) bzw. Ihres Aufenthaltstitels (zum Nachweis Ihrer Meldeanschrift)

Den POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen schicken Sie bitte nicht mit ein.

Zum Abschluss des Antragsprozesses erfolgt die Prüfung der Antragsunterlagen durch die zuständige Kammer. Diese erteilt dann medisign die Freigabe zur Produktion Ihres eHBA.

Bei einem ungültigen POSTIDENT-Coupon kann medisign per Vorgabe den eHBA-Antrag nicht weiter bearbeiten und muss diesen ablehnen. Betroffene Antragsteller*innen müssen dann einen erneuten Antrag stellen - inkl. erneuter Identifizierung. Hierbei ist zu bedenken, dass medisign aus Sicherheitsgründen keinerlei Dokumente (z. B. Kopie der Meldebescheinigung) und Lichtbilder aus vorherigen Anträgen in einem neuen Antrag (hierzu zählen auch Austausch- und Ersatzkarten) verwenden darf.

Im Fall einer Ablehnung gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Melden Sie sich erneut in Ihrem Kundenkonto unter www.ehba.de/portal/?login an.
• Unter "Anträge und Bestellungen" finden Sie zu Ihrem Antrag (bei mehreren Anträgen bitte auf die richtige Antragsnummer achten) den Button "Erneut beantragen".
• Erstellen Sie über den Button "Erneut beantragen" eine neue Version des Antrags und vervollständigen Sie diesen bitte.
• Drucken Sie die neue Version Ihres Antrags aus, unterschreiben Sie bitte Ihren Antrag an den dafür vorgesehenen Stellen und kleben Sie ggf. ein Lichtbild ein, wenn Sie kein elektronisches Portraitfoto hochgeladen haben.
• Danach lassen Sie sich bitte mittels POSTIDENT erneut identifizieren.
• Bitte senden Sie die ausgedruckten Unterlagen (ggfls. inkl. Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung) unter Verwendung des im Ausdruck enthaltenen Deckblatts per Post ein.

Hinweis: Außerhalb der Antragstellung ist es uns leider nicht möglich, Ihnen einen neuen POSTIDENT-Coupon auszustellen. Denn POSTIDENT-Coupons sind jeweils immer an einen Antrag und dessen Antragsnummer gebunden. Daher bitten wir Sie vorzugehen, wie oben beschrieben.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Adressblatt für die Einsendung Ihres Kartenantrags
• Deutsche Post: POSTIDENT-Verfahren
• Bildquelle Grafik oben: janjf93 auf Pixabay

Für Apotheker*innen hat medisign ausschließlich eHBA der 2. Generation ausgegeben. Für die anderen Heilberufsgruppen wurde die Produktion der Vorläuferausweise bereits Ende Juli 2020 eingestellt. Ab Anfang September 2020 waren ausschließlich eArztausweise und eZahnarztausweise der 2. Generation bei medisign erhältlich. Anfang Juni 2021 folgte die Zulassung für die ePsychotherapeutenausweise der 2. Generation.

Nutzer der medisign Vorläuferausweise (eHBA der Generation 0 sowie ZOD-Karten) können auch innerhalb der zweijährigen Mindestvertragslaufzeit zum eHBA G2 wechseln. Der neue Ausweis wird allerdings nicht automatisch an Bestandskunden ausgeliefert: Laut gematik-Vorgabe müssen diese den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Identifizierung durchlaufen. Dies betrifft Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie eine sehr geringe Zahl an Psychotherapeut*innen, die vor Ende Juli 2020 einen medisign eHBA beantragt hatten.

Mehr über den Kartenwechsel erfahren >

Bei allen Ausweisen der 2. Generation (G2) befindet sich auf der Karten-Rückseite eine Zugangsnummer, die so genannte Card Access Number (CAN). Diese Zufallszahl besteht aus sechs Ziffern und wird für den kontaktlosen Einsatz des eHBA benötigt. Beim eArztausweis (eA) und ePsychotherapeutenausweis (ePTA) ist sie mittig rechts auf der Karte abgedruckt. Die Abbildung einer eA-Testkarte unten zeigt die Platzierung der (ausgegrauten) CAN links neben dem medisign-Logo.

Beim eZahnarztausweis (eZAA) der 2. Generation ist die CAN unten rechts über dem Datacode (sieht aus wie ein QR-Code und bildet gemeinsam dem Barcode links daneben die Ausweisnummer) zu finden. Beim eApothekerausweis (eApA) befindet sich die CAN auf der linken Kartenseite.

Zusätzlich verfügen die elektronischen Heilberufsausweise der 2. Generation über eine Versionsnummer, die auf der Karten-Rückseite abgebildet ist. Bei den Ausweisen der Generation 2.0. lautet diese 3.20. Die eHBA der Generation 2.1 tragen die Versionsnummer 10.21.

Bei den eArztausweisen ist die Versionsnummer über dem medisign Logo zu finden - in der Abbildung im oberen, rot umrandeten Kasten. Bei den ePtA befindet sich die Versionsnummer hingegen links an der oberen Kante und bei eZAA über dem Datacode unten rechts. Die eApothekeausweise verfügen über keine solche Versionskennung.

Inzwischen gibt es ein weiteres Release des eHBA: die Generation 2.1., kurz G2.1. Im Vergleich zu den Ausweisen der Generation 2.0 ist der Chip etwas kleiner, rechtecktig (statt quadratisch) und hat nur sieben Felder (statt 20 bei G2.0; s. Abbildung). Zudem verfügt der eHBA G2.1 neben RSA- auch über ECDSA-Zertifikate, basierend auf elliptischen Kurven.

Mit Blick auf die TI-Anwendungen verfügen beide Releases über dieselben Funktionen - mit folgendem Unterschied: Während die Generation 2.0 die Stapelsignatur nur mit dem eHealth-Konnektor als Signaturanwendungskomponente (SAK) unterstützt, ermöglicht die Generation 2.1 die Stapelsignatur auch ohne einen solchen Konnektor.

eHBA der Generation 2.0

• Hausarzt digital: "Woran erkenne ich die 'Generation' meines E-Arztausweises?"
• ÄK Schleswig-Holstein: "Wirrwarr beim Arztausweis der Ärztekammer Schleswig-Holstein?"
• Rheinisches Ärzteblatt: "Elektronischer Arztausweis: Funktionen und Anwendungen" (inkl. Abbildung der eA-Rückseite)
• medisign Beitrag: "Heilberufsausweise mit und ohne TI-Funktion" (04/2020; Vergleich eHBA G0 und G2.0)
• medisign Beitrag: "Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zu eHBA der 2. Generation" (12/2021)
• FAQ zum medisign eHBA
• medisign Antragsportal: www.ehba.de

Update des Beitrags vom 05.07.21

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Die TI-Anwendungen eRezept und eAU stehen in den Startlöchern und sollen im ersten Halbjahr 2022 eingeführt werden. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, zum eHBA der 2. Generation* zu wechseln. Im Gegensatz zu ihren Vorläufern unterstützen die neuen Ausweise in Verbindung mit einem E-Health-Konnektor die zeitsparende Stapelsignatur.

Mit einem PTV4+Konnektor ist darüber hinaus die bequeme Komfortsignatur möglich: Mit einer einzigen PIN-Eingabe lassen sich nach und nach (z. B. über den Arbeitstag verteilt) bis zu 254 Dokumente rechtsgültig elektronisch signieren – schnell und ohne erneute PIN-Authentisierung. Diese Funktion ist mit den Vorläuferausweisen nicht nutzbar.

Voraussetzung für den Wechsel zum aktuellen Release des eHBA: Die Praxis hat einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Einsatz , also einen Konnektor mit eHealth-Update (ab PTV 3).

Gemäß den Vorgaben der gematik müssen auch medisign Bestandskundinnen und -kunden den gesamten Antragsprozess durchlaufen, wenn sie einen eHBA der 2. Generation bestellen möchten. Der neue Ausweis wird also nicht automatisch an sie ausgeliefert.

Für Inhaber*innen von Vorläuferausweisen ist zudem eine erneute persönliche Identifizierung erforderlich. Da das KammerIdent-Verfahren von den Kammern nicht mehr angeboten wird, ist die Identifizierung per POSTIDENT mittlerweile das gängige Verfahren. Diese muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen; sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit.

