Zum Hintergrund: Im Rahmen der eHBA-Beantragung ist medisign gesetzlich verpflichtet, bei allen Antragsteller:innen eine Identitätsfeststellung durchzuführen. Als verlässliches Verfahren hat sich dabei das POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post AG herauskristallisiert. Dazu weisen sich die Antragsteller:innen unter Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments bei einer Filiale ihrer Wahl aus.

Mit dem Vertrauensdienste-Ident-Verfahren, kurz VDA-Ident, gibt es nun eine weitere Methode der Identifizierung. Dabei übernehmen Mitarbeitende in Kliniken oder Klinikverbünden, zum Beispiel aus der Verwaltung, die Identitätsfeststellung ihrer (beleg-)ärztlichen Kolleg:innen und ersparen ihnen somit den Weg zur Postfiliale. Das VDA-Ident kommt somit einer Vor-Ort-Identifizierung gleich.

Die Vor-Ort-Identifizierer:innen werden durch medisign für diese Aufgabe geschult und zertifiziert. Lohnenswert ist dieses hausinterne Identifizierungsverfahren dort, wo viele Mitarbeitende und ggfls. auch Beleg:ärztinnen einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) benötigen - also insbesondere in Kliniken und Klinikverbünden. Denn VDA-Ident vereinfacht und beschleunigt nicht nur den eHBA-Antragsprozess, sondern entlastet auch die Antragsteller:innen.

Das Ident-Formular, das Identifizierer:in und Antragsteller:in vor Ort gemeinsam ausfüllen, wird ohne Umwege gemeinsam mit den Antragsunterlagen per Post an medisign versendet. Eine Siegelprüfung seitens medisign sorgt für eine zusätzliche Prozess-Absicherung.

• Das neue VDA-Ident-Verfahren richtet sich in erster Linie an Antragsteller:innen aus dem Kliniksektor.
• VDA-Ident ist nur für die Beantragung von medisign eHBA möglich und wenn Ihr Arbeitgeber an diesem Verfahren teilnimmt. Bitte erkundigen Sie sich vorab bei Ihrer Verwaltung und holen Sie die Genehmigung Ihres Arbeitgebers ein.
• Falls Sie für die Identifizierung einen Reisepass verwenden, bringen Sie bitte eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) bzw. einen Aufenthaltstitel mit zur Identifizierung.
• Bitte legen Sie eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung bzw. Ihres Aufenthaltstitel den einzusendenden Antragsunterlagen bei.
• Mehr erfahren: Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel? >

• medisign Flyer: "Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA): Eintrittskarte in die vernetzte Medizin - Vorteile für Kliniken" (PDF, 332 KB)
• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• medisign Antragsportal
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Bildquelle: janjf93 auf Pixabay

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Die Ausstellung des eHBA erfordert einen Nachweis der Meldeanschrift. Ausschließlich dorthin wird der Ausweis ja per Einschreiben versendet. Während auf einem deutschen Personalausweis die Meldeanschrift auf der Rückseite steht, ist dies beim Reisepass nicht der Fall.

Wenn Antragsteller*innen ihren Reisepass als Ausweisdokument nutzen, müssen sie daher – zusammen mit ihren Antragsunterlagen – eine der folgenden Bescheinigungen als Kopie bei uns einreichen:

• bei EU-Bürger/innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
• bei anderen Nicht-EU-Bürger/innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
• bei Bürgern aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)

Ein weiterer Fall, der bei der Antragsbearbeitung und -prüfung immer wieder auftaucht: Die Unterschriften im eHBA-Antrag und auf dem Ausweisdokument oder Ident-Formular unterscheiden sich. Es reicht nicht aus, die Antragsunterlagen mit einem Kürzel oder einer Paraphe zu versehen. Die Unterschrift muss mit derjenigen im Ausweisdokument und im Ident-Formular übereinstimmen.

Anders als beim Nachweis der Meldeanschrift ist es hier nicht möglich, Dokumente nachzureichen. Unterschiedliche Unterschriften führen zur Ablehnung des eHBA-Antrags. Antragsteller*innen müssen dann einen neuen Antrag stellen, was wiederum für Aufwand, Zeitverlust und Unmut sorgt.

