Elektronische Heilberufsausweise (eHBA)

Haben Sie Fragen zu den elektonischen Heilberufsausweisen (eHBA) von medisign? In unseren FAQ finden Sie Antworten, die Ihnen bei vielen Anliegen weiterhelfen. Bitte wählen Sie per Klick den gewünschten Themenkomplex:

medisign eHBA

Bestellprozess & Antragstellung

Was muss ich tun, um einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) zu bestellen?

Die Bestellung eines eHBA von medisign gliedert sich in folgende Schritte:

  1. Sie wählen im medisign Antragsportal auf www.ehba.de den für Ihre Berufsguppe passenden eHBA aus: eArztausweis, eZahnarztausweis oder eApothekerausweis. (Der ePsychotherapeutenausweis ist aktuell leider noch nicht bestellbar.)
  2. Zunächst füllen Sie online ein Antragsformular aus, das alle zur Ausstellung Ihres persönlichen Ausweises erforderlichen Informationen abfragt.
  3. Anschließend drucken Sie die Antragsformulare aus und schicken diese unterschrieben an medisign. Sie müssen sich gegenüber einer anerkannten Identifizierungsstelle (z. B. Postfiliale) als Antragssteller persönlich ausweisen.
  4. Wenn dieser Identitätsnachweis sowie Ihre schriftlichen Antragsunterlagen bei medisign eingegangen/geprüft sind und Ihre Kammer ihre Freigabe erteilt hat, kann die Produktion Ihres Ausweises starten.

Mehr erfahren: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)“ >

Wo finde ich Hilfe bei der eHBA-Antragstellung?

Sie können über zwei Wege die Online-Bearbeitung Ihres Antragsformulars starten:

Bitte wählen Sie jeweils Ihre Berufsgruppe und auf der sich öffnenden Seite Ihre zuständige Kammer aus.

Einige Kammern ermöglichen eine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal.

Bei anderen Kammern ist dies nicht möglich; hier leiten wir Sie zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer. Folgen Sie im Kammerportal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus. Je nach Kammer werden Sie von dort direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie im medisign Portal bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Bitte beachten Sie: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.

Hilfestellung beim Ausfüllen des Antrags bietet Ihnen unser Video-Tutorial sowie eine Schritt-für Schritt-Anleitung: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2) >“

Warum werde ich vom medisign Antragsportal zum Portal meiner Kammer weitergeleitet?

Nicht alle Kammern ermöglichen eine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. Bei diesen Kammern leiten wir Sie daher zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer. Folgen Sie im Kammerportal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus.

Je nach Kammer werden Sie:

  • vom Mitgliederportal direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder
  • Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie im medisign Antragsportal bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Für die Anmeldung am Mitgliederportal Ihrer Kammer benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.
  • Die Mitarbeiter von medisign haben keinen Zugang zu den Kammerportalen, so dass uns die kammerspezifischen Prozesse nicht bekannt sind. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur eHBA-Beantragung im Kammerportal daher direkt an Ihre Kammer.
  • Ob per Weiterleitung oder mit Vorgangsnummer: Sie gelangen bei uns zu einem Antrag, der durch Ihre Kammer bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist. Diese bereits vorausgefüllten Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.
Wozu benötige ich eine Vorgangsnummer?

Einige Kammern ermöglichen keine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. Die Antragssteller müssen sich dann im Mitgliederportal ihrer zuständigen Kammer zunächst für die Beantragung des eHBA registrieren, um eine Vorgangsnummer zu erhalten.

In diesem Fall finden Sie bei uns einen Link zum Mitgliederportal Ihrer Kammer. Bitte beachten Sie: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.

Sobald Sie die Vorgangsnummer von Ihrer Kammer erhalten haben, tragen Sie diese bitte im medisign Antragsportal in das dafür vorgesehene Feld ein.

Sie gelangen dann zu einem Antrag, der durch Ihre Kammer bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist.

Hinweis: Die bereits vorausgefüllten Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Was geschieht mit den in das Online-Formular eingetragenen Antragsdaten?

Die Daten werden automatisch in das eigentliche Antragsformular übertragen, so dass Sie Ihren Antrag nur noch ausdrucken und unterschreiben müssen. Außerdem nutzt das medisign Trustcenter diese Daten im späteren Verlauf als Grundlage der Signaturkarten-Produktion. Bitte beachten Sie, dass medisign Ihre Online-Daten ohne entsprechenden schriftlichen Signaturkarten-Antrag nach einiger Zeit automatisch löscht.

Warum steht meine Praxisanschrift steht nicht im eHBA-Antrag?

Im eHBA-Antrag werden nur die Daten erhoben, die erforderlich für die Produktion Ihres Ausweises sind. Ihr eHBA wird auf Sie persönlich ausgestellt und an Ihre private bzw. Meldeanschrift ausgeliefert.

Ihre Praxisanschrift können Sie in Ihrem Kundenkonto als Rechnungsanschrift hinterlegen.

Welche Unterlagen muss ich dem Antragsformular noch beifügen?

Bitte halten Sie für die Antragstellung im medisign Antragsportal Ihr gültiges Ausweisdokument sowie ein aktuelles Passfoto (in digitaler oder Papierform) bereit.

Wenn Sie anstelle eines Personalausweises  (auf dem die Meldeanschrift vermerkt ist) einen Reisepass für die Identitätsfeststellung nutzen, benötigen wir von Ihnen eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als drei Monate) oder einen Aufenthaltstitel. Bitte senden Sie uns – gemeinsam mit Ihren unterschriebenen Antragsunterlagen – auf postalischem Weg eine Kopie zu.

Nach Abschluss der Online-Beantragung finden Sie Ihre Antragsunterlagen zum PDF-Download. Bitte drucken Sie die Unterlagen aus, unterzeichnen Sie diese an den gekennzeichneten Stellen und kleben ggfls. (falls Sie noch kein digitales Foto im Online-Antrag hochgeladen hatten) ein Passfoto auf die zweite Seite des Auftrags.

Bitte schicken Sie uns die erforderlichen Unterlagen als normale Postsendung zu. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte; schicken Sie diese nicht mit ein.

Mehr erfahren:

Welche Vorgaben gibt es für das Lichtbild im eHBA?

Bitte denken Sie daran, dass wir für die Erstellung Ihres Ausweises ein aktuelles Lichtbild (Foto) von Ihnen benötigen. Denn der eHBA gilt ja auch als Sichtausweis, mit dem Sie sich als Mitglied Ihrer Berufsgruppe ausweisen.

Sie können entweder ein digitales Foto während der Antragstellung hochladen oder ein Passfoto in Papierformat (auf hochwertigem Fotopapier) mit Ihren Antragsunterlagen einsenden.

Folgende Kriterien sollte das Foto erfüllen:

  • Bitte verwenden Sie ein aktuelles Foto in Passbildformat.
  • Als Bildausschnitt sollten Ihr Kopf bis maximal zur Schulter zu sehen sein.
  • Ihr Gesicht sollte zentriert auf dem Foto platziert, scharf abgebildet und gut ausgeleuchtet sein.
  • Bitte vermeiden Sie Schatten, rote Augen und Reflektionen.
  • Der Hintergrund sollte möglichst einfarbig hell sein und einen Kontrast zu Gesicht und Haaren aufweisen.
  • Bitte verwenden Sie ein Lichtbild ohne Kopfbedeckung (Ausnahmen nur aus religiösen Gründen).
  • Bitte schauen Sie gerade und direkt in die Kamera.


Bei Verwendung eines Digitalfotos:

  • Wir empfehlen, das Foto bereits vorab auf dem Rechner zu speichern.
  • Stellen Sie bitte sicher, dass die Bildqualität für den Druck ausreichend ist (max. 9,0 MB).
  • Bitte stellen Sie das Bild in den Dateiformaten jpg oder png bereit.
Muss ich mich zum Beantragen des eHBA im medisign Portal anmelden oder registrieren?

Sie können die Online-Beantragung erst einmal ohne Anmeldung starten. Wenn Sie den Antrag jedoch zwischenspeichern bzw. finalisieren möchten, bitten wir Sie um eine Anmeldung bzw. um eine Registrierung (falls Sie noch kein Kundenkonto bei uns haben).

Eine frühzeitige Registrierung/Anmeldung im Antragsprozess ist aus folgendem Grund empfehlenswert: Zum Schutz Ihrer persönlichen Daten kommt es zu einem so genannten Session Timeout, wenn die Antragseingabe einen gewissen Zeitraum überschreitet. Dies führt zum Verlust aller bereits eingegebenen Daten. Um dies zu vermeiden, ist es sinnvoll, den Antrag möglichst zügig auszufüllen bzw. immer wieder zwischenzuspeichern.

Sie sind dann in der Lage, mit Hilfe Ihrer Login- bzw. Zugangsdaten Ihren Antrag jederzeit wieder aufzurufen.

Die Login-Daten für Ihr medisign Kundenkonto bestehen aus:

  • Benutzername: Ihre E-Mail-Adresse
  • Kennwort: frei wählbar


Wichtige Hinweise:

  • Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten gut. Sie benötigen diese, um auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen – etwa um dort den Ausweis nach Erhalt freizuschalten oder um online jederzeit Ihre Rechnungen einsehen zu können.
  • Sollten Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie es über die Funktion „Ich habe meine Zugangsdaten vergessen“ zurücksetzen.
  • Das Kennwort für den Login ist nicht identisch mit dem Freischaltkennwort oder dem Sperrkennwort, welche Sie im Antrag unter Abschnitt 4 „Karte“ vergeben! Diese beiden Kennwörter dürfen Sie ebenfalls selbst wählen; sie sind im Gegensatz zum Login-Kennwort allerdings nicht reproduzierbar und müssen daher gut aufbewahrt werden!
Was passiert, wenn ich nach dem Online-Antrag keine unterschriebenen Antragsunterlagen einreiche?

Die unterschriebenen Antragsunterlagen (also in Papierform) benötigt medisign für die weitere Bearbeitung und Produktion des eHBA. Gehen diese innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags nicht bei uns ein, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus unserem System zu löschen.

Damit erlischt auch Ihre Antragsnummer, so dass Sie unter www.ehba.de/statusabruf/ die Meldung erhalten würden, dass Ihr Antrag nicht gefunden werden konnte.

Bitte beachten Sie daher Folgendes:

Wenn Sie die Online-Bearbeitung Ihres Antragsformulars über den grünen Button „Jetzt verbindlich beantragen“ abgeschlossen haben, erhalten Sie Ihre Antragsunterlagen zum PDF-Download. Nun sind zwei wesentliche Schritte Ihrerseits notwendig:

  • Drucken Sie diese Unterlagen bitte aus, unterzeichnen Sie diese an den gekennzeichneten Stellen und schicken Sie die relevanten Papierunterlagen als normale Postsendung an uns. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte; schicken Sie diese nicht mit ein.
  • Mit dem PostIdent-Coupon und Ihrem Ausweisdokument suchen Sie bitte eine Postfiliale auf, um die notwendige Identifizierung durchzuführen.

 

Neu: Reminder nach 21 Tagen

Da es in der Vergangenheit einige Fälle gab, in denen die Antragsunterlagen in Papierform nicht bei uns eingingen und Antragsteller vergebens auf ihren Ausweis warteten, haben wir haben inzwischen einige Prozesse umgestellt: Antragsteller erhalten nun eine Rückmeldung, wenn innerhalb einer Frist von 21 Tagen nach Online-Beantragung die ausgedruckten Unterlagen nicht bei uns eingehen. In diesem Fall kann der Kunde dann zeitnah den Antrag neu ausdrucken und uns zusenden.

Wie kann ich mich identifizieren lassen und warum ist das nötig?

Wer einen eHBA (d. h. eine qualifizierte Signaturkarte) beantragen möchte, muss sich einer Identitätsprüfung unterziehen. Als Antragsteller legen Sie dazu Ihre Antragsunterlagen bei einer zugelassenen Identifizierungsstelle vor und weisen sich aus (Personalausweis, Reisepass). Die Identifizierungsstelle kann dann Ihre Identität gegenüber medisign bestätigen.

POSTIDENT:

Das bewährte Identifikationsverfahren der Deutschen Post AG ist für Sie kostenlos und wird durch eine/n qualifizierte/n Postmitarbeiter/in durchgeführt.

Gehen Sie bitte mit Ihrem gültigen Ausweisdokument (welches Sie im Antrag angegeben haben) und mit Ihrem POSTIDENT-Coupon (liegt den ausgedruckten Antragsunterlagen bei) zu einer Filiale Ihrer Wahl.

Wichtige Hinweise:

  • Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen. Ansonsten verliert der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, seine Gültigkeit.
  • Das POSTIDENT-Verfahren hat sich im September 2020 geändert: Die Antragsunterlagen werden nicht mehr durch die Postfiliale an medisign verschickt, sondern nur noch die Ident-Daten auf elektronischem Wege.
  • Senden Sie Ihre Antragsunterlagen daher bitte als normale Briefsendung selbst an die medisign GmbH. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte: Schicken Sie diese nicht ein.

 

KammerIdent:

Einige Ärztekammern bieten das so genannte KammerIdent-Verfahren an. Dabei werden Antragsteller durch einen Mitarbeiter der zuständigen Ärztekammer identifiziert. Ob dies für Ihre Kammer zutrifft, erfragen Sie bitte dort.

 

VDA-Ident:

Durch medisign geschulte und zertifizierte Mitarbeiter*innen in Kliniken oder Klinikverbünden übernehmen die Identitätsfeststellung ihrer Kolleginnen bzw. Kollegen. Diese Vor-Ort-Identifizierung ist nur dann möglich, wenn Ihr Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt.

 

Weitere Informationen zur Identifizierung finden Sie hier:

Welche Identifizierungsstellen stehen mir zur Verfügung?
  • POSTIDENT: Das POSTIDENT-Verfahren ist ein bewährtes Identifikationsverfahren der Deutschen Post AG und wird in der Filiale Ihrer Wahl durch eine/n qualifizierte/n Postmitarbeiter/in durchgeführt. Dies ist bundesweit in jeder Filiale der Deutschen Post AG möglich – bewährt, unkompliziert und für Sie kostenlos. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter der Frage: „Wie kann ich mich identifizieren lassen und warum ist das nötig?
  • KammerIdent: Einige Ärztekammern bieten das so genannte KammerIdent-Verfahren an. Dabei werden Antragsteller durch einen Mitarbeiter der zuständigen Ärztekammer identifiziert. Ob dies für Ihre Kammer zutrifft, erfragen Sie bitte dort.
  • VDA-Ident: Durch medisign geschulte und zertifizierte Mitarbeiter*innen in Kliniken oder Klinikverbünden übernehmen die Identitätsfeststellung ihrer Kolleginnen bzw. Kollegen. Diese Vor-Ort-Identifizierung ist nur dann möglich, wenn Ihr Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt.

 

Nährere Informationen zur Identifizierung finden Sie zudem hier:

Was mache ich, wenn ich die Frist für das POSTIDENT-Verfahren verpasst habe?

Innerhalb von 14 Tagen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal muss die Identifizierung in der Postfiliale erfolgen. Ansonsten verliert der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, seine Gültigkeit.

Sollten Sie diese Frist verpassen, ist es erforderlich, einen neuen Antrag zu stellen. Der Grund: Der abgelaufene POSTIDENT-Coupon ist an Ihren bisherigen Antrag und dessen Antragsnummer gebunden. Die fehlenden Identifizierungsdaten führen somit automatisch zur Ablehnung des Antrags.

Gehen Sie nun bitte wie folgt vor:

  • Bitte melden Sie sich mit Ihren Login-Daten (die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Passwort) im medisign Antrags-/Kundenportal an.
  • Klicken Sie auf „Antrag korrigieren“, um eine neue Antragsnummer zu generieren.
  • Gehen Sie die einzelnen Antragsseiten bis zum Schluss durch, indem Sie einfach auf „Weiter“ klicken.
  • Drucken Sie Ihre Antragsunterlagen erneut aus.
  • Mit dem dabei neu erzeugten POSTIDENT-Coupon gehen Sie zur nächsten Postfiliale. Beachten Sie bitte das neue Gültigkeitsdatum!
  • Ihre unterschriebenen Antragsunterlagen schicken Sie bitte als normale Postsendung (bitte nicht per Einschreiben!) an:
    medisign Auftragseingang
    Postfach 11 02 23
    44058 Dortmund

 

Hinweis: Außerhalb der Antragstellung ist es uns leider nicht möglich, Ihnen einen neuen POSTIDENT-Coupon auszustellen. Daher bitten wir Sie vorzugehen, wie oben beschrieben.

Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel?

Für die bei der eHBA-Beantragung notwendige Identifizierung benötigen Sie ein gültiges Ausweisdokument: Ihren Personalausweis oder Reisepass.

Zudem ist für die Ausstellung des eHBA ein Nachweis Ihrer Meldeanschrift erforderlich (ausschließlich dorthin wird Ihr Ausweis per Einschreiben versendet). Auf einem deutschen Personalausweis ist diese ja auf der Rückseite vermerkt.

Beim Reisepass ist dies jedoch nicht der Fall. Wenn Sie Ihren Reisepass als Ausweisdokument nutzen, müssen Sie daher – zusammen mit Ihren Antragsunterlagen – eine der folgenden Bescheinigungen als Kopie bei uns einreichen:

  • bei EU-Bürger/innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
  • bei anderen Nicht-EU-Bürger/innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
  • bei Bürgern aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
Was bedeutet im Antrag der Punkt „monetäre Beschränkung in Euro“?

Wenn Sie mit Ihrer digitalen Signatur eine Willenserklärung abgeben, können Sie diese formell juristisch beschränken.

Eine monetäre Beschränkung bedeutet, dass Sie Ihre Willenserklärung für Geldbeträge auf einen bestimmten Wert – z. B. 10 EUR – begrenzt haben.

Gemäß aktueller Rechtsprechung hat die monetäre Beschränkung nur Gültigkeit für unmittelbare Geldgeschäfte (z. B. Überweisungsvorgänge) und ist für die typischen Anwendungsfälle innerhalb der Telematikinfrastruktur nicht relevant.

Nähere Erläuterungen finden Sie in der Teilnehmerunterrichtung, die Sie hier herunterladen können: www.medisign.de/startseite/agb/

Was bedeutet der Punkt „Ich möchte die Nutzung meines Signaturzertifikates wie folgt beschränken“?

Beschränken Sie Ihre digitale Unterschrift auf einen bestimmten Lebens- oder Anwendungsbereich. Dies kann z. B. Ihre Tätigkeit als Arzt sein.

Wichtiger Hinweis: Die berufliche Tätigkeit hat keine Auswirkung auf die Vertragsdauer mit medisign. Wenn Sie Ihre berufliche Tätigkeit beenden, ist dies kein Grund für eine vorzeitige Vertragskündigung.

Bitte beachten Sie hierzu auch unsere AGB >

Was bedeutet im Antrag der Punkt „Zertifikats-E-Mail-Adresse“?

Sie haben die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse fest in Ihre Zertifikate eintragen zu lassen. Empfänger von E-Mails können dann prüfen, ob eine empfangene E-Mail von der E-Mail-Adresse stammt, die Sie in Ihrem Zertifikat angegeben haben.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in Ihre Zertifikate aufnehmen wollen, so geben Sie diese bitte an. Bitte beachten Sie, dass Sie die Angaben in Ihren Zertifikaten nachträglich nicht mehr ändern können.

Was bedeutet im Antrag der Punkt „Veröffentlichung Ihrer Zertifikatsdaten“?

Ihre Signaturkarte enthält ein Zertifikat, welches ein Absender benötigt, um Ihnen verschlüsselte Nachrichten senden zu können. Mit Ihrer Zustimmung erlauben Sie uns, Ihre Daten (Verschlüsselungszertifikat sowie Vor- und Nachname) im öffentlichen Verzeichnisdienst der medisign GmbH (LDAP) zum Abruf bereitzustellen.

Zum Hintergrund: Mit einer Signaturkarte können Sie verschlüsselte Mails verschicken und an Sie versendete verschlüsselte Mails entschlüsseln. Damit Ihnen eine verschlüsselte Mail gesendet werden kann, benötigt der Absender Ihr öffentliches Zertifikat. Dieses können Sie  dem Absender direkt mitteilen oder – durch die Zustimmung zur Veröffentlichung – im Verzeichnisdienst auf unserer Seite zur Verfügung stellen. Die dort hinterlegten Daten sind auf das absolut Notwendigste begrenzt. Der Absender kann jetzt seine Mail an Sie verschlüsseln, ohne vorher Kontakt mit Ihnen aufgenommen zu haben.

Hier können Sie hier nach Zertifikaten suchen, die an Inhaber von medisign Karten herausgegeben wurden: Suche nach Teilnehmer-Zertifikaten >

Hinweis: Beim öffentlichen Verzeichnisdienst der medisign GmbH (LDAP) handelt es sich nicht um den Verzeichnisdienst für die Telematikinfrastruktur (kurz VZD; hierzu mehr erfahren >)

Warum ist das Freischaltkennwort so wichtig?

Das persönliche Freischaltkennwort, das Sie im eHBA-Antrag im Abschnitt „4. Karte“ vergeben, ist für die Inbetriebnahme Ihres Ausweises unabdingbar. Sie benötigen es, um Ihren Ausweis nach Erhalt im medisign Kundenportal freizuschalten.

Bitte merken und notieren Sie sich das Freischaltkennwort, denn es ist nicht reproduzierbar. Das bedeutet, das Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Sollten Sie das selbst gewählte Freischaltkennwort vergessen, muss eine neue Karte produziert werden; dadurch entstehen Zusatzkosten.

 

Wichtige Hinweise:

  • Das Freischaltkennwort muss gemäß Vorgabe aus einem einzelnen Wort bestehen und mindestens 8 Zeichen lang sein.
  • Falls Sie sich das Freischaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
  • Sie haben bei der Antragstellung die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können. (Diese Funktionalität ist voraussichtlich ab KW 6/2021 im Online-Antrag zu finden.)
Warum ist das Sperrkennwort so wichtig?

Damit Sie Ihren eHBA bei Verlust oder Diebstahl sperren können, müssen Sie im eHBA-Antrag im Abschnitt „4. Karte“ ein persönliches Sperrkennwort vergeben. Bei einer Sperrung werden Sie nach diesem gefragt.

Bitte merken und notieren Sie sich Ihr Sperrkennwort, denn es ist nicht reproduzierbar. Das bedeutet, das Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Falls Sie es sich nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Sperrkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.

Das Sperrkennwort muss aus einem einzelnen Wort bestehen und und darf keine Sonderzeichen enthalten.

Hinweis: Für den Fall, dass Sie Ihr Sperrkennwort vergessen sollten, können Sie vorsorglich im eHBA-Antrag eine Sperrfrage inkl. Antwort formulieren. Diese kann dann der Callcenter-Agent anstelle Ihres Sperrkennwortes erfragen. Beispiel: Wie lautet der 2. Vorname meiner Mutter? Maria

Wann und warum wird mein eHBA-Antrag abgelehnt?

Für die Ausstellung eines elektronischen Heilberufsausweises mit qualifizierter Signatur sind wir gemäß Vorgabe verpflichtet, jeden Antrag gemäß festgelegter Regeln sorgfältig zu prüfen.

Es kommt dabei leider immer wieder vor, dass eHBA-Anträge abgelehnt werden müssen. Das ist natürlich ärgerlich und führt sowohl bei Ihnen als Antragsteller als auch bei medisign als Kartenproduzent zu erhöhten Aufwänden – und einer Verlängerung der Lieferzeit.

Wir haben daher die häufigsten Ablehnungsgründe und Fehlerquellen zusammengestellt. Hier finden Sie Tipps, wie Sie diese vermeiden können:

Fehlende oder nicht übereinstimmende Unterschriften:

  • Bitte prüfen Sie, ob Sie alle erforderlichen Stellen in den Antragsunterlagen rechtsverbindlich unterzeichnet und mit Datumsangabe versehen haben.
  • Stellen Sie bitte sicher, dass die Unterschriften in den Antragsunterlagen mit derjenigen auf Ihrem Ausweisdokument übereinstimmen.
  • Stellen Sie bitte sicher, dass die Unterschriften in den Antragsunterlagen mit derjenigen auf dem Ident-Formular übereinstimmen.


Fehlende oder nicht übereinstimmende Namen/Adressdaten:

  • Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse in den Antragsunterlagen mit den Angaben auf Ihrem Ausweisdokument übereinstimmen.
  • Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse in den Antragsunterlagen mit den Angaben auf dem Ident-Formular übereinstimmen (ggfls. in der Postfilale die elektronisch erfassten Ident-Daten noch einmal vorlesen lassen).


Fehlerhafte Vorbefüllung seitens Ihrer Kammer:

  • Falls der eHBA-Antrag von Ihrer Kammer vorbefüllt wurde, prüfen Sie bitte die von Ihrer Kammer gelieferten Stammdaten.
  • Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, melden Sie sich bitte bei Ihrer Kammer.
  • Im Antrag sind vorausgefüllte Felder gemäß Vorgabe leider nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Sie müssten sich also bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.


Handschriftliche Änderungen im Antrag:

  • Machen Sie bitte keine handschriftlichen Änderungen in Ihrem Antrag.
  • Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie stattdessen bitte die Funktion „Antrag korrigieren“ in Ihrem Kundenkonto und drucken Sie den Antrag anschließend neu aus.


Meldescheinigung oder Aufenthaltstitel fehlen:

  • Wenn Sie bei der eHBA-Beantragung einen Reisepass für die notwendige Identifizierung nutzen, benötigen wir von Ihnen eine Meldebescheinigung (bei EU-Bürger/innen und Schweizer Staatsangehörigen; darf nicht älter als 3 Monate sein) bzw. einen elektronischen Aufenthaltstitel (EAT, bei Nicht-EU-Bürger/innen).
  • Bitte denken Sie daran, diese Bescheinigung zusammen mit Ihren Antragsunterlagen bei uns einzureichen.


Fehlendes Foto oder mangelnde Fotoqualität:

  • Bitte denken Sie daran, dass wir ein aktuelles Foto von Ihnen benötigen.
  • Sie können entweder ein digitales Foto während der Antragstellung hochladen oder ein Passfoto in Papierformat mit Ihren Antragsunterlagen einsenden.
  • Stellen Sie bitte sicher, dass die Bildqualität für den Druck ausreichend ist.
Warum werde ich benachrichtigt, dass meine Praxis/Apotheke in den TI-Verzeichnisdienst (VZD) aufgenommen wurde?

Wenn Sie einen eHBA bei medisign beantragt haben, wird das Verschlüsselungszertifikat Ihres Ausweises automatisch in den Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (kurz TI-Verzeichnisdienst oder VZD) eingetragen.

Der VZD dient als zentrales Adressierungsverzeichnis für die Anwendungen innerhalb der TI – ähnlich einem allgemeinen Adressbuch.

Der VZD soll z. B. genutzt werden, um gezielt Nachrichten über den E-Mail-Fachdienst „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) zu versenden. Die gematik als Betreiberin des VZD ist dafür zuständig, dass die Sicherheit der Daten gewährleistet wird.

Als Vertrauensdiensteanbieter übernimmt medisign im Auftrag einiger Standesorganisationen die Befüllung des VZD mit Basiseinträgen. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung von uns. Dies geschieht nach und nach, so dass es möglich ist, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, obwohl die Beantragung Ihrer Karte schon etwas länger zurückliegt.

Mehr erfahren: „medisign startet fristgerecht den TI-Verzeichnisdienst“ >


Hinweis:
Beim VZD handelt es sich nicht um den öffentlichen Verzeichnisdienst der medisign GmbH (LDAP). Im eHBA-Online-Antrag fragt medisign die Antragsteller unter dem Punkt „Veröffentlichung Ihrer Zertifikatsdaten“, ob deren Daten (Verschlüsselungszertifikat sowie Vor- und Nachname) im Verzeichnisdienst von medisign zum Abruf bereitgestellt werden dürfen. Ziel ist es hierbei, den Inhabern von medisign eHBA den verschlüsselten E-Mail-Austausch untereinander zu ermöglichen.

Bestellstatus & Lieferung

Wie erfahre ich mehr über den Fortgang meiner Bestellung?

Den Antrags-/Bestellstatus ihres eHBA können Antragsteller über folgenden Link jederzeit selbst abrufen:

www.ehba.de/statusabruf

Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt.

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:

1. Antragseingabe beendet:

  • Sie haben die Bearbeitung Ihres Antrags im medisign-Portal abgeschlossen.
  • Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg an uns befinden. Bitte senden Sie Ihre Antragsunterlagen als normale Postsendung (nicht als Einschreiben) an:
    medisign Auftragseingang
    Postfach 11 02 23
    44058 Dortmund
  • medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und – sofern erforderlich – Ihrer Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
  • Sollte 21 Tage nach Eingabe und Absenden Ihres Antrags die unterschriebene Kopie noch nicht bei medisign eingegangen sein, werden sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag gegebenenfalls erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

2. Eingang Antragsunterlagen:

  • medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
  • Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

3. Zur Freigabe:

  • Ihr Antrag wurde durch uns geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

4. Freigegeben:

  • Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung durch uns an die Produktion übergeben.
  • Über die Fertigstellung und den Versand Ihrer Karte werden Sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

 

Den Antrags-/Bestellstatus können Sie zudem im medisign Kundenportal einsehen. Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ein. Sie finden dort:

  • unter „Anträge und Bestellungen“ eine Übersicht all Ihrer Bestellungen und Anträge inkl. der jeweiligen Vorgangsnummer und dem Bearbeitungsstatus
  • unter „Karten“ die Signaturkarten, die sich bereits in Produktion befinden
Warum steht mein Antrag im Statusabruf noch immer auf „Bearbeitung beendet“?

Die Beantragung Ihres eHBA liegt schon länger zurück, doch unter www.ehba.de/statusabruf erhalten Sie nach wie vor die Angabe „Bearbeitung beendet“?

In diesem Fall sind Ihre ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen (in Papierform), die wir zwingend für die Produktion Ihres eHBA benötigen, bislang leider nicht bei uns eingegangen.

Das kann verschiedene Ursachen haben: Sie könnten auf dem Postweg verloren gegangen sein oder wurden vielleicht aufgrund eines Missverständnisses im Rahmen des POSTIDENT-Verfahrens gar nicht erst abgesendet. Mehr hierzu erfahren Sie in der Frage „Warum wird mein Antrag beim Statusabruf nicht gefunden?“ >

Bitte gehen Sie nun wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre E-Mailadresse und das bei der Registrierung selbst gewählte Kennwort) ins medisign Antrags- und Kundenportal ein.
  • Klicken Sie unter „Anträge und Bestellungen“ bei Ihrem Antrag bitte auf den Button „Antrag ausdrucken“, um ihn erneut auszudrucken.
  • Unterschreiben Sie die Antragsunterlagen und senden uns diese bitte als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.

 

Wichtige Hinweise:

  • Bitte senden Sie uns die Antragsunterlagen möglichst zügig zu: Kommen innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags keine Antragsunterlagen in Papierform bei uns an, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus unserem System zu löschen.
Warum wird mein Antrag beim Statusabruf nicht gefunden?

Wenn Sie unter www.ehba.de/statusabruf/ nach Eingabe Ihrer Antragsnummer die Meldung erhalten, dass Ihr Antrag nicht gefunden werden konnte, prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie die Antragsnummer richtig eingegeben haben.

Ist der Antrag trotz korrekter Eingabe trotzdem nicht auffindbar, liegt vermutlich folgender Fall vor:

Kommen innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags keine ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen (also in Papierform) bei uns an, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus unserem System zu löschen.

Mit anderen Worten: Innerhalb von 90 Tagen sollte der Status Ihres Antrags von „Bearbeitung beendet“ in den Status „Eingang Antragsunterlagen“ übergehen. Sollte dieser Wechsel nicht erfolgen/erfolgt sein, ist Ihr Antrag bei uns nie eingetroffen. Er könnte auf dem Postweg verloren gegangen sein oder er wurde vielleicht aufgrund eines Missverständnisses gar nicht erst abgesendet (s. u.).

So gehen Sie jetzt bitte vor:

  • Leider müssen wir Sie bitten, einen neuen eHBA-Antrag zu stellen. Hilfe bei der Antragstellung bietet die Anleitung: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)“ >
  • Bitte achten Sie beim POSTIDENT-Verfahren unbedingt darauf, dass der/die Postmitarbeiter/in im Rahmen der Identifikation nicht auch Ihre Antragsunterlagen entgegennimmt. Das POSTIDENT-Verfahren wurde nämlich umgestellt, so dass die Antragsunterlagen nicht mehr automatisch durch die Postfiliale an medisign verschickt werden. Mehr erfahren >
  • Senden Sie Ihre Antragsunterlagen daher bitte als normale Briefsendung selbst an die medisign GmbH. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte: Schicken Sie diese nicht ein.


Zum Hintergrund:

In einigen Fällen haben uns medisign Kunden berichtet, dass sie beim POSTIDENT-Verfahren in der Postfiliale fälschlicherweise informiert wurden, dass alle Unterlagen (sowohl die Ident-Daten als auch die Antragsunterlagen) elektronisch an uns übermittelt würden. Dies ist jedoch nicht der Fall: Uns werden lediglich die Ident-Daten elektronisch übermittelt, nicht aber die Antragsunterlagen. Diese benötigen wir jedoch in Papierform für die weitere Bearbeitung und Produktion des eHBA.

Wir haben einige Prozesse umgestellt, so dass Antragsteller nun eine E-Mail-Rückmeldung erhalten, wenn innerhalb einer Frist von 21 Tagen nach Online-Beantragung die ausgedruckten Unterlagen nicht bei uns eingehen. In diesem Fall kann der Kunde dann zeitnah den Antrag neu ausdrucken und uns zusenden.

Wie verfolge ich im medisign Kundenportal den Status der eHBA-Antragsbearbeitung?

Den Status der Antragsbearbeitung Ihres eHBA können Sie im medisign Kundenportal jederzeit online selbst einsehen. Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ein. Sie finden Sie dort:

  • unter „Anträge und Bestellungen“ eine Übersicht all Ihrer Bestellungen und Anträge inkl. der jeweiligen Vorgangsnummer und dem Bearbeitungsstatus
  • unter „Karten“ die Signaturkarten, die sich bereits in Produktion befinden

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:

1. Antragseingabe beendet:

  • Sie haben die Bearbeitung Ihres Antrags im medisign-Portal abgeschlossen.
  • Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg an uns befinden. Bitte senden Sie Ihre Antragsunterlagen als normale Postsendung (nicht als Einschreiben) an:
    medisign Auftragseingang
    Postfach 11 02 23
    44058 Dortmund
  • medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und – sofern erforderlich – Ihrer Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
  • Sollte 21 Tage nach Eingabe und Absenden Ihres Antrags die unterschriebene Kopie noch nicht bei medisign eingegangen sein, werden sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag gegebenenfalls erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

2. Eingang Antragsunterlagen:

  • medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
  • Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

3. Zur Freigabe:

  • Ihr Antrag wurde durch uns geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

4. Freigegeben:

  • Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung durch uns an die Produktion übergeben.
  • Über die Fertigstellung und den Versand Ihrer Karte werden Sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

Noch einfacher ist der Statusabruf über den Link www.ehba.de/statusabruf. Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt.

Was passiert nach Einsendung meines eHBA-Antrags?
  • Nach der Einsendung Ihres Antrages erfolgt die Prüfung Ihres Antrags. Nur fehlerfreie Anträge können bearbeitet werden.
  • Bevor wir Ihren Ausweis produzieren dürfen, müssen wir die Freigabe Ihrer Kammer zur Produktion einholen.
  • Sobald Ihr eHBA produziert ist, schicken wir ihn per Einschreiben Eigenhändig an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Bitte beachten Sie, dass Sie als Antragsteller das Einschreiben persönlich entgegennehmen müssen bzw. bevollmächtigen Sie ggfls. eine andere Person, den eHBA für Sie entgegenzunehmen.
  • Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie die zugehörigen PINs in einer separaten Sendung. Den so genannten Transport-PIN-Brief schicken wir per Einschreiben Einwurf und mit zeitlichem Versatz ebenfalls an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift.
Wann kann ich mit dem Erhalt meines eHBA rechnen?

Ab Eingang der ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen ist aktuell mit einer Lieferzeit von 8-10 Wochen zu rechnen.

Die Produktionszeit variiert in Abhängigkeit von der Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen sowie der Bearbeitungszeit der zuständigen Körperschaft für die notwendigen Freigabeprozesse.

Bitte nutzen Sie den eHBA-Statusabruf oder das medisign Kundenportal, um den Eingang der Antragsunterlagen zu überprüfen und den Status der Antragsbearbeitung Ihres eHBA nachzuverfolgen.

Wie wird mir der eHBA zugestellt?

Sobald Ihr eHBA produziert ist, schicken wir ihn per Einschreiben Eigenhändig an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Bitte beachten Sie, dass Sie als Antragsteller das Einschreiben persönlich entgegennehmen müssen bzw. bevollmächtigen Sie ggfls. eine andere Person, den eHBA entgegenzunehmen.

Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie die zugehörigen PINs in einer separaten Sendung. Den so genannten Transport-PIN-Brief schicken wir mit zeitlichem Versatz und per Einschreiben Einwurf ebenfalls an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Eine persönliche Entgegennahme oder Unterschrift Ihrerseits ist in diesem Fall nicht nötig: Der Zusteller wirft den Brief in Ihren Briefkasten und dokumentiert dies auf einem Auslieferungsbeleg.

Hinweis: Gemäß gematik-Vorgabe darf medisign den eHBA sowie den Transport-PIN-Brief ausschließlich an die im eHBA-Antrag eingetragene Anschrift versenden.

Was passiert, wenn ich meinen eHBA nicht in Empfang nehmen konnte?

Wir schicken Ihnen den Ausweis per Einschreiben Eigenhändig an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Wenn Sie als Antragsteller/in das Einschreiben nicht persönlich entgegennehmen können und auch keine eine andere Person bevollmächtigt haben, den eHBA für Sie entgegenzunehmen, hinterlegt der Zusteller die Sendung in einer Postfiliale. Darüber erhalten Sie eine Benachrichtigung.

Nach Angaben der Deutschen Post können Sie – oder ein/e Empfangsbevollmächtigte/r – mit dieser Benachrichtigung die Sendung innerhalb von 7 Werktagen bei der benannten Postfiliale abholen. Die Vollmacht zum Empfang der Sendung können Sie auf der Benachrichtigungskarte erteilen.

Wird die Sendung im o. g. Zeitraum nicht in der Filiale abgeholt, geht sie zurück an uns. Unser Kundencenter wird sich dann proaktiv an Sie wenden, um das weitere Vorgehen abzuklären.

Wichtige Hinweise:

  • Gemäß gematik-Vorgabe darf medisign den eHBA sowie den Transport-PIN-Brief ausschließlich an die im eHBA-Antrag eingetragene Meldeanschrift versenden.
  • Sollte sich Ihre Meldeanschrift nach der Antragstellung durch einen Umzug ändern, entspricht sie nicht mehr der im Antrag angegebenen Adresse. Ein Nachsendeantrag hilft in diesem Fall leider nicht: Das Nachsenden des Ausweises und des Transport-PIN-Briefes ist nach gematik-Vorgaben (sichere Lieferkette) nicht zulässig.
  • Falls Sie den Ausweis im Fall einer Adressänderung nicht in Empfang nehmen können, müssen Sie leider einen neuen eHBA-Antrag stellen.

Inbetriebnahme, laufender Betrieb & Sperrung

Wie nehme ich meinen eHBA G2 in Betrieb?

Die Inbetriebnahme Ihres eHBA gliedert sich in 2 Schritte. Wir empfehlen Ihnen, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

  • Aktivierung Ihres eHBA, d. h. Änderung der beiden Transport-PINs, die Sie von uns erhalten, in persönliche PINs
  • Freischaltung Ihres eHBA im medisign Antrags- und Kundenportal

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

  • Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss Ihr Konnektor als Grundvoraussetzung über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen.
  • Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungscode enthält.
  • Achtung: Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA daher direkt an Ihren Anbieter.

Alternative für die Aktivierung:

Sie können die Transport-PINs auch mit dem DGN PINtool ändern. Dazu benötigen Sie allerdings einen Kartenleser, der per USB direkt an Ihrem Rechner angeschlossen ist (außerhalb der Telematikinfrastruktur).
Hier finden Sie eine Anleitung für diese Alternativ-Methode:
eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool >

Wie schalte ich meinen eHBA G2 frei?

Loggen Sie sich bitte in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.

So gehen Sie vor:

  • Wählen Sie bitte den Tab „Karten“.
  • Sie sehen eine Übersicht Ihrer medisign Karten. Klicken Sie bei der relevanten Karte auf den grünen Button „Freischalten“.
  • Geben Sie in der Dialogbox das bei der Antragstellung selbst gewählte Freischaltkennwort und den Freischaltungscode ein.
  • Klicken Sie auf „Karte freischalten“.


Wichtige Hinweise:

  • Das Freischaltkennwort hatten Sie im eHBA-Antrag selbst vergeben – mit dem Hinweis, es sich gut zu merken oder zu notieren. Falls Sie es sich nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
  • Ihren Freischaltungscode finden Sie in Ihrem Transport-PIN-Brief.
  • Bitte warten Sie mit der Freischaltung, bis Sie von uns beide Briefe (also den Brief mit dem eHBA sowie den Transport-PIN-Brief) per Post erhalten haben! Aus Sicherheitsgründen schicken wir diese getrennt und mit zeitlichem Versatz ausschließlich an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift.
  • Wir empfehlen Ihnen, Ihren eHBA erst nach erfolgreicher Aktivierung (PIN-Änderung) freizuschalten.

 

Mehr erfahren: „Anleitung Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung“ >

Bis wann muss ich meinen eHBA freischalten?

Es gibt aktuell keine Frist, innerhalb derer Sie Ihren eHBA freischalten müssen.

Falls Sie ca. 14 Tage nach Auslieferung Ihren eHBA noch nicht freigeschaltet haben, erhalten Sie von uns dennoch eine E-Mail-Erinnerung.

Wir empfehlen Ihnen, den eHBA erst im medisign Kunden- und Antragsportal freizuschalten, nachdem Sie die Transport-PINs Ihres Ausweises erfolgreich in persönliche PINs geändert haben (also erst nach der Aktivierung).

Mit der Freischaltung:

  • bestätigen Sie uns dass Sie Ihren Ausweis erhalten haben und ihn aktivieren konnten.
  • werden die Zertifikate Ihres eHBA im Statusdienst veröffentlicht.


Wichtiger Hinweis:

  • Bei den medisign SMC-B ist die Reihenfolge genau umgekehrt: Die Praxis- bzw. Institutionsausweise werden zuerst und möglichst zügig freigeschaltet und danach aktiviert.
Kann ich meinen eHBA mit dem Konnektor aktivieren?

Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss der Konnektor über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen. Dieses Update wird Ihnen von Ihrem TI-Anbieter bzw. Dienstleister vor Ort (DVO) zur Verfügung gestellt. Erst danach kann Ihr Ausweis erkannt und in Betrieb genommen werden!

Zum Hintergrund: Der Konnektor, den viele Praxen bislang ausschließlich für das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) nutzen, unterstützt nicht die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und somit auch nicht das so genannte PIN-Handling. Dies ist aber notwendig, um einen eHBA aktivieren zu können.

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

  • Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungcode enthält.
  • Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA daher direkt an Ihren Anbieter.
Woher bekomme ich Hilfe bei der Inbetriebnahme meines eHBA G2?

Die Inbetriebnahme Ihres eHBA gliedert sich in 2 Schritte. Wir empfehlen Ihnen, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

  • Aktivierung Ihres eHBA, d. h. Änderung der beiden Transport-PINs, die Sie von uns erhalten, in persönliche PINs
  • Freischaltung Ihres eHBA im medisign Kundenportal

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

  • Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss Ihr Konnektor als Grundvoraussetzung über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen.
  • Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungscode enthält.
  • Achtung: Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA  daher direkt an Ihren Anbieter.

 

Alternative für die Aktivierung:

Sie können die Transport-PINs auch mit dem DGN PINtool ändern. Dazu benötigen Sie allerdings einen Kartenleser, der per USB direkt an Ihrem Rechner angeschlossen ist (außerhalb der Telematikinfrastruktur).
Hier finden Sie eine Anleitung für diese Alternativ-Methode:
eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool >

Was mache ich, wenn ich meinen Transport-PIN-Brief nicht erhalten habe/nicht mehr finde?

Falls einer der beiden folgenden Fälle bei Ihnen zutrifft, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Sie haben Ihren Transport-PIN-Brief, den wir ja mit zeitlichem Versatz zu Ihrem eHBA an Ihre Meldeadresse versenden, nicht erhalten.
  • Sie haben Ihren eHBA und den zugehörigen Transport-PIN-Brief zwar erhalten, bislang jedoch noch nicht Betrieb genommen. Nun ist der Transport-PIN-Brief unauffindbar.

Sofern Sie Ihren eHBA noch nicht freigeschaltet haben, können wir Ihnen den zugehörigen Transport-PIN-Brief erneut per Einschreiben/Einwurf zusenden.

Bitte melden Sie sich bei uns unter Angabe Ihrer Kunden-/Antragsnummer. Nutzen Sie hierzu bitte das Kontaktformular unter:

https://www.medisign.de/support/kundencenter/medisign-kunden/

Hinweis: Mit der Freischaltung werden die Zertifikate Ihres eHBA im Statusdienst veröffentlicht. Eine Reproduktion und erneute Zusendung des Transport-PIN-Briefs ist dann nicht mehr möglich.

Was mache ich, wenn ich mein Freischaltkennwort vergessen habe?

Das persönliche Freischaltkennwort, das Sie im eHBA-Antrag selbst vergeben hatten, ist für die Inbetriebnahme Ihres Ausweises unabdingbar. Leider ist es nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Wichtige Hinweise:

  • Falls Sie sich das Freischaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
  • Sie haben bei der Antragstellung die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können.
  • Das Freischaltkennwort, das Sie festgelegt hatten, muss gemäß Vorgabe aus einem einzelnen Wort bestehen und mindestens 8 Zeichen lang sein.
  • Sie haben bei der Freischaltung Ihres Ausweises im Kundenportal 5 Versuche, sich an das korrekte Freischaltkennwort zu erinnern.

Sollten Sie sich trotzdem nicht an Ihr selbst gewähltes Freischaltkennwort erinnern können, muss eine neue kostenpflichtige Karte beantragt und produziert werden.

Was mache ich, wenn ich mein Sperrkennwort vergessen habe?

Das persönliche Sperrkennwort, das Sie im eHBA-Antrag vergeben hatten, ist leider nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Falls Sie sich das Sperrschaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Kennworts in Ihrer Antragskopie wieder.

Wenn Sie Ihr Sperrkennwort aber auch trotz dieser Merkhilfe nicht mehr wissen und Sie Ihren eHBA sperren möchten, bleiben Ihnen folgende Optionen:

  • Sie nutzen bei der Sperrhotline die Option „Sperrfrage„: Sofern Sie im Antrag eine Sperrfrage eingegeben hatten, kann der Callcenter-Agent diese anstelle des Sperrkennworts erfragen.
  • Sie führen eine schriftliche Sperrung durch.
  • Wichtige Hinweise:
  • Wenn Sie Ihren Ausweis sperren möchten, denken Sie bitte auch daran, den Vertrag für Ihren eHBA schriftlich bei uns zu kündigen.
  • Mehr erfahren: „Kartensperrung von medisign eHBA und SMC-B >“
Wie verhalte ich mich bei mehrfacher Falscheingabe der PIN?

Bitte unternehmen Sie zunächst keine weiteren Eingaben, bevor Sie sich über die Ursache der Fehlversuche im Klaren geworden sind.

Falscheingabe der Transport-PINs:

  • Im Transport-PIN-Brief von medisign werden die beiden Transport-PIN mit folgender Bezeichnung angegeben: Signatur-PIN (PIN. QES) und Karten-PIN (PIN. CH). Für jede dieser beiden PIN müsste es ein eigenes, dafür vorgesehenes Eingabefeld in Ihrer Software geben. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe kann Ihnen nur Ihr Software-Anbieter Auskunft geben!
  • Für die Änderung der beiden Transport-PINs haben Sie jeweils nur 3 Fehlversuche. Nach dreimaliger Falscheingabe der Transport-PINs ist Ihre Karte unwiederbringlich gesperrt.

 

Falscheingabe der persönlichen PINs:

  • Nachdem Sie Ihre Transport-PINs erfolgreich geändert und damit Ihren eHBA aktiviert haben, können Sie Ihre persönliche Karten-PIN nach dreimaliger Falscheingabe durch die Eingabe eines PUK (Personal Unblocking Key), den Sie ebenfalls im Transport-PIN-Brief finden, neu setzen.
  • Die persönliche Signatur-PIN kann durch die PUK entsperrt, jedoch nicht neu gesetzt werden.
  • Der PUK kann insgesamt nur zehnmal genutzt werden; die dreimalige Falscheingabe des PUK führt dazu, dass dieser unbrauchbar wird.
Wie sperre ich meinen eHBA?

Bitte folgen Sie dem Link:

„So sperren Sie Ihre Karte bei Verlust oder Beschädigung“ >

Näheres zur Kartensperrung erfahren Sie in der folgenden Anleitung:

„Kartensperrung von medisign eHBA und SMC-B“ >

Was kann ich bei vermutetem Defekt meiner Signaturkarte tun?

Setzen Sie sich bitte mit unserem Kundencenter in Verbindung.

Was muss ich bei Verlust oder Diebstahl meiner Signaturkarte tun?

Um potenziellen Missbrauch Ihrer Signaturkarte zu vermeiden, sollten Sie diese möglichst umgehend sperren lassen. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Wir empfehlen die telefonische Sperrung, da hier zwischen Sperrwunsch und technischer Durchführung die geringste Verzögerung entsteht. Alle Details zur Durchführung einer Sperrung finden Sie hier.

Wichtig! Die Sperrung einer Signaturkarte kann nicht rückgängig gemacht werden! Um weiter mit Ihren Signaturkarten-Anwendungen arbeiten zu können, müssen Sie deshalb nach Sperrung eine Ersatzkarte beantragen, welche u. U. mit zusätzlichen Kosten für Sie verbunden ist. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit unserem Kundencenter auf.

Kann ich meinen bisherigen Ausweis (G0) auch im mobilen Kartenleser nutzen?

Der medisign eHBA der Vorläufergeneration (G0) kann in mobilen, TI-zugelassenen Kartenlesegeräten nicht verwendet werden. Hierfür benötigen Sie entweder einen eHBA der 2. Generation (G2) oder eine weitere SMC-B.

Übrigens: Die Kosten für diese zusätzliche SMC-B werden erstattet, sofern der Praxis laut Finanzierungsvereinbarung die Pauschale für ein mobiles Kartenterminal zusteht. Mehr erfahren >

Vertrag, Rechnung & Kündigung

Welche Funktionen bietet das eHBA Antrags- bzw. Kundenportal?

Das Antrags- und Kundenportal www.ehba.de ist für Inhaber von elektronischen Heilberufsausweisen ab Generation 2 (eHBA G2) nutzbar.

Um die Funktionen des Portals nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse & das selbst gewählte Kennwort) anmelden.

Sie können dann:

  • Ihre Anträge weiter bearbeiten/finalisieren
  • Ihren eHBA freischalten
  • Ihre Stammdaten ändern, z. B. Bankverbindung und Rechnungsanschrift
  • Ihre Rechnungen einsehen (alternativ möglich unter: www.medisign.de/portal)
  • Folgekarten beantragen (hiermit ist nicht der Wechsel von G0- zu G2-Ausweisen gemeint)
  • künftig: Ihren Ausweis sperren (Mehr erfahren >)

 

Hinweis für Inhaber von medisign Vorläuferausweisen:

  • betrifft eArzt- und Zahnarztausweise sowie ZOD-Karten der Generation 0, ausgestellt vor 07/2019)
  • Aufgrund einer technischen Umstellung steht der frühere Login-Bereich „my medisign“ nicht mehr zur Verfügung. Beim Wechsel zum eHBA der 2. Generation bitten wir Sie, sich zu registrieren, um ein neues Kundenkonto zu erstellen.
  • Ihre Rechnungen können Sie unter www.medisign.de/portal einsehen, indem Sie über die „Passwort vergessen“-Funktion ein Passwort an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse senden lassen, sofern Sie eine solche bei uns hinterlegt haben.
Wie erhalte ich die Rechnungen für meinen eHBA?

Sie erhalten bei uns Ihre Rechnungen standardmäßig per E-Mail.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen jederzeit im Kundenportal einzusehen. Dort können Sie zudem Ihre Stammdaten pflegen und Ihre Bankverbindung/Zahlart verwalten:

www.medisign.de/portal

Wichtige Hinweise:

  • Wenn Sie eine medisign SMC-B oder einen eHBA (G2) besitzen, können Sie Ihre vorhandenen Zugangsdaten aus dem jeweiligen Antrags- bzw. Kundenportal zum Login nutzen.
  • Zudem wird Ihre Kundennummer abgefragt.
  • Wenn Sie einen eHBA G0 (Vorläuferausweis) besitzen, können Sie über die „Passwort vergessen“-Funktion ein Passwort an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse senden lassen, sofern Sie eine solche bei uns hinterlegt haben.

 

Eine Zweitrechnung in Papierform ist optional erhältlich. Diese ist allerdings kostenpflichtig (2,38 Euro pro Rechnung).

Wie kann ich Ihnen ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilen?

Sie können uns bereits bei der Antragstellung Ihrer Karte ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Im Nachhinein können Sie dies im medisign Kundenportal erledigen.

Nähere Informationen erhalten Sie hier: „SEPA-Lastschrift: Rechnungen bequem abbuchen lassen“ >

 

Welche Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist hat der eHBA?

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt derzeit 24 Monate. Der Vertrag verlängert sich jeweils um einen Zeitraum von 12 Monaten, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Wochen zum Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt wird.

Ein Sonderkündigungsrecht bei Praxisschließung/Berufsaufgabe sowie eine anteilige Erstattung von Gebühren bei Kündigung sind gemäß unseren AGB nicht vorgesehen.

Für Inhaber der eApothekerausweises gelten die Regelungen aus dem „Vertrag über die Erstellung von Heilberufsausweisen“, der den Antragskopien beiliegt.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unseren AGB (Absatz 13).

Wie kann ich den Vertrag für meinen eHBA kündigen?

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Bitte senden Sie diese unter Angabe Ihrer Kundennummer an:

medisign GmbH
Richard-Oskar-Mattern-Str. 6
40547 Düsseldorf

Fax: 0211 77008-165

Nähere Informationen, z. B. auch zu den Kündigungsfristen, entnehmen Sie bitte unseren AGB (Absatz 13).

Beantragung einer Zusatz-, Austausch-, Ersatz- oder Folgekarte

Kann ich meinen Vorläuferausweis (G0) gegen einen eHBA G2 eintauschen?

Wenn Sie einen medisign eHBA der Vorläufergeneration (auch Generation 0 genannt) nutzen, können Sie diesen auch innerhalb der Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten gegen den Ausweis der 2. Generation (eHBA G2) eintauschen. Den Antragsprozess für den neuen Ausweis inkl. Lichtbild und Identifizierung müssen Sie gemäß den Vorgaben der gematik allerdings trotzdem durchlaufen. Der G2-Ausweis wird Ihnen also nicht automatisch zugesendet.

Voraussetzung für den Wechsel ist, dass Ihre Praxis einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES), also einen Konnektor mit eHealth-Update (PTV 3), im Einsatz hat.

Der eHBA G2 wird mit der Gebühr gemäß medisign-Preisblatt berechnet. Der vorhandene eHBA G0 wird bei Antragstellung des eHBA G2 auf www.ehba.de kostenfrei gestellt.

Wichtige Hinweise:

  • Streng genommen handelt es sich nicht um einen Tausch, denn Ihren bisherigen G0-Ausweis dürfen Sie nach dem Wechsel zu G2 behalten. Er wird nicht durch medisign gesperrt.
  • Sie können den eHBA G0 bis zum Ende seiner technischen Laufzeit weiterhin für bewährte Anwendungen einsetzen, z. B. die Stapelsignatur von Laboraufträgen, das Unterzeichnen von eArztbriefen oder der Sammelerklärung bei der KV-Online-                   Abrechnung.
  • Wenn Sie Ihren Vorläuferausweis (G0) weiterhin nutzen möchten, geben Sie dies bitte unter Punkt 5 des Antragsformulars („Konto & Zahlung“) an. Damit der alte Vertrag kostenfrei gestellt werden kann, geben Sie die Kartennummer Ihres bisherigen Ausweises sowie Ihre Kundennummer an. Diese Angaben können Sie Ihren bisherigen Rechnungen entnehmen. Sie dienen dazu, Bestandskunden zu identifizieren; andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden.

Mehr erfahren: Beitrag „Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zum eHBA G2“ >

Muss ich mich als Bestandskunde für den eHBA G2 erneut identifizieren lassen?

Laut aktueller Vorgabe seitens der gematik ist bei der Beantragung des eHBA G2 auch für Inhaber von Vorläuferausweisen (eHBA G0, ZOD-Karten) eine erneute persönliche Identifizierung erforderlich. Ebenso müssen Bestandskunden den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 durchlaufen.

Auch wenn sich die wesentlichen Vertragsdaten nicht geändert haben, sind wir dazu verpflichtet, diese anzufordern. Dies gilt neben den Ident-Daten übrigens auch für bereits gespeicherte Daten und Unterlagen, zum Beispiel vorliegende Passfotos oder ältere Meldebescheinigungen.

Für die Identifizierung steht Ihnen das bewährte POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG zur Verfügung. Der erforderliche POSTIDENT-COUPON liegt den ausgedruckten Antragsunterlagen bei.

Wichtige Hinweise:

  • Das POSTIDENT-Verfahren hat sich im September 2020 geändert: Die Antragsunterlagen werden nicht mehr durch die Postfiliale an medisign verschickt, sondern nur noch die Ident-Daten auf elektronischem Wege.
  • Senden Sie Ihre Antragsunterlagen daher bitte als normale Briefsendung selbst an die medisign GmbH. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte: Schicken Sie diese nicht ein.

Einige Ärztekammern bieten zudem das so genannte KammerIdent-Verfahren an. Dabei werden Antragsteller durch einen Mitarbeiter der zuständigen Ärztekammer identifiziert. Ob dies für Ihre Kammer zutrifft, erfragen Sie bitte dort.

Nährere Informationen zur Identifizierung finden Sie in unseren FAQ sowie hier:

Warum benötige ich eine Folgekarte?

Die Zertifikate auf Ihrem Heilberufausweis bzw. Ihrer Signaturkarte haben aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine begrenzte Lebensdauer (technische Laufzeit).

Um Ihre Signaturkarten-Anwendungen über diesen Zeitraum hinaus nutzen zu können, müssen Sie sich nach dem Ende der technischen Laufzeit Ihres eHBA eine Folgekarte ausstellen lassen.

Wichtige Hinweise:

  • Ein neues Karten-Release wie aktuell der eHBA G2 bedeutet nicht, dass die technische Laufzeit des Vorläuferausweises endet. So können medisign Bestandskunden, die vom eHBA G0 zum eHBA G2 wechseln, ihren Vorläuferausweis bis zum Ende seiner technischen Laufzeit weiterhin für bewährte Anwendungen einsetzen, z. B. die Stapelsignatur von Laboraufträgen, das                         Unterzeichnen von digitalen Dokumenten oder der Sammelerklärung bei der KV-Online-Abrechnung.
  • Beim Wechsel vom eHBA G0 zum eHBA G2 (und somit zu einem neuen, für die Telematikinfrastruktur zugelassenen Release) handelt es sich also nicht um die Beantragung einer Folgekarte, weil die technische Laufzeit des Vorläuferausweises ja nicht ausgelaufen ist. In diesem Fall müssen auch medisign Bestandskunden gemäß den Vorgaben der gematik einen komplett neuen Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Lichtbild und Identifizierung durchlaufen.
  • Mehr erfahren: „Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zum eHBA G2“ >

 

Wie beantrage ich eine Folgekarte?

Ab drei Monate vor dem Ende der technischen Laufzeit Ihres eHBA können Sie eine Folgekarte beantragen.

Wir informieren Sie rechtzeitig per Mail. Zudem kontaktieren einige Kammern ihre Mitglieder.

So gehen Sie vor:

  • Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Karten“ bei der betreffenden Karte auf den Button „Folgekarte“.
  • Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet; die Antragsdaten, die von der Erstkarte übernommen wurden, können Sie bei Bedarf ändern.
  • Sie werden gebeten, ein neues Freischalt- und Sperrkennwort zu vergeben.
  • Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
  • Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

 

Wichtiger Hinweis:

Beim Wechsel vom eHBA G0 zum eHBA G2 (und somit zu einem neuen, für die Telematikinfrastruktur zugelassenen Release) handelt es sich nicht um die Beantragung einer Folgekarte, weil die technische Laufzeit des Vorläuferausweises ja nicht ausgelaufen ist. In diesem Fall müssen auch medisign Bestandskunden gemäß den Vorgaben der gematik einen komplett neuen Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Lichtbild und Identifizierung durchlaufen.

Mehr erfahren: „Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zum eHBA G2“ >

Was ist eine Austauschkarte und wie bestelle ich diese?

Wenn Sie Ihren eHBA nicht in Betrieb nehmen können, haben Sie die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis zu beantragen. Diese so genannte Austauschkarte ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Produktion der Erstkarte bestellbar.

Voraussetzungen:

  • Die Daten der Antragstellung bleiben unverändert, d. h. werden vor der Erstkarte übernommen.
  • Die Erstkarte wird nach Ausstellung der Austauschkarte gesperrt.

 

So gehen Sie vor:

  • Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Karten“ bei der betreffenden Karte auf den Button „Austauschkarte“. Sie geben damit Ihr Einverständnis, dass die auszutauschende Karte gesperrt wird.
  • Alternativ können Sie den Button „Neue Karte beantragen“ nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option „Ich benötige eine Austauschkarte“.
  • Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet; die Antragsdaten können Sie nicht ändern.
  • Sie können lediglich das Freischalt- und das Sperrkennwort sowie die Zahlungsweise/Bankverbindung ändern.
  • Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
  • Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

 

Nach Ablauf der sechs Monate müssen Sie im Fall von Verlust oder Diebstahl Ihres eHBA eine Ersatzkarte beantragen.

Kosten für Ersatz- und Austauschkarten: auf Anfrage

Was ist eine Ersatzkarte und wie bestelle ich diese?

Eine Ersatzkarte ersetzt einen bestehenden eHBA, der z. B. kaputt gegangen ist oder gestohlen wurde. Sie haben damit die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis zu beantragen, wenn die Voraussetzungen für eine Austauschkarte nicht mehr gegeben sind.

Voraussetzungen:

  • Eine Ersatzkarte kann nur dann bestellt werden, wenn die zu ersetzende Karte gesperrt wurde.
  • Ohne Sperrung ist kein Ersatz möglich. So ist sichergestellt, dass Ihnen die Erstkarte nicht länger in Rechnung gestellt wird.

 

So gehen Sie vor:

  • Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Karten“ bei der betreffenden gesperrten Karte auf den blauen Button „Ersatzkarte“.
  • Alternativ können Sie den Button „Neue Karte beantragen“ nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option „Ich benötige eine Ersatzkarte“.
  • Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet; die Antragsdaten, die von der Erstkarte übernommen wurden, können Sie auf Wunsch ändern.
  • Sie werden gebeten, ein neues Freischalt- und Sperrkennwort zu vergeben.
  • Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
  • Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

 

Kosten für Ersatz- und Austauschkarten: auf Anfrage

Was ist eine Zusatzkarte und wie beantrage ich diese?

Falls Sie einen weiteren eHBA benötigen, können Sie diesen im medisign Kunden- und Antragsportal bestellen und dabei die bereits erfassten Antragsdaten einer vorhandenen Karte zugrunde zu legen.

So gehen Sie vor:

  • Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Anträge und Bestellungen“ bei dem betreffenden Antrag auf den blauen Button „Zusatzkarte“.
  • Sie werden zu einem Kartenantrag geleitet, der mit den Daten des ausgewählten Kartenantrags vorbefüllt ist.
  • Alle Antragsdaten können Sie ändern.
  • Bitte geben Sie ein neues Freischalt- und das Sperrkennwort ein.
  • Senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen bitte als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
  • Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Allgemeine Produktinformationen

Was ist ein eArztausweis, eZahnarztausweis ePsychotherapeutenausweis bzw. eApothekerausweis?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist eine qualifizierte Signaturkarte für Heilberufsangehörige, d. h. Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Apotheker (und künftig auch Angehörige anderer Gesundheitsberufe). Er weist den Träger zweifelsfrei als Angehörigen der jeweiligen Berufsgruppe aus.

Je nach Berufsgruppe spricht man auch vom eArztausweis, eZahnarztausweis, ePsychotherapeutenausweis oder eApothekerausweis. Der Begriff eHBA wird hier jeweils synonym verwendet.

Mit dem eHBA kann der Träger eine rechtssichere elektronische Unterschrift erstellen, die so genannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Zudem kann er sich mit dem eHBA verbindlich identifizieren – zum Beispiel an Webportalen – und Dokumente für den Transportweg sicher ver- bzw. entschlüsseln.

Benötige ich in meiner Praxis oder Apotheke den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)?

Für die technische Anbindung einer Praxis oder Apotheke an die Telematikinfrastruktur (TI) ist der eHBA nicht verpflichtend. Er wird jedoch für die verschiedenen medizinische Fachanwendungen der TI benötigt.

Informationen zu den Anwendungsfeldern des eHBA für die verschiedenen Berufsgruppen finden Sie hier:

 

Ärztinnen und Ärzte (eArztausweis):

 

Zahnärztinnen und Zahnärzte (eZahnarztausweis):

 

Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten (ePsychotherapeutenausweis):

 

Apothekerinnen und Apotheker (eApothekerausweis):

Kann der eArztausweis bzw. eZahnarztausweis auch als Sichtausweis verwendet werden?

Ja, der eArztausweis ist auch ein Sichtausweis nach Landesheilberufsgesetz, aber er enthält zusätzlich digitale Funktionen (s. auch Frage „Was bringt mir der eArztausweis?“)

Auch für den eZahnarztausweis gilt: Als personenbezogener Sichtausweis weist er den Inhaber als Zahnarzt aus.

Was bringt mir der eHBA?

Der eHBA soll zu einer Bürokratieentlastung führen: Digitale Dokumente rechtsverbindlich signieren und sicher austauschen – das optimiert administrative Abläufe, spart Zeit, Geld & Papier.

Er dient Heilberufsangehörigen als sichere Zutrittskarte zu den medizinischen Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) und ermöglicht ihnen den Zugriff auf die elektronische Gesundheitskarte (eGK) der Patienten – deren Einverständnis natürlich vorausgesetzt. Mit dem eHBA können Sie z. B. künftig Anwendungen wie das Notfalldatenmanagement und die ePatientenakte nutzen, welche die medizinische Versorgung verbessern sollen.

Wie der frühere Ausweis auf Papier dient der eHBA als Sichtausweis und verfügt zudem über die folgenden digitalen Funktionen:

  • Sie können sich mit dem Ausweis verbindlich identifizieren – zum Beispiel für die sichere Anmeldung an Abrechnungsportalen Ihrer K(Z)V.
  • Sie können mit dem eHBA rechtsverbindliche elektronische Unterschriften (so genannte qualifizierte Signaturen) erzeugen. In Verbindung mit einem eHealth- Konnnektor lassen bis zu 254 Dokumente (z. B. elektronische Arztbriefe) zeitsparend mit einer einzigen PIN-Eingabe signieren (Stapelsignatur-Funktion*).
  • Sie können Dokumente für den Transportweg sicher verschlüsseln.

Über weitere Nutzungsmöglichkeiten des Ausweises können Sie sich auch bei Ihrer Kammer oder Kassen(zahn)ärztlichen Vereinigung informieren.

* Alle Ausweisgenerationen von medisign unterstützen die komfortable und zeitsparende Stapelsignatur. Diese Funktion ist bei den Vorläuferausweisen (Generation 0) allerdings nicht in Verbindung mit einem eHealth-Konnektor nutzbar. Die eHBA der 2. Generation (G2) hingegen ermöglichen die Stapelsignatur im Zusammenspiel mit dem eHealth-Konnektor.

Welchen medisign Heilberufsausweis empfehlen Sie mir?

Das kommt im Wesentlichen auf Ihre Berufsgruppe an:

Wie kann ich die Ausweis-Generationen 0 und 2 unterscheiden?

Die Ausweis-Generation lässt sich an der Rückseite der Signaturkarte erkennen. Auch das Bestelldatum liefert einen Hinweis.

Mehr erfahren Sie im Beitrag: „eHBA: So erkennen Sie die Ausweis-Generation“ >

Kann ich meinen Vorläuferausweis (Generation 0) überhaupt noch nutzen?

Für den Zugriff auf die elektronische Gesundheitskarte (eGK) und verschiedene Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) benötigen Sie einen elektronischen Heilberufsausweis der Generation 2 (eHBA G2). Der Vorläuferausweis (G0) ist zwar eingeschränkt in der TI nutzbar, ermöglicht jedoch nicht die Card-to-Card-Authentifizierung.

Den Vorläuferausweis (eHBA G0) können Sie zudem weiterhin für bewährte Anwendungen außerhalb der TI nutzen, z. B. für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) von Dokumenten, die papierlose Laborbeauftragung oder für das Unterzeichnen der elektronischen Sammelerklärung bei der Online-KV-Abrechnung.

Nach dem Wechsel zum medisign eHBA G2 dürfen Sie den Vorläuferausweis behalten. Er wird auch nicht durch uns gesperrt: Sie können ihn also bis zum Ende seiner technischen Laufzeit weiterhin einsetzen.

Weitere Informationen:

Warum kann ich in bestimmten Regionen keinen medisign eHBA beantragen?

Herausgeber der elektronischen Heilberufsausweise (eHBA) für Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und Apotheker sind jeweils die zuständigen Kammern. Als zugelassener Vertrauensdiensteanbieter (kurz: VDA)  produziert medisign die Ausweise im Auftrag der Kammern.

Ob medisign in Ihrer Region ein zugelassener Anbieter ist, erfahren Sie bei Ihrer Kammer.

Was ist der Unterschied zwischen einem elektronischen Arztausweis und Heilberufsausweis (eHBA)?

Die Begriffe elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) und elektronischer Arztausweis werden häufig synonym verwendet. Wir sehen eHBA als die allgemeinere, für alle Heilberufsgruppen gültige Bezeichnung.

Um nach Zielgruppen zu differenzieren, sprechen wir auch vom eArztausweis, eZahnarztausweis, ePsychotherapeutenausweis und eApothekerausweis. Bei allen vier Ausweisarten handelt es sich um eHBA.

Nähere Infos:

Was kostet der elektronische Heilberufsausweis bei medisign?

Die Preise für den medisign eHBA finden Sie im medisign-Preisblatt.

Die Preisangaben verstehen sich inkl. der gesetzlichen MwSt.

Wird der eHBA gefördert?

Ja, die bei der Anbindung an die Telematikinfrastruktur entstehenden Kosten (technische Erstausstattung und laufende Betriebskosten) bekommen Praxen bzw. Apotheken erstattet.

Nähere Informationen zu den eHBA-Pauschalen >

Übrigens: Beide Versionen des eHBA (Generation 0 und 2) sind im Rahmen der gesetzlichen Regelungen gleichermaßen erstattungsfähig.

eHBA-Anwendungen

Welche Anwendungen kann ich mit dem eHBA nutzen?

Mit dem eHBA der zweiten Generation (G2) können Heilberufsangehörige die medizinischen Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) nutzen, z. B. das Notfalldatenmanagement (NFDM), das eRezept oder die ePatientenakte (ePA). Mit der personenbezogenen Mikrochipkarte kann sich der Inhaber zweifelsfrei ausweisen und auf die elektronischen Gesundheitskarten (eGK) seiner Patienten, Kunden bzw. Klienten zugreifen.

Der Fachdienst „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) soll künftig eine sichere digitale Kommunikation der Leistungserbringer untereinander sowie auch mit weiteren Institutionen des Gesundheitswesens innerhalb der TI  ermöglichen. Der eHBA dient dazu, die zu übermittelnden Nachrichten und medizinischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu versehen. So wird der eHBA z. B. künftig benötigt, um elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) rechtsverbindlich digital zu unterzeichnen.

Weitere Informationen zu den Anwendungsbereichen des eHBA erhalten Sie bei Ihrer Kammer. Eine kleine Auswahl weiterführender Links finden Sie hier:

 

Ab wann wird die eAU verpflichtend?

Nach Angaben der KBV wird die die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Praxen erst ab Oktober 2021 Pflicht. Ab dann sind die AU-Daten digital an die Krankenkassen zu übermitteln.

Dazu benötigen Praxen den Fachdienst „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM), mit dem sie innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) sicher Daten versenden können. Außerdem sind ein Update des Praxisverwaltungssystems und des Konnektors (das so genannte eHealth-Update) sowie ein eHBA für die elektronische Signatur erforderlich.

Mehr erfahren (Link zur KBV) >

Warum brauche einen eHBA für elektronische Arztbriefe?

Sie benötigen den eHBA zum einen, um in der Telematikinfrastruktur (TI) bzw. gegenüber Ihren Kommunikationspartnern zweifelsfrei Ihre Identität nachzuweisen.  Zum anderen können Sie mit Ihrem Ausweis eine rechtssichere elektronische Unterschrift erzeugen: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Die Nutzung des eHBA ist die Voraussetzung dafür, dass Sie eine Vergütung (Förderung) für den eArztbrief-Versand erhalten.

Mehr erfahren: „KBV: Elektronischer Arztbrief“ >

Wie wird der elektronische Arztbrief gefördert?

Seit 2017 wird der eArztbrief-Austausch gemäß E-Health-Gesetz gefördert: Pro versendetem eArztbrief gibt es eine Pauschale von 55 Cent – aufgeteilt auf den Versender (28 Cent) und den Empfänger (27 Cent). Hinzu kommt seit 1. Juli 2020 eine Strukturförderpauschale für den Versand.

Voraussetzung für die Förderung ist, dass der eArztbrief mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen wird, d. h. mit dem eHBA rechtsverbindlich unterzeichnet wird.

Zudem gelten besondere Sicherheitsanforderungen für den Versand und Empfang: Künftig darf der eArztbrief nur noch dann abgerechnet werden, wenn für die Übermittlung ein Kommunikationsdienst in der Telematikinfrastruktur (TI) genutzt wird: Kommunikation im Medizinwesen (KIM, vormals KOM-LE genannt). Als erster bundesweit einheitlicher Standard soll das sichere Übermittlungsverfahren (SÜV) gemäß §291 SGB V ermöglichen, über Einrichtungs-, System- und Sektorengrenzen hinweg zu kommunizieren und Arztbriefe, Befunde, Abrechnungen oder Röntgenbilder auszutauschen.

Da KIM noch nicht flächendeckend zur Verfügung steht und ein erster KIM-Dienst erst seit Oktober 2020 nutzbar ist, gilt laut KBV folgende Übergangsfrist:  Bis zum 31. März 2021 können Praxen übergangsweise alternative Kommunikationsdienste wie KV-Connect nutzen.

Mehr erfahren: „KBV: Elektronischer Arztbrief“ >

Wer ist für die Förderung des eArztbriefes verantwortlich?

Verantwortlich ist die für Sie zuständige Kassenärztliche Vereinigung.

Mehr erfahren: „KBV: Elektronischer Arztbrief“ >