Auch wenn sich die wesentlichen Vertragsdaten nicht geändert haben, ist medisign als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) dazu verpflichtet, diese erneut anzufordern. Dies gilt neben den Ident-Daten übrigens auch für bereits gespeicherte Daten und Unterlagen, zum Beispiel vorliegende Passfotos oder ältere Meldebescheinigungen. Das bedeutet, dass Bestandskundinnen und -kunden erneut ein Foto im Passbildformat sowie (falls sie sich mittels Reisepass identifizieren) die Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung (bzw. eines Aufenthaltstitels) einreichen müssen.

Ein wichtiger Hinweis für Bestandskundinnen/-kunden: Das POSTIDENT-Verfahren hat sich im September 2020 geändert: Die Antragsunterlagen werden nicht mehr durch die Postfiliale an medisign verschickt, sondern nur noch die Ident-Daten auf elektronischem Wege.

Antragsteller*innen müssen die Unterlagen daher selbst als normale Briefsendung an die medisign GmbH versenden. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Der POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für die eigenen Unterlagen sollten nicht mit eingeschickt werden.

Bei der Beantragung des neuen eHBA im medisign Antragsportal auf www.ehba.de, werden Bestandskundinnen/-kunden unter Punkt 5 des Antragsformulars ("Konto & Zahlung") gefragt, ob sie den Vorläuferausweis (G0) weiterhin nutzen möchten. Damit medisign den alten Vertrag kostenfrei stellen kann, müssen die Kartennummer des bisherigen Ausweises und die Kundennummer eingetragen werden. Diese Angaben lassen sich den bisherigen Rechnungen entnehmen. Sie dienen dazu, Inhaber*innen von Vorläuferausweisen zu identifizieren; andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden.

Neue eHBA werden mit der Gebühr gemäß medisign-Preisblatt berechnet. Hierbei ist zu beachten: Während die Vorläuferausweise immer monatsweise im nachfolgenden Monat berechnet wurden, werden die Ausweise der 2. Generation jetzt jahresweise und im Voraus berechnet. So kann es passieren, dass unmittelbar nach dem Wechsel zum neuen Release in einem Monat einmalig zwei Ausweise berechnet werden: der bisherige Ausweis (die Rechnung bezieht sich ja auf den Vormonat) und der neue eHBA (der ja für das gesamte Jahr vorausgezahlt wird).

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Beitrag: "eHBA-Antragstellung: POSTIDENT-Verfahren ändert sich"

* Die 2. Kartengeneration umfasst die Releases G2.0 und G2.1. Bei medisign werden inzwischen eHBA G2.1 produziert (Update des Beitrags am 11.01.22).

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

eHBA Statusabruf - hier als Beispiel der Status "Zur Freigabe" (Ausschnitt)

Bestellübersicht mit Antragsstatus im medisign Kundenportal am Beispiel des ePtA (Ausschnitt)

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien. Sie finden diese Erklärungen auch direkt unter dem für Sie aktuell gültigen Antragsstatus - sowohl im eHBA Statusabruf als auch im medisign Kundenportal (hier als "Legende" hellblau hinterlegt; s. Screenshot oben).

1. Antrag in Bearbeitung (bitte ausdrucken):

• Ihr Antrag ist noch nicht abgeschlossen.
• Bitte vervollständigen Sie den Antrag. Achten Sie auf eventuelle Fehlermeldungen und Hinweise.
• Wenn Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, betätigen Sie bitte auf der letzten Antragsseite den Button "Jetzt verbindlich beantragen".
• Drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben Sie diesen an den gekennzeichneten Stellen.
• Senden Sie uns die Unterlagen per Post zu. Nutzen Sie das Adressblatt, das den ausgedruckten Unterlagen beiliegt. Beachten Sie bitte die Hinweise auf der Seite "Bitte beachten! So geht´s weiter:"

2. Bearbeitung beendet

• Sie haben die Bearbeitung Ihres Kartenantrags bei medisign abgeschlossen.
• Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg zu uns befinden.
• medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und - sofern erforderlich - Ihre Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
• Sollte 21 Tage nach der Beendigung des Antragsbearbeitung die unterschriebene Ausfertigung Ihres Antrags bei medisign noch nicht eingegangen sein, werden Sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag ggf. erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

3. Eingang Antragsunterlagen

• medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
• Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

4. Zur Freigabe

• Ihr Antrag wurde durch medisign geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

5. Freigegeben

• Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung an die Produktion übergeben.
• Über die Fertigstellung und den Versand ihrer Karte werden sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail Eingangspostfach und auch Ihren Spam Ordner.
• Hinweis: Sobald ihre Karte produziert wurde, kann deren Status im Reiter Karten verfolgt werden.

Kann ein eHBA-Antrag nicht weiter bearbeitet werden, zum Beispiel weil die Kopie der erforderlichen Meldebescheinigung fehlt oder die Qualität des verwendeten Lichtbilds nicht ausreicht, erhalten die Antragsteller*innen von medisign eine Benachrichtung der E-Mail (s. auch Punkt 3 oben). Sie werden gebeten, die entsprechenden Dokumente auf dem Postweg nachzureichen.

Muss medisign einen eHBA-Antrag aufgrund von Unstimmigkeiten ablehnen, etwa weil sich die Unterschriften im Antrag und/oder Ident-Formular von derjenigen auf dem Ausweisdokument  unterscheiden, werden die Antragsteller*innen ebenfalls per Mail informiert - verbunden mit der Bitte, einen neuen Antrag zu stellen.

Wichtig ist daher, regelmäßig das E-Mail-Eingangspostfach und auch den SPAM-Ordner zu überprüfen.

• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >
• Beitrag "eHBA: So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden"
• Beitrag "eHBA-Beantragung: Bitte an Meldebescheinigung denken!"

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Für Antragsteller*innen steht weiterhin das bewährte POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG zur Verfügung. Dabei werden sie in einer Postfiliale ihrer Wahl von Post-Mitarbeiter*innen kostenfrei anhand ihres Ausweisdokuments identifiziert. Die Identifizierungsdaten werden elektronisch ans medisign Trustcenter übermittelt.

Antragsteller*innen benötigen zum einen den POSTIDENT-Coupon, den sie mit den Antragsunterlagen ausgedruckt haben, zum anderen das bei der Antragstellung angegebene Ausweisdokument. Wird anstelle des Personalausweises der Reisepass genutzt, ist den schriftlichen Antragsunterlagen die Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung oder eines Aufenthaltstitels beizulegen. Wichtig: Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach der eHBA-Antragstellung erfolgen, da sonst der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit verliert.

Für den stationären Sektor bietet medisign jetzt ein weiteres Identifizierungsverfahren an: Klinikärzte und -ärztinnen können sich hausintern durch zertifizierte Mitarbeiter*innen identifizieren lassen. Verschiedene Kliniken und Klinikverbünde setzen VDA-Ident bereits erfolgreich ein - mit dem Ziel, den eHBA-Antragsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Hinweis: Diese Vor-Ort-Identifizierung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt.

Mehr erfahren >

• Pressemitteilung der Sächsischen Landesärztekammer: "Kein KammerIdent für den eHBA mehr möglich!"
• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Die Aktivierung erfolgt über das in der Praxis, Klinik oder Apotheke eingesetzte Primärsystem (PVS, KIS, Apothekensoftware) in Verbindung mit einem für die Telematikinfrastruktur zugelassenen Kartenlesegerät und eHealth-Konnektor. Das Problem: Die Reihenfolge der Transport-PIN-Eingabe variiert von System zu System: Mal wird die zuerst die Signatur-PIN abgefragt, mal die Karten-PIN. Zur Vorgehensweise und Eingabe-Reihenfolge sowie zu den PIN-Bezeichnungen kann nur der jeweilige Softwareanbieter Auskunft geben.

Es gibt so viele verschiedene Softwaresysteme, dass medisign in seinen Anleitungen nicht jede Variante abbilden kann. Die bei uns genannte Vorgehensweise wird zwar nach unserer Kenntnis von vielen Anbietern so umgesetzt, ist aber nur als Empfehlung zu verstehen. Deshalb ist es wichtig, sich an die Vorgaben des Softwareanbieters zu halten.

Zwei PINs müssen aktiviert werden: Die Signatur-PIN (PIN.QES) ist für die qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES) erforderlich. Die Karten-PIN (PIN.CH) dient zum Ver- und Entschlüsseln der Nachrichten sowie den Zugriff auf die Daten der eGK. Das Ändern der Transport-PINs in persönliche PINs wird i.d.R. über das Softwaresystem initialisiert; die PIN-Eingabe erfolgt dann direkt über das Kartenlesegerät.

Im medisign Transport-PIN-Brief wird erst die Signatur-Transport-PIN (PIN.QES) genannt, dann die Karten-Transport-PIN (PIN.CH). Wenn das eingesetzte Softwaresystem bzw. der Kartenleser eine andere Eingabe-Reihenfolge verlangt, ist das nicht schlimm, denn beide PINs sind ja explizit und eindeutig gekennzeichnet. Verwendet der Softwareanbieter andere Begrifflichkeiten, z. B. "T-PIN.HBA" statt "Karten-Transport-PIN" (PIN.CH), sollten Anwender*innen bei Unsicherheit vor der Eingabe lieber erst mit diesem Rücksprache halten.

Die neu zu setzenden, persönlichen PINs sollten 6-8 Zeichen umfassen. Anwender*innen sollten Ziffernkombinationen wählen, die sie sich leicht merken können und die zugleich nicht zu leicht für Dritte zu erraten sind.

Für die Änderung der beiden Transport-PINs gibt es jeweils nur drei Fehlversuche. Nach dreimaliger Falscheingabe ist die Karte unwiederbringlich gesperrt. Jetzt bleibt nur noch die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis, eine so genannte Austauschkarte, zu beantragen:

• Loggen Sie sich in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.
• Klicken Sie im Tab "Karten" bei der betreffenden Karte auf den Button "Austauschkarte".
• Alternativ können Sie den Button "Neue Karte beantragen" nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option "Ich benötige eine Austauschkarte".
• Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet. Die Antragsdaten wurden von Ihrer Erstkarte übernommen, so dass Sie nicht alles neu eingeben müssen.
• Sie können lediglich das Freischalt- und das Sperrkennwort sowie die Zahlungsweise/Bankverbindung ändern.
• Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
• Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Eine Austauschkarte ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Produktion der Erstkarte bestellbar. Danach muss eine Ersatzkarte bestellt werden.

Die Austauschkarte wird gemäß Preisblatt berechnet; zudem fällt eine Tauschgebühr von 29 EUR an. Mit dem abgeschlossenen Austauschkartenantrag werden der Vertrag und die zweijährige Mindestvertragslaufzeit der Erstkarte beendet. Nicht genutzte Monate des bereits bezahlten Vertragsjahres der Erstkarte werden dabei anteilig zurückerstattet.

Mit der Freischaltung bestätigen Antragsteller*innen gegenüber medisign, dass sie ihren Heilberufsausweis erhalten haben und die Transport-PINs erfolgreich in persönliche PINs ändern konnten. Zudem werden die Zertifikate des eHBA im Statusdienst veröffentlicht. Erst nach diesem Schritt ist der Ausweis einsatzbereit. Um den eHBA freizuschalten, ist zum einen der Freischaltungscode erforderlich, der im Transport-PIN-Brief zu finden ist. Zum anderen wird das Freischaltkennwort benötigt, das die Antragsteller*innen im eHBA-Antrag selbst vergeben hatten.

Einige Softwareanbieter empfehlen, den eHBA zuerst freizuschalten und dann zu aktivieren. Das Argument: Weil ohne Freischaltung die Zertifikate ja noch nicht in der TI bekannt sind, werden sie nach der PIN-Änderung als "unbekannt" angezeigt. Dies könnte zur Verunsicherung der Anwender*innen führen.

Die Empfehlung von medisign lautet dagegen, den eHBA erst freizuschalten, nachdem die Transport-PINs erfolgreich in persönliche PINs geändert werden konnten. Denn wenn die Aktivierung aus den o.g. Gründen nicht klappt, würden die Zertifikate eines gesperrten Ausweises im Statusdienst veröffentlicht - und es gäbe dann keine Möglichkeit mehr, im vereinfachten Prozess eine Austauschkarte zu bestellen. Im Zweifel sollten Anwender*innen Rücksprache mit ihrem Anbieter halten.

Antragsteller*innen sollten mit der Freischaltung auf jeden Fall so lange warten, bis sie sowohl den Brief mit dem eHBA (per Einschreiben Eigenhändig) als auch den Transport-PIN-Brief (per Standard-Briefpost) von medisign erhalten haben. Aus Sicherheitsgründen werden diese getrennt und mit zeitlichem Versatz versendet. So funktioniert die Freischaltung:

• Loggen Sie sich in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.
• Wählen Sie bitte den Tab "Karten".
• Sie sehen eine Übersicht Ihrer medisign Karten. Klicken Sie bei der relevanten Karte auf den grünen Button "Freischalten".
• Geben Sie in der Dialogbox das bei der Antragstellung selbst gewählte Freischaltkennwort und den Freischaltungscode ein.
• Klicken Sie auf "Karte freischalten".

Das persönliche Freischaltkennwort ist leider nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass es sich nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern lässt. Nach fünf Fehlversuchen wird der Ausweis gesperrt und es muss eine Austauschkarte beantragt werden (s. o.).

Unsere Tipps:

• Falls Sie sich das Freischaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
• Sie haben bei der Antragstellung die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können.
• Das Freischaltkennwort, das Sie festgelegt hatten, muss gemäß Vorgabe aus einem einzelnen Wort bestehen und mindestens 8 Zeichen lang sein.

• Anleitung "Inbetriebnahme Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Beispiele für die eHBA-Inbetriebnahme-Anleitungen verschiedener Softwareanbieter:

• PsyPrax: "PIN-Aktivierung des eHBAs in PsyPrax32"
• Hasomed (Elefant): "eHBA (ePtA) freischalten und aktivieren"
• medatixx: "eHBA aktivieren" (Video-Anleitung)

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Praxen sind künftig gesetzlich verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Patient*innen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Sind sie bis zum Start der eAU am 1. Oktober 2021 noch nicht mit der notwendigen Technik ausgestattet, gilt eine Übergangsregelung, auf die sich die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) geeinigt hatten.

Noch bis zu 31. Dezember 2021 können Praxen das alte Verfahren anwenden und den "gelben Schein" (Muster 1) nutzen. Auch in punkto Signatur gibt es eine Übergangslösung, so dass auch ohne eHBA bereits auf die eAU umgestellt werden kann.

Für die elektronische Signatur der AU-Bescheinigungen benötigen (Zahn-)Ärztinnen und (Zahn-)Ärzte einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Wer bereits einen eHBA bestellt, jedoch noch nicht erhalten hat, kann übergangsweise die SMC-B zum Unterschreiben nutzen. Über eine SMC-B verfügen alle an die TI angeschlossenen Praxen.

Aufgrund des sehr hohen eHBA-Bestellaufkommens in den verschiedenen Heilberufsgruppen - neben (Zahn-)Ärztinnen/Ärzten auch Psychotherapeut*innen und Apotheker*innen - kommt es bei medisign aktuell zu längeren Lieferzeiten. Dank der Übergangsregelung müssen sich eHBA-Antragsteller*innen keine Sorgen machen, wenn sie zum eAU-Start noch keinen Ausweis erhalten haben.

• KBV: "eAU: Starttermin 1. Oktober bleibt – KBV konnte Übergangsregelung erwirken" (12.08.21)
• KBV: "eAU: Was die Übergangsregelung für Praxen bedeutet" (26.08.21)
• KVNO: Merkblatt zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (PDF)
• medisign: "In 10 Schritten zum elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)"
• medisign Antragsportal: www.ehba.de
• E-Mail-Fachdienst DGN KIM
• DGN: "Mit DGN KIM startklar für die eAU"
• gematik: "eAU: Fehlermeldung 305/311 bei Signaturprüfung mit HBA-Vorläuferkarten von medisign"

* Alle Ausweisgenerationen von medisign unterstützen die komfortable und zeitsparende Stapelsignatur. Diese Funktion ist bei den Vorläuferausweisen (Generation 0) allerdings nicht in Verbindung mit einem eHealth-Konnektor nutzbar, so dass mit diesen Ausweisen nur Einzelsignaturen möglich sind. Die eHBA der 2. Generation (G2) hingegen ermöglichen es, im Zusammenspiel mit dem eHealth-Konnektor mit einer einzigen PIN-Eingabe bis zu 254 Dokumente auf einen Schlag zu signieren.

