Beim Antragsprozess für den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) unterstützen wir Sie gern: mit unserem Video-Tutorial, einer Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie ausführlichen, berufsgruppenbezogenen Anleitungen inkl. Screenshots, die Sie in unserem Downloadbereich finden.

Video-Tutorial zur eHBA-Beantragung

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Hinweis: Das medisign Antragsportal ist über verschiedene Wege zu erreichen: sowohl über die medisign Homepage als auch über die Links www.ehba.de und www.ehba.de/portal (wie im Video-Tutorial beschrieben).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Antragstellung für elektronische Heilberufsausweise (eHBA) von medisign gliedert sich in sechs wesentliche Schritte, die wir Ihnen im Folgenden näher erläutern.

Bitte wählen Sie je nach Heilberufszugehörigkeit Ihren gewünschten eHBA: eArztausweis, eZahnarztausweis, eApothekerausweis oder ePsychotherapeutenausweis. Sie können den Antragsprozess entweder über die medisign-Homepage oder über unsere eHBA-Website starten: Bitte wählen Sie Ihre Berufsgruppe aus und klicken Sie auf der sich öffenenden Seite den blauen Bestell-Button. Nun wählen Sie über das jeweilige Aufklappmenü Ihre zuständige Kammer aus. Tipp: Erkundigen Sie sich vorab im Online-Portal Ihrer Kammer, ob medisign bereits als eHBA-Anbieter gelistet und Sie somit den eHBA bei uns beantragen können. Hinweis für Nutzer*innen von medisign Vorläuferausweisen (Generation 0):
  • Bestandskundinnen und -kunden können auch innerhalb der Mindestvertragslaufzeit vom eHBA G0 zur neuen Generation 2 wechseln.
  • Technische Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre Praxis einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Einsatz hat, also einen Konnektor mit eHealth-Update (PTV 3).
  • Damit wir Ihren bisherigen eHBA G0 kostenfrei stellen können, teilen Sie uns bitte im Antrag unter Punkt 5 die Kartennummer Ihres bisherigen Ausweises sowie Ihre Kundennummer mit.
  • Der eHBA G2 wird mit der Gebühr gemäß medisign-Preisblatt berechnet.
  • Ihr bisheriger Ausweis wird nach dem Wechsel nicht durch uns gesperrt und darf bis zum Ende seiner technischen Laufzeit weiterhin für bewährte Anwendungen (z. B. die papierlose Laboranforderung) eingesetzt werden.
  • Gemäß gematik-Vorgaben müssen auch Bestandskundinnen/-kunden den kompletten Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Ident-Verfahren durchlaufen.
  • Nähere Informationen zum Wechsel bietet der Beitrag "Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zum eHBA G2" >.

Einige Kammern ermöglichen eine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. Bei anderen Kammern leiten wir Sie zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer. Bitte beachten Sie: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.

Folgen Sie im Kammerportal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus. Je nach Kammer werden Sie von dort direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Um den Online-Antrag zu starten, klicken Sie bitte auf den blauen Button "Bestellung starten".

Für weitere Informationen zum Thema Vorgangsnummer bzw. Vorbefüllung wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Kammer.

Nun öffnet sich der zu befüllende Antrag, der aus insgesamt 6 Abschnitten besteht. Die darin abgefragten Informationen benötigt das medisign Trustcenter zur Produktion Ihres eHBA. Sobald Sie einen Abschnitt vollständig ausgefüllt haben, klicken Sie auf den blauen Button "Weiter", um zum nächsten Abschnitt des Antragsformulars zu wechseln.

Unsere Empfehlung: Legen Sie zunächst ein Kundenkonto an (Registrierung) bzw. loggen Sie sich in Ihr vorhandenes Kundenkonto ein (Anmeldung). Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihren Antrag zwischenspeichern können. Wenn die Antragseingabe unterbrochen wird und einen gewissen Zeitraum überschreitet, kommt es sonst aus Sicherheitsgründen zum Verlust der bereits eingegebenen Daten - und die finale Bestellung ist nicht möglich.

1. Produktauswahl: Bitte wählen Sie die gewünschte Bestellmenge aus.

2. Persönliche Daten: Bitte geben Sie hier alle notwendigen Informationen ein. Falls Sie von Ihrem Kammerportal weitergeleitet wurden, sind einige Felder ggfls. bereits vorausgefüllt. Wichtige Hinweise:
  • Ihre Meldeadresse muss der Adresse auf Ihrem Personalausweis entsprechen.
  • Falls Sie für die Identifizierung Ihren Reisepass nutzen, benötigen Sie eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) oder einen Aufenthaltstitel. Eine Kopie schicken Sie uns bitte mit Ihren Antragsunterlagen zu. (Mehr erfahren: "eHBA-Beantragung: Bitte an Meldebescheinigung denken!" >)
  • Bereits von Ihrer Kammer vorausgefüllte Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

3. Identifikation: Damit medisign den eHBA für Sie ausstellen kann, müssen Sie sich persönlich identifizieren. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Verfahren zur Verfügung, allen voran das POSTIDENT. Bitte tragen Sie die Daten des Ausweisdokuments (vorzugsweise Personalausweis) ein, welches Sie zur Identifikation benutzen werden. Nähere Informationen zu den Identifizierungsverfahren finden Sie bei Schritt 5 ("Identifizierung & Versand der Unterlagen").

4. Karte: In diesem Abschnitt sehen Sie eine Vorschau Ihres Ausweises und werden gebeten, ein aktuelles Foto hochzuladen (alternativ können Sie ein Bild im Papierformat einreichen). Des Weiteren werden wichtige Informationen abgefragt. Unter anderem müssen Sie ein Freischaltkennwort festlegen, das Sie später für die Freischaltung Ihres Ausweises benötigen, sowie ein Sperrkennwort, um den Ausweis bei Verlust oder Diebstahl sperren zu können. Wichtige Hinweise:
  • Bitte merken Sie sich diese beiden Kennwörter gut, da sie weder reproduziert noch zurückgesetzt werden können!
  • Sollten Sie das selbst gewählte Freischaltkennwort vergessen, muss eine neue Karte produziert werden; dadurch entstehen Zusatzkosten.
  • Sie haben im Antrag die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können.
  • Zudem finden Sie als Merkhilfe jeweils das erste und das letzte Zeichen des Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
  • Falls Sie das Sperrkennwort vergessen sollten, können Sie notfalls mit Hilfe der Sperrfrage/-antwort Ihre Karte sperren (falls Sie diese Option im Antrag genutzt haben).
  • Zudem finden Sie als Merkhilfe jeweils das erste und das letzte Zeichen des Sperrkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.

5. Konto & Zahlung: Falls Sie nicht bereits am medisign Kundenportal angemeldet hatten, werden Sie nun zunächst gebeten, dies zu tun, um den Kartenantrag zu finalisieren. Sollten Sie noch kein Kundenkonto bei uns besitzen, registrieren Sie sich bitte jetzt (mit Ihrer Mailadresse als Benutzernamen und einem selbstgewählten Passwort). Nach der Anmeldung bzw. Registrierung wird Ihnen an die angegebene E-Mail-Adresse eine Transaktionsnummer (TAN) geschickt, mit der Sie sich dann am Kundenkonto anmelden können. Wählen Sie nun Ihre gewünschte Zahlungsoption: per Lastschrift oder Rechnung. Bitte geben Sie für das Lastschriftverfahren Ihre IBAN sowie in beiden Fällen eine E-Mail-Adresse an, an die wir Ihre Rechnungen senden dürfen. Bestandskunden geben bitte an, ob sie ihren eHBA der Vorläufergeneration (G0) bis zum Ende seiner technischen Laufzeit (parallel) weiter nutzen möchten. Bei Angabe von Kartennummer des bisherigen Ausweises sowie der Kundennummer wird der alte Vertrag auf "kostenfrei" gestellt. Andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden. Mehr erfahren > Wichtige Hinweise:
  • Sie erhalten bei medisign standardmäßig eine Rechnung per E-Mail. Bitte geben die gewünschte Rechnungsanschrift (Meldeadresse oder eine alternative Rechnungsadresse, z. B. die Ihrer Praxis) an.
  • In Ihrem Kundenkonto können Sie den Fortschritt Ihrer Bestellung jederzeit nachverfolgen. Alternativ ist dies auch über folgenden Link möglich:  www.ehba.de/statusabruf

6. Daten überprüfen & Antrag generieren: Hier finden Sie eine Übersicht Ihrer Angaben. Bitte überprüfen Sie diese auf Richtigkeit. Per Klick auf "Bearbeiten" können Sie ggfls. Korrekturen vornehmen. Fehlerhafte Anträge können leider nicht bearbeitet werden, sondern müssen neu gestellt werden! Dann bestätigen Sie durch Anklicken der jeweiligen Kästchen, dass Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Erläuterungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zum Datenschutz sowie zu Rücknahme und Widerrruf und die Teilnehmerunterrichtung zur Kenntnis genommen haben bzw. akzeptieren. Über den grünen Button "Jetzt verbindlich beantragen" schließen Sie die Online-Bearbeitung Ihres Antragsformulars verbindlich ab.

Nun wird aus dem Antragsformular ein PDF-Dokument generiert, das folgende Unterlagen enthält:

  • Antrag auf Ausstellung eines elektronischen Heilberaufsausweises
  • Auftrag an die medisign GmbH zur Ausstellung von Zertifikaten für den eHBA
  • beim POSTIDENT-Verfahren: einen POSTIDENT-Coupon für die notwendige Identifizierung (nur 2 Wochen gültig!)
  • ein Formular für die Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats
  • Adressblatt für die Einsendung Ihrer Antragsunterlagen
  • Kopien von o. g. Antrag und Auftrag – Nur für Ihre Unterlagen
  • eine Anleitung für die nächsten Schritte ("So geht‘s weiter…")

Bitte drucken Sie diese Unterlagen nun aus, unterzeichnen Sie diese an den vorgegebenen Stellen und kleben Sie ggfls. (falls Sie noch kein digitales Foto im Online-Antrag hochgeladen hatten) ein Passfoto auf die zweite Seite des eHBA-Auftrags.

Hinweis: Machen Sie bitte keine handschriftlichen Änderungen in Ihrem Kartenantrag! Dies würde zur Ablehnung Ihres Antrags führen. Nutzen Sie stattdessen bitte die Funktion "Antrag korrigieren" in Ihrem Kundenkonto und drucken ihn neu aus.

Wir sind gesetzlich verpflichtet, bei allen Antragsteller*innen eine Identitätsfeststellung durchzuführen. Beim POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG identifizieren Sie Post-Mitarbeiter*innen kostenfrei anhand Ihres Ausweisdokuments und übermitteln die Identifizierungsdaten elektronisch ans medisign Trustcenter. Suchen Sie hierzu bitte eine Postfiliale Ihrer Wahl auf. Sie benötigen:
  • den POSTIDENT-Coupon, den Sie mit den Antragsunterlagen ausgedruckt haben
  • das bei der Antragstellung angegebene Ausweisdokument: Personalausweis oder Reisepass
Bitte beachten: Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen. Sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit. Vor Ort in der Postfiliale können Sie die Gelegenheit nutzen, die Antragsunterlagen als normale Postsendung (bitte nicht per Einschreiben!) an medisign zu schicken. Ihren Unterlagen liegt auch ein Adressblatt bei, das Sie für den Versand in einem Fensterumschlag nutzen können. Wenn Sie einen Umschlag ohne Fenster zur Hand haben, tragen Sie bitte folgende Anschrift ein:

medisign Auftragseingang Postfach 11 02 23 44058 Dortmund

Folgendes schicken Sie bitte ein:
  • Ihre ausgedruckten und vollständig unterzeichneten Antragsunterlagen
  • Ihr Lichtbild (falls Sie online noch keines hochgeladen hatten); bitte kleben Sie das Foto auf den Auftrag
  • Falls Sie Ihre Rechnungen bequem per Bankeinzug begleichen möchten: das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat
  • Falls Sie Ihren Reisepass zur Identifizierung verwendet hatten: eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung bzw. Ihres Aufenthaltstitels (zum Nachweis Ihrer Meldeanschrift)
  • Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen schicken Sie bitte nicht mit ein.
Zum Abschluss des Antragsprozesses erfolgt die Prüfung der Antragsunterlagen durch die zuständige Kammer. Diese erteilt dann medisign die Freigabe zur Produktion Ihres eHBA.   Weitere Ident-Verfahren:
  • KammerIdent: Antragsteller*innen werden dabei durch Mitarbeiter*innen ihrer zuständigen Kammer identifiziert. Dies ist allerdings nur in ausgewählten Ärztekammern möglich. Ob dies für Ihre Kammer zutrifft, erfragen Sie bitte dort.
  • VDA-Ident: Durch medisign geschulte und zertifizierte Mitarbeiter*innen in Kliniken oder Klinikverbünden übernehmen die Identitätsfeststellung ihrer Kolleginnen bzw. Kollegen. Diese Vor-Ort-Identifizierung ist nur dann möglich, wenn Ihr Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt.
  Weitere Informationen:
Nach Eingang Ihrer Antragsunterlagen prüfen wir diese. Nun muss Ihre Kammer den eHBA-Antrag noch freigeben, bevor wir Ihren Ausweis produzieren können. Den Bestellfortgang Ihres eHBA können Sie jederzeit online nachverfolgen: Sobald Ihr eHBA produziert ist, schicken wir ihn per Einschreiben Eigenhändig an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Bitte beachten Sie, dass Sie als Antragsteller das Einschreiben persönlich entgegennehmen müssen bzw. bevollmächtigen Sie ggfls. eine andere Person, den eHBA entgegenzunehmen. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie die zugehörigen PINs in einer separaten Sendung. Den so genannten Transport-PIN-Brief schicken wir per Einschreiben Einwurf und mit zeitlichem Versatz ebenfalls an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Um Ihren eHBA in Betrieb zu nehmen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Anleitung PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise

Gemäß Vorgabe ist medisign verpflichtet, jeden eHBA-Antrag sorgfältig gemäß festgelegter Regeln zu prüfen. Leider kommt es immer wieder vor, dass Anträge aufgrund von fehlenden oder nicht übereinstimmenden Angaben abgelehnt werden müssen. Die häufigsten Fehlerquellen und Tipps zur Vermeidung finden Sie hier:

"So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden"

Der Wechsel vom Vorläuferausweis (G0) zum eHBA der 2. Generation (G2) wird in o.g. Anleitung ebenfalls erklärt. Weitere Informationen finden Sie zudem im Beitrag:

"Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zum eHBA G2"

Weiterführende Informationen

Downloads zu den Heilberufsausweisen (eHBA)

Link zum medisign Downloadcenter

Häufige Fragen (FAQ) zum eHBA

Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zu den medisign eHBA.