Elektronische Heilberufsausweise (eHBA)

Sie können über zwei Wege die Online-Bearbeitung Ihres Antragsformulars starten:

• www.ehba.de
• www.medisign.de

Bitte wählen Sie jeweils Ihre Berufsgruppe und auf der sich öffnenden Seite Ihre zuständige Kammer aus.

Einige Kammern ermöglichen eine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal.

Bei anderen Kammern ist dies nicht möglich; hier leiten wir Sie zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer. Folgen Sie im Kammerportal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus. Je nach Kammer werden Sie von dort direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie im medisign Portal bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Bitte beachten Sie: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.

Hilfestellung beim Ausfüllen des Antrags bietet Ihnen unser Video-Tutorial sowie eine Schritt-für Schritt-Anleitung: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2) >“

Nicht alle Kammern ermöglichen eine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. Bei diesen Kammern leiten wir Sie daher zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer. Folgen Sie im Kammerportal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus.

Je nach Kammer werden Sie:

• vom Mitgliederportal direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder
• Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie im medisign Antragsportal bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Bitte beachten Sie:

• Für die Anmeldung am Mitgliederportal Ihrer Kammer benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.
• Die Mitarbeiter von medisign haben keinen Zugang zu den Kammerportalen, so dass uns die kammerspezifischen Prozesse nicht bekannt sind. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur eHBA-Beantragung im Kammerportal daher direkt an Ihre Kammer.
• Ob per Weiterleitung oder mit Vorgangsnummer: Sie gelangen bei uns zu einem Antrag, der durch Ihre Kammer bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist. Diese bereits vorausgefüllten Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Einige Kammern ermöglichen keine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. Die Antragssteller:innen müssen sich dann im Mitgliederportal ihrer zuständigen Kammer zunächst für die Beantragung des eHBA registrieren, um eine Vorgangsnummer zu erhalten.

In diesem Fall finden Sie bei uns einen Link zum Mitgliederportal Ihrer Kammer. Bitte beachten Sie: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.

Sobald Sie die Vorgangsnummer von Ihrer Kammer erhalten haben, tragen Sie diese bitte im medisign Antragsportal in das dafür vorgesehene Feld ein.

Sie gelangen dann zu einem Antrag, der durch Ihre Kammer bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist.

Hinweis: Die bereits vorausgefüllten Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Sie können die Online-Beantragung erst einmal ohne Anmeldung starten. Wenn Sie den Antrag jedoch zwischenspeichern bzw. finalisieren möchten, bitten wir Sie um eine Anmeldung bzw. um eine Registrierung (falls Sie noch kein Kundenkonto bei uns haben).

Eine frühzeitige Registrierung/Anmeldung im Antragsprozess ist aus folgendem Grund empfehlenswert: Zum Schutz Ihrer persönlichen Daten kommt es zu einem so genannten Session Timeout, wenn die Antragseingabe einen gewissen Zeitraum überschreitet. Dies führt zum Verlust aller bereits eingegebenen Daten. Um dies zu vermeiden, ist es sinnvoll, den Antrag möglichst zügig auszufüllen bzw. immer wieder zwischenzuspeichern.

Sie sind dann in der Lage, mit Hilfe Ihrer Login- bzw. Zugangsdaten Ihren Antrag jederzeit wieder aufzurufen.

Die Login-Daten für Ihr medisign Kundenkonto bestehen aus:

• Benutzername: Ihre E-Mail-Adresse
• Kennwort: frei wählbar (unter Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorgaben)

Wichtige Hinweise:

• Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten gut. Sie benötigen diese, um auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen – etwa um dort den Ausweis nach Erhalt freizuschalten oder um online jederzeit Ihre Rechnungen einsehen zu können.
• Sollten Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie es über die Funktion „Ich habe meine Zugangsdaten vergessen“ zurücksetzen.
• Das Kennwort für den Login ist nicht identisch mit dem Freischaltkennwort oder dem Sperrkennwort, welche Sie im Antrag unter Abschnitt 4 „Karte“ vergeben! Diese beiden Kennwörter dürfen Sie ebenfalls selbst wählen; sie sind im Gegensatz zum Login-Kennwort allerdings nicht reproduzierbar und müssen daher gut aufbewahrt werden!

Screenshot-Anleitung zur Registrierung & Anmeldung am medisign Kundenkonto >

Weitere Informationen zur eHBA-Beantragung >

Bitte halten Sie für die Antragstellung im medisign Antragsportal Ihr gültiges Ausweisdokument sowie ein aktuelles Passfoto (in digitaler oder Papierform) bereit.

Wenn Sie anstelle eines Personalausweises  (auf dem die Meldeanschrift vermerkt ist) einen Reisepass für die Identitätsfeststellung nutzen, benötigen wir von Ihnen eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als drei Monate) oder einen Aufenthaltstitel. Bitte senden Sie uns – gemeinsam mit Ihren unterschriebenen Antragsunterlagen – auf postalischem Weg eine Kopie zu.

Nach Abschluss der Online-Beantragung finden Sie Ihre Antragsunterlagen zum PDF-Download. Bitte drucken Sie die Unterlagen aus, unterzeichnen Sie diese an den gekennzeichneten Stellen und kleben ggfls. (falls Sie noch kein digitales Foto im Online-Antrag hochgeladen hatten) ein Passfoto auf die zweite Seite des Auftrags.

Bitte schicken Sie uns die erforderlichen Unterlagen als normale Postsendung zu. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte; schicken Sie diese nicht mit ein.

Mehr erfahren:

• Anleitung „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)“ >
• medisign Beitrag: „eHBA-Beantragung: Bitte an Meldebescheinigung denken!“ >

Damit Sie Ihren eHBA bei Verlust oder Diebstahl sperren können, müssen Sie im eHBA-Antrag im Abschnitt „4. Karte“ ein persönliches Sperrkennwort vergeben. Bei einer Sperrung werden Sie nach diesem gefragt.

Bitte merken und notieren Sie sich Ihr Sperrkennwort, denn es ist nicht reproduzierbar. Das bedeutet, das Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Wichtige Hinweise:

• Das Sperrkennwort muss aus einem einzelnen Wort bestehen und und darf keine Sonderzeichen enthalten.
• Falls Sie es sich nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Sperrkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
•  Für den Fall, dass Sie Ihr Sperrkennwort vergessen sollten, können Sie vorsorglich im eHBA-Antrag eine Sperrfrage inkl. Antwort formulieren. Diese kann dann der Callcenter-Agent anstelle Ihres Sperrkennwortes erfragen. Beispiel: Wie lautet der 2. Vorname meiner Mutter? Maria

Den Antrags-/Bestellstatus ihres eHBA können Antragsteller:innen über folgenden Link jederzeit selbst abrufen:

www.ehba.de/statusabruf

Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt.

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:

1. Antragseingabe beendet:

• Sie haben die Bearbeitung Ihres Antrags im medisign-Portal abgeschlossen.
• Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg an uns befinden. Bitte senden Sie Ihre Antragsunterlagen als normale Postsendung (nicht als Einschreiben) an:
  medisign Auftragseingang
  Postfach 11 02 23
  44058 Dortmund
• medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und – sofern erforderlich – Ihrer Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
• Sollte 21 Tage nach Eingabe und Absenden Ihres Antrags die unterschriebene Kopie noch nicht bei medisign eingegangen sein, werden sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag gegebenenfalls erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

2. Eingang Antragsunterlagen:

• medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
• Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

3. Zur Freigabe:

• Ihr Antrag wurde durch uns geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

4. Freigegeben:

• Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung durch uns an die Produktion übergeben.
• Über die Fertigstellung und den Versand Ihrer Karte werden Sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

Den Antrags-/Bestellstatus können Sie zudem im medisign Kundenportal einsehen. Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ein. Sie finden dort:

• unter „Anträge und Bestellungen“ eine Übersicht all Ihrer Bestellungen und Anträge inkl. der jeweiligen Vorgangsnummer und dem Bearbeitungsstatus
• unter „Karten“ die Signaturkarten, die sich bereits in Produktion befinden

Ab Eingang der ausgedruckten, unterschriebenen sowie vollständigen und korrekten Antragsunterlagen ist aktuell mit einer Lieferzeit von ca. 14 Tagen zu rechnen.

Hinweis: Müssen Dokumente wie z. B. Meldebescheinigungen nachgefordert werden, verzögert sich dadurch die Bearbeitung und Lieferung des eHBA.

Die Lieferzeit variiert zudem in Abhängigkeit von der Bearbeitungszeit der zuständigen Körperschaft für die notwendigen Freigabeprozesse.

Bitte nutzen Sie den eHBA-Statusabruf oder das medisign Kundenportal, um den Eingang der Antragsunterlagen zu überprüfen und den Status der Antragsbearbeitung Ihres eHBA nachzuverfolgen.

Da medisign mittlerweile berechtigt ist, den Ausweis per Einschreiben Einwurf zu versenden, dürfte dieser Fall kaum noch eintreten, denn eine persönliche Entgegennahme oder Unterschrift Ihrerseits ist nun nicht mehr nötig. Der Einwurf in den Briefkasten wird auf dem Auslieferungsbeleg der Deutschen Post dokumentiert.

Zuvor war medisign verpflichtet, den Ausweis per Einschreiben Eigenhändig an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift oder – falls im Antrag explizit gewünscht – an die verifizierte Praxis- bzw. Apothekenanschrift zu senden. Wenn Sie als Antragsteller:in das Einschreiben nicht persönlich entgegennehmen konnten und auch keine eine andere Person bevollmächtigt hatten, den eHBA für Sie entgegenzunehmen, wurde die Sendung in einer Postfiliale hinterlegt. Darüber erhielten Sie eine Benachrichtigung. Nach Angaben der Deutschen Post konnten Sie – oder ein:e Empfangsbevollmächtigte:r – mit dieser Benachrichtigung die Sendung innerhalb von 7 Werktagen bei der benannten Postfiliale abholen. Die Vollmacht zum Empfang der Sendung lässt sich auf der Benachrichtigungskarte erteilen.

Ist die Sendung nicht zustellbar, geht sie zurück an uns. Unser Kundencenter wird sich dann proaktiv an Sie wenden, um das weitere Vorgehen abzuklären.

Wichtige Hinweise:

• Gemäß gematik-Vorgabe darf medisign den eHBA sowie den Transport-PIN-Brief ausschließlich an die im eHBA-Antrag gewählte Anschrift versenden.
• Sollte Ihre Meldeanschrift gewählt haben und diese sich nach der Antragstellung durch einen Umzug ändern, entspricht sie nicht mehr der im Antrag angegebenen Adresse. Ein Nachsendeantrag hilft in diesem Fall leider nicht: Das Nachsenden des Ausweises und des Transport-PIN-Briefes ist nach gematik-Vorgaben (sichere Lieferkette) nicht zulässig.
• Falls Sie den Ausweis im Fall einer Adressänderung nicht in Empfang nehmen können, müssen Sie leider einen neuen eHBA-Antrag stellen.

Wenn Sie einen medisign eHBA der Vorläufergeneration (auch Generation 0 genannt) nutzen, können Sie diesen auch innerhalb der Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten gegen den Ausweis der 2. Generation (eHBA G2) eintauschen. Den Antragsprozess für den neuen Ausweis inkl. Lichtbild und Identifizierung müssen Sie gemäß den Vorgaben der gematik allerdings trotzdem durchlaufen. Der G2-Ausweis wird Ihnen also nicht automatisch zugesendet.

Voraussetzung für den Wechsel ist, dass Ihre Praxis einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES), also einen Konnektor mit eHealth-Update (PTV 3), im Einsatz hat.

Der eHBA G2 wird mit der Gebühr gemäß medisign-Preisblatt berechnet. Der vorhandene eHBA G0 wird bei Antragstellung des eHBA G2 auf www.ehba.de kostenfrei gestellt.

Wichtige Hinweise:

• Streng genommen handelt es sich nicht um einen Tausch, denn Ihren bisherigen G0-Ausweis dürfen Sie nach dem Wechsel zu G2 behalten. Er wird nicht durch medisign gesperrt.
• Sie können den eHBA G0 bis zum Ende seiner technischen Laufzeit weiterhin für bewährte Anwendungen einsetzen, z. B. die Stapelsignatur von Laboraufträgen, das Unterzeichnen von eArztbriefen oder der Sammelerklärung bei der KV-Online-                   Abrechnung.
• Wenn Sie Ihren Vorläuferausweis (G0) weiterhin nutzen möchten, geben Sie dies bitte unter Punkt 5 des Antragsformulars („Konto & Zahlung“) an. Damit der alte Vertrag kostenfrei gestellt werden kann, geben Sie die Kartennummer Ihres bisherigen Ausweises sowie Ihre Kundennummer an. Diese Angaben können Sie Ihren bisherigen Rechnungen entnehmen. Sie dienen dazu, Bestandskunden zu identifizieren; andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden.

Mehr erfahren: Beitrag „Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zum eHBA G2“ >

Die Inbetriebnahme Ihres eHBA gliedert sich in 2 Schritte. Wir empfehlen Ihnen, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

• Aktivierung Ihres eHBA, d. h. Änderung der beiden Transport-PINs, die Sie von uns erhalten, in persönliche PINs
• Freischaltung Ihres eHBA im medisign Antrags- und Kundenportal

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

• Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss Ihr Konnektor als Grundvoraussetzung über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen.
• Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungscode enthält.
• Achtung: Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA daher direkt an Ihren Anbieter.