Zum Hintergrund: Als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ist medisign gemäß Vorgabe dazu verpflichtet, vor Ausstellung des eHBA jeden Antrag nach festgelegten Regeln sorgfältig zu prüfen. Denn der Ausweis verfügt über die Funktion einer qualifizierten Signatur, d. h. sein Träger bzw. seine Trägerin kann damit elektronische Signaturen erzeugen, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind. Insofern müssen im Antragsprozess die Identitäten der Antragsteller*innen zweifelsfrei sichergestellt werden.

• Weitere Tipps zur eHBA-Antragstellung: "So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden"
• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

Gender-Hinweis für unsere Leser*innen >

Gehen innerhalb von 14 Tagen nach der Online-Antragstellung im medisign Portal keine Identifizierungsdaten bei medisign ein, führt dies zu einer Ablehnung des eHBA-Antrags. Denn der POSTIDENT-Coupon, den Sie ja mit Ihren Antragsunterlagen ausdrucken, verliert den Regelungen der Deutschen Post zufolge nach diesem Zeitraum seine Gültigkeit. Bitte denken Sie daher daran, die für den eHBA notwendige Identifizierung zügig vornehmen zu lassen. Ohne vorherige Identifizierung können wir den eHBA nicht für Sie produzieren.

Unser Tipp: Nutzen Sie bei der Identifizierung vor Ort in der Postfiliale doch gleich die Gelegenheit, die unterzeichneten Antragsunterlagen als normale Postsendung (bitte nicht per Einschreiben!) an medisign zu schicken. Den PostIdent-Coupon senden Sie natürlich nicht mit ein - ebensowenig wie die Antragskopien, die für Ihre Unterlagen bestimmt sind.

Mehr erfahren in unseren FAQ:

• Wie kann ich mich identifizieren lassen und warum ist das nötig? >
• Was mache ich, wenn ich die Frist für das POSTIDENT-Verfahren verpasst habe? >

Die ausgedruckten Antragsunterlagen, die Antragsteller per Post an medisign schicken, sind häufig nicht vollständig unterschrieben. Ebenso kommt es immer wieder vor, dass sich die Unterschriften im Antrag von derjenigen auf dem Ausweisdokument oder Ident-Formular (i. d. R. POSTIDENT) unterscheiden. Eine Unterschrift im Ausweis, aber nur ein Kürzel oder eine Paraphe im Antrag - dies würde zum Beispiel zur Ablehnung des eHBA-Antrags führen.

Bitte prüfen Sie daher, ob Sie alle erforderlichen Stellen in den Antragsunterlagen rechtsverbindlich unterzeichnet sowie mit Datumsangabe versehen haben und stellen Sie sicher, dass die Unterschriften in den Antragsunterlagen mit derjenigen auf Ihrem Ausweisdokument und dem Ident-Formular übereinstimmen.

Es kommt auch dann zu einer Ablehnung, wenn der Antragsteller in den Antragsunterlagen eine andere Schreibweise seines Namens nutzt als in seinem Ausweisdokument angegeben. Gleiches gilt für die Anschrift: Gerade im Zusammenhang mit einem Umzug ist dies zu bedenken.

Bitte geben Sie in den Antragsunterlagen daher Nachname, Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort und Meldeanschrift unbedingt so an, wie sie im Ausweisdokument eingetragen sind.

Stellen Sie bitte auch sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse in den Antragsunterlagen mit den Angaben auf dem Ident-Formular übereinstimmen: ggfls. in der Postfilale die elektronisch erfassten Ident-Daten noch einmal vorlesen lassen.

Je nach Kammer starten Sie Ihren Antrag nicht direkt im medisign Portal, sondern werden zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer weitergeleitet, damit Ihr Antrag dort zunächst mit Ihren Stammdaten vorbefüllt werden kann. Ist dies bei Ihnen der Fall, prüfen Sie bitte die von Ihrer Kammer gelieferten Stammdaten. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, melden Sie sich bitte bei Ihrer Kammer.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Antrag im medisign Portal finalisieren, sind von der Kammer vorausgefüllte Felder gemäß Vorgabe leider nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Sie müssten sich also bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Machen Sie bitte keine handschriftlichen Änderungen in Ihrem Antrag, indem Sie zum Beispiel Ihre Kontoverbindung mit dem Kugelschreiber nachträglich eintragen. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie stattdessen bitte die Funktion „Antrag korrigieren“ in Ihrem Kundenkonto und drucken Sie den Antrag anschließend neu aus.

Hinweis: Ihr Kundenkonto erreichen Sie über den folgenden Link - unter Angabe Ihrer Logindaten (Ihre bei der Registrierung genutzt E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort):
Zum eHBA Kundenportal >

Wenn Sie bei der eHBA-Beantragung anstelle des Personalausweises (der ja bereits die Meldeanschrift beinhaltet) einen Reisepass für die notwendige Identifizierung nutzen, benötigen wir:

• bei EU-Bürger/innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
• bei anderen Nicht-EU-Bürger/innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
• bei Bürgern aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)

Bitte denken Sie daran, diese Bescheinigung als Kopie zusammen mit Ihren Antragsunterlagen bei uns einzureichen.

Mehr erfahren: Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel? >

Bitte denken Sie daran, dass wir ein aktuelles Foto von Ihnen benötigen. Sie können entweder ein digitales Foto während der Antragstellung hochladen oder ein Passfoto in Papierformat mit Ihren Antragsunterlagen einsenden.

Stellen Sie bitte sicher, dass die Bildqualität für den Druck ausreichend ist. Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Vorgaben für das Lichtbild >.

• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >

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"Komponenten zur Authentifizierung von Leistungserbringerinstitutionen dürfen nur an Leistungserbringerinstitutionen ausgegeben werden, denen ein Leistungserbringer, der Inhaber eines elektronischen Heilberufs- oder Berufsausweises ist, zugeordnet werden kann", so § 340 Abs. 5 SGB V im Wortlaut. Das BMG erklärt die neue Regelung damit, dass die Komponente zur Authentifizierung der Leistungserbringerinstitution an den elektronischen Heilberufs- bzw. Berufsausweis gekoppelt sei. Daher könnten nur solche Institutionen eine Institutionenkarte erhalten, denen ein Leistungserbringer zugeordnet werden kann, der einen elektronischen Heilberufs- oder Berufsausweis habe. Dieser Leistungserbringer habe dafür zu sorgen, dass nur Berechtigte auf die Institutionenkarte zugreifen.

Bei einer Sperrung des Heilberufsausweises habe die sperrende Stelle diejenige Stelle zu unterrichten, die die Institutionenkarte ausgibt. Diese müsse dann auch die Institutionenkarte sperren. Während bei den Praxen also die jeweiligen zuständigen Kammern die Kassen(zahn)ärztlichen Vereinigungen informieren müssten, sind im Fall der Apotheken die Apothekerkammern sowohl für die eHBA als auch für die SMC-B zuständig.

Die KBV hatte nach eigenen Angaben im Oktober des vergangenen Jahres eine Übergangsfrist erwirkt, nach Vertragsärzte und -psychotherapeuten die SMC-B auch ohne eHBA beantragen konnten. Diese endet zum 1. April 2021. Nach Vorgabe der KBV müssen SMC-B-Antragsteller daher im medisign Antragsportal unter dem Punkt "Sicherheit" nun bei folgender Selbstauskunft ein Häkchen setzen: "Hiermit bestätige ich, dass der im Antrag aufgeführten Leistungserbringerinstitution ein Leistungserbringer zugeordnet werden kann, der Inhaber eines elektronischen Heilberufsausweises ist oder diesen bereits beantragt hat."

Für Psychotherapeuten ergibt sich die Problematik, dass Stand heute noch gar keine elektronischen Heilberufsberufsausweise (eHBA) für diese Berufsgruppe zur Verfügung stehen. So berichtet zum Beispiel die Psychotherapeutenkammer NRW, dass aktuell der elektronische Psychotherapeutenausweis noch nicht bei einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) bestellt werden könne und dass Verhandlungen mit den potenziellen VDA derzeit noch liefen.

Einer dieser VDA wird künftig medisign sein. Derzeit arbeitet der Signaturkarten-Anbieter mit Hochdruