eHBA: So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden
03.05.2021
Immer wieder kommt es vor, dass Anträge für den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) aufgrund mangelnder oder fehlerhafter Angaben abgelehnt werden müssen. Dies führt sowohl bei den Antragstellern als auch bei den Kartenanbietern zu erhöhten Aufwänden und einer Verlängerung der Lieferzeit. Wir haben die häufigsten Gründe für eine Ablehnung zusammengestellt - sowie Tipps, wie sich diese vermeiden lässt.
Der Antragsprozess für einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) ist komplex: Ist die Online-Bearbeitung des Antragsformulars erfolgreich abgeschlossen und der Ausweis verbindlich bestellt, müssen die Unterlagen noch ausgedruckt, unterzeichnet und versendet werden. Zudem ist eine Identifizierung in einer Postfiliale erforderlich. Bei den verschiedenen Schritten kann es zu Unstimmigkeiten oder Fehlern kommen, die zu einer Ablehnung des Antrags führen und den Antragsprozess verzögern. Für Antragsteller bedeutet eine Ablehnung, dass ein neuer Antrag erforderlich ist. Um dies zu vermeiden, bittet medisign darum, die folgenden Punkte zu beachten.
Zum Hintergrund: Als Vertrauensdiensteanbieter ist medisign gemäß Vorgabe verpflichtet, vor Ausstellung des eHBA jeden Antrag nach festgelegten Regeln sorgfältig zu prüfen. Denn der Ausweis verfügt über die Funktion einer qualifizierten Signatur, d. h. sein Träger kann damit elektronische Signaturen erzeugen, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind.
POSTIDENT: Bitte an 2-Wochen-Frist denken
Gehen innerhalb von 14 Tagen nach der Online-Antragstellung im medisign Portal keine Identifizierungsdaten bei medisign ein, führt dies zu einer Ablehnung des eHBA-Antrags. Denn der POSTIDENT-Coupon, den Sie ja mit Ihren Antragsunterlagen ausdrucken, verliert den Regelungen der Deutschen Post zufolge nach diesem Zeitraum seine Gültigkeit. Bitte denken Sie daher daran, die für den eHBA notwendige Identifizierung zügig vornehmen zu lassen. Ohne vorherige Identifizierung können wir den eHBA nicht für Sie produzieren.
Unser Tipp: Nutzen Sie bei der Identifizierung vor Ort in der Postfiliale doch gleich die Gelegenheit, die unterzeichneten Antragsunterlagen als normale Postsendung (bitte nicht per Einschreiben!) an medisign zu schicken. Den PostIdent-Coupon senden Sie natürlich nicht mit ein - ebensowenig wie die Antragskopien, die für Ihre Unterlagen bestimmt sind.
Mehr erfahren in unseren FAQ:
Unterschriften fehlen oder unterscheiden sich
Die ausgedruckten Antragsunterlagen, die Antragsteller per Post an medisign schicken, sind häufig nicht vollständig unterschrieben. Ebenso kommt es immer wieder vor, dass sich die Unterschriften im Antrag von derjenigen auf dem Ausweisdokument oder Ident-Formular (i. d. R. POSTIDENT) unterscheiden. Eine Unterschrift im Ausweis, aber nur ein Kürzel oder eine Paraphe im Antrag - dies würde zum Beispiel zur Ablehnung des eHBA-Antrags führen.
Bitte prüfen Sie daher, ob Sie alle erforderlichen Stellen in den Antragsunterlagen rechtsverbindlich unterzeichnet sowie mit Datumsangabe versehen haben und stellen Sie sicher, dass die Unterschriften in den Antragsunterlagen mit derjenigen auf Ihrem Ausweisdokument und dem Ident-Formular übereinstimmen.
Namen oder Adressdaten stimmen nicht überein
Es kommt auch dann zu einer Ablehnung, wenn der Antragsteller in den Antragsunterlagen eine andere Schreibweise seines Namens nutzt als in seinem Ausweisdokument angegeben. Gleiches gilt für die Anschrift: Gerade im Zusammenhang mit einem Umzug ist dies zu bedenken.
Bitte geben Sie in den Antragsunterlagen daher Nachname, Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort und Meldeanschrift unbedingt so an, wie sie im Ausweisdokument eingetragen sind.
Stellen Sie bitte auch sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse in den Antragsunterlagen mit den Angaben auf dem Ident-Formular übereinstimmen: ggfls. in der Postfilale die elektronisch erfassten Ident-Daten noch einmal vorlesen lassen.
Fehlerhafte Vorbefüllung
Je nach Kammer starten Sie Ihren Antrag nicht direkt im medisign Portal, sondern werden zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer weitergeleitet, damit Ihr Antrag dort zunächst mit Ihren Stammdaten vorbefüllt werden kann. Ist dies bei Ihnen der Fall, prüfen Sie bitte die von Ihrer Kammer gelieferten Stammdaten. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, melden Sie sich bitte bei Ihrer Kammer.
Hinweis: Wenn Sie Ihren Antrag im medisign Portal finalisieren, sind von der Kammer vorausgefüllte Felder gemäß Vorgabe leider nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Sie müssten sich also bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.
Keine handschriftlichen Änderungen
Machen Sie bitte keine handschriftlichen Änderungen in Ihrem Antrag, indem Sie zum Beispiel Ihre Kontoverbindung mit dem Kugelschreiber nachträglich eintragen. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie stattdessen bitte die Funktion „Antrag korrigieren“ in Ihrem Kundenkonto und drucken Sie den Antrag anschließend neu aus.
Hinweis: Ihr Kundenkonto erreichen Sie über den folgenden Link - unter Angabe Ihrer Logindaten (Ihre bei der Registrierung genutzt E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort):
Zum eHBA Kundenportal >
An Meldescheinigung oder Aufenthaltstitel denken
Wenn Sie bei der eHBA-Beantragung anstelle des Personalausweises (der ja bereits die Meldeanschrift beinhaltet) einen Reisepass für die notwendige Identifizierung nutzen, benötigen wir:
- bei EU-Bürger/innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
- bei anderen Nicht-EU-Bürger/innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
- bei Bürgern aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
Bitte denken Sie daran, diese Bescheinigung als Kopie zusammen mit Ihren Antragsunterlagen bei uns einzureichen.
Mehr erfahren: Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel? >
Geeignetes Foto wählen
Bitte denken Sie daran, dass wir ein aktuelles Foto von Ihnen benötigen. Sie können entweder ein digitales Foto während der Antragstellung hochladen oder ein Passfoto in Papierformat mit Ihren Antragsunterlagen einsenden.
Stellen Sie bitte sicher, dass die Bildqualität für den Druck ausreichend ist. Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Vorgaben für das Lichtbild >.
Presse-Ansprechpartnerin:
Katja Chalupka
Redaktion & Öffentlichkeitsarbeit
Hüngert 15
41564 Kaarst
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