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Zum Hintergrund: Im Rahmen der eHBA-Beantragung ist medisign gesetzlich verpflichtet, bei allen Antragsteller*innen eine Identitätsfeststellung durchzuführen. Als verlässliches Verfahren hat sich dabei das POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG herauskristallisiert. Dazu weisen sich die Antragsteller*innen unter Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments bei einer Filiale ihrer Wahl aus.

Mit dem Vertrauensdienste-Ident-Verfahren, kurz VDA-Ident, gibt es nun eine weitere Methode der Identifizierung. Dabei übernehmen Mitarbeiter*innen in Kliniken oder Klinikverbünden, zum Beispiel aus der Verwaltung, die Identitätsfeststellung ihrer ärztlichen Kolleginnen bzw. Kollegen und ersparen ihnen somit den Weg zur Postfiliale. Das VDA-Ident kommt somit einer Vor-Ort-Identifizierung gleich.

Die Vor-Ort-Identifizierer*innen werden durch medisign für diese Aufgabe geschult und zertifiziert. Lohnenswert ist dieses hausinterne Identifizierungsverfahren dort, wo viele Mitarbeiter*innen und ggfls. auch Belegärztinnen und -ärzte einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) benötigen - also insbesondere in Kliniken und Klinikverbünden. Denn VDA-Ident vereinfacht und beschleunigt nicht nur den eHBA-Antragsprozess, sondern entlastet auch die Antragsteller*innen.

Das Ident-Formular, das Identifizierer*in und Antragsteller*in vor Ort gemeinsam ausfüllen, wird ohne Umwege gemeinsam mit den Antragsunterlagen per Post an medisign versendet. Eine Siegelprüfung seitens medisign sorgt für eine zusätzliche Prozess-Absicherung.

• Das neue VDA-Ident-Verfahren richtet sich in erster Linie an Antragsteller*innen aus dem Kliniksektor.
• VDA-Ident ist nur für die Beantragung von medisign eHBA möglich und wenn Ihr Arbeitgeber an diesem Verfahren teilnimmt. Bitte erkundigen Sie sich vorab bei Ihrer Verwaltung und holen Sie die Genehmigung Ihres Arbeitgebers ein.
• Falls Sie für die Identifizierung einen Reisepass verwenden, bringen Sie bitte eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) bzw. einen Aufenthaltstitel mit zur Identifizierung.
• Bitte legen Sie eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung bzw. Ihres Aufenthaltstitel den einzusendenden Antragsunterlagen bei.
• Mehr erfahren: Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel? >

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• medisign Antragsportal
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Bildquelle: janjf93 auf Pixabay

Die Ausstellung des eHBA erfordert einen Nachweis der Meldeanschrift. Ausschließlich dorthin wird der Ausweis ja per Einschreiben versendet. Während auf einem deutschen Personalausweis die Meldeanschrift auf der Rückseite steht, ist dies beim Reisepass nicht der Fall.

Wenn Antragsteller*innen ihren Reisepass als Ausweisdokument nutzen, müssen sie daher – zusammen mit ihren Antragsunterlagen – eine der folgenden Bescheinigungen als Kopie bei uns einreichen:

• bei EU-Bürger/innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
• bei anderen Nicht-EU-Bürger/innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
• bei Bürgern aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)

Ein weiterer Fall, der bei der Antragsbearbeitung und -prüfung immer wieder auftaucht: Die Unterschriften im eHBA-Antrag und auf dem Ausweisdokument oder Ident-Formular unterscheiden sich. Es reicht nicht aus, die Antragsunterlagen mit einem Kürzel oder einer Paraphe zu versehen. Die Unterschrift muss mit derjenigen im Ausweisdokument und im Ident-Formular übereinstimmen.

Anders als beim Nachweis der Meldeanschrift ist es hier nicht möglich, Dokumente nachzureichen. Unterschiedliche Unterschriften führen zur Ablehnung des eHBA-Antrags. Antragsteller*innen müssen dann einen neuen Antrag stellen, was wiederum für Aufwand, Zeitverlust und Unmut sorgt.