Alternative für die Aktivierung:

Sie können die Transport-PINs auch mit dem DGN PINtool ändern. Dazu benötigen Sie allerdings einen Kartenleser, der per USB direkt an Ihrem Rechner angeschlossen ist (außerhalb der Telematikinfrastruktur).
Hier finden Sie eine Anleitung für diese Alternativ-Methode:
eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool >

Bitte unternehmen Sie zunächst keine weiteren Eingaben, bevor Sie sich über die Ursache der Fehlversuche im Klaren geworden sind.

Falscheingabe der Transport-PINs:

• Im Transport-PIN-Brief von medisign werden die beiden PINs mit folgender Bezeichnung angegeben: Signatur-Transport-PIN (PIN. QES) und Karten-Transport-PIN (PIN. CH).
• Das Ändern der Transport-PINs in persönliche PINs wird i. d. R. über das Softwaresystem initialisiert; die PIN-Eingabe erfolgt dann direkt über das Kartenlesegerät.
• Achtung: Die Reihenfolge der Transport-PIN-Eingabe variiert systemabhängig. Zur Vorgehensweise kann Ihnen nur Ihr Softwareanbieter Auskunft geben!
• Für die Änderung der beiden Transport-PINs haben Sie jeweils nur 3 Versuche. Nach dreimaliger Falscheingabe der Transport-PINs ist Ihre Karte unwiederbringlich gesperrt.
• Jetzt bleibt nur noch die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren eine Austauschkarte zu beantragen. Mehr erfahren: „PIN-Aktivierung: Falscheingabe führt zu Sperrung des eHBA“ >

Falscheingabe der persönlichen PINs:

• Nachdem Sie Ihre Transport-PINs erfolgreich geändert und damit Ihren eHBA aktiviert haben, können Sie Ihre persönliche Karten-PIN nach dreimaliger Falscheingabe durch die Eingabe eines PUK (Personal Unblocking Key), den Sie ebenfalls im Transport-PIN-Brief finden, neu setzen.
• Die persönliche Signatur-PIN kann durch den PUK entsperrt, jedoch nicht neu gesetzt werden.
• Der PUK kann insgesamt nur zehnmal genutzt werden; die dreimalige Falscheingabe des PUK führt dazu, dass dieser unbrauchbar wird. Dann bleibt nur noch die Möglichkeit, eine Austausch- bzw. Ersatzkarte zu beantragen.

Loggen Sie sich bitte in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.

So gehen Sie vor:

• Wählen Sie bitte den Tab „Karten“.
• Sie sehen eine Übersicht Ihrer medisign Karten. Klicken Sie bei der relevanten Karte auf den grünen Button „Freischalten“.
• Geben Sie in der Dialogbox das bei der Antragstellung selbst gewählte Freischaltkennwort und den Freischaltungscode ein.
• Klicken Sie auf „Karte freischalten“.

Wichtige Hinweise:

• Das Freischaltkennwort hatten Sie im eHBA-Antrag selbst vergeben – mit dem Hinweis, es sich gut zu merken oder zu notieren. Falls Sie es sich nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
• Ihren Freischaltungscode finden Sie in Ihrem Transport-PIN-Brief.
• Bitte warten Sie mit der Freischaltung, bis Sie von uns beide Briefe (also den Brief mit dem eHBA sowie den Transport-PIN-Brief) per Post erhalten haben! Aus Sicherheitsgründen schicken wir diese getrennt und mit zeitlichem Versatz ausschließlich an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift.
• Wir empfehlen Ihnen, Ihren eHBA erst nach erfolgreicher Aktivierung (PIN-Änderung) freizuschalten.

Mehr erfahren: „Anleitung Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung“ >

Um zu erfahren, wie Sie bei Verlust oder Diebstahl Ihres elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) vorgehen, folgen Sie bitte dem Link:

„So sperren Sie Ihre Karte bei Verlust oder Beschädigung“ >

Näheres zur Kartensperrung erfahren Sie in der folgenden Anleitung:

„Kartensperrung von medisign eHBA und SMC-B“ >

Hinweis: Zur Kartensperrung kommt es auch durch die mehrfache Falscheingabe von PINs, etwa bei der Inbetriebnahme des eHBA. Mehr erfahren: „PIN-Aktivierung: Falscheingabe führt zu Sperrung des eHBA“ >