Zum Hintergrund: Als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ist medisign gemäß Vorgabe dazu verpflichtet, vor Ausstellung des eHBA jeden Antrag nach festgelegten Regeln sorgfältig zu prüfen. Denn der Ausweis verfügt über die Funktion einer qualifizierten Signatur, d. h. sein Träger bzw. seine Trägerin kann damit elektronische Signaturen erzeugen, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind. Insofern müssen im Antragsprozess die Identitäten der Antragsteller*innen zweifelsfrei sichergestellt werden.

• Weitere Tipps zur eHBA-Antragstellung: "So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden"
• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Ärztinnen und Ärzte im Ärztlichen Bereitschaftsdienst (ÄBD) nehmen an der vertragsärztlichen Versorgung teil, so dass auch sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für ihre Patient*innen ab dem 1. Oktober 2021 elektronisch übermitteln müssen - so die Begründung der KVH. Jede Ärztin bzw. jeder Arzt benötige hierfür einen eHBA. Es handele sich um eine personenbezogene Karte, so dass auch in Berufsausübungsgemeinschaften ein eHBA pro Ärztin/Arzt vorgehalten werden müsse. "Sie werden künftig hiermit Ihre digitalen Formulare signieren, so dass ein Delegieren einzelner vertragsärztlicher Pflichten (Ausstellung AU, Rezept, etc.) nicht möglich sein wird", heißt es in einem Update der KVH vom 23. August.

In ihrem Rundschreiben verweist die KVH darauf, dass die Verwendung des eHBA einer gesetzlichen Pflicht entspricht. "Fristverlängerungen kann die KVH nicht gewähren, da dies vom Gesetzgeber nicht vorgesehen ist. Im Gegenteil ist für den Fall der nicht rechtzeitigen Nutzung der neuen Anwendungen eine Sanktionierung in Form eines Honorarabzuges vorgesehen. Vor diesem Hintergrund weisen wir Sie darauf hin, dass Sie ab dem 1. Oktober 2021 nur dann eine vollständige Leistung im ÄBD erbringen können, wenn Sie im Besitz eines gültigen eHBA sind. Dies gilt auch für rein privatärztlich tätige Ärztinnen und Ärzte sowie freiwillig am ÄBD teilnehmende Ärztinnen und Ärzte."

Inzwischen hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) mit dem GKV-Spitzenverband allerdings eine Übergangsregelung vereinbart: Es bleibt zwar beim Starttermin 1. Oktober 2021 für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), doch Praxen, die bis dahin noch nicht über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen, können noch bis zum 31. Dezember 2021 den "gelben Schein" (Muster 1) nutzen.

Trotz Übergangsregelung rät die KBV Ärztinnen und Ärzten, sich zügig auf die Umstellung vorzubereiten. Für die elektronische Signatur der AU-Bescheinigungen wird ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der zweiten Generation benötigt. Wer bereits einen eHBA bestellt, aber noch nicht erhalten hat, kann übergangsweise den Praxisausweis (SMC-B) für die Signatur nutzen. Über eine SMC-B verfügen alle an die TI angeschlossenen Praxen.

Es ist ratsam, den eHBA frühzeitig zu beantragen. Aufgrund des sehr hohen Bestellaufkommens bei den verschiedenen Heilberufsgruppen (neben Ärztinnen/Ärzten auch Zahnärztinnen/Zahnärzte, Psychotherapeut*innen und Apotheker*innen) kommt es aktuell zu längeren Lieferzeiten.

• Rundschreiben der KV Hessen: "ÄBD: Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)" (23.07.21)
• KVH: "ÄBD: Update elektronischer Heilberufeausweis (eHBA)" (23.08.21)
• KBV: "eAU: Starttermin 1. Oktober bleibt – KBV konnte Übergangsregelung erwirken" (12.08.21)
• KBV: "eAU: Was die Übergangsregelung für Praxen bedeutet" (26.08.21)
• medisign: "In 10 Schritten zum elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)"
• medisign: "Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung"
• medisign Antragsportal: www.ehba.de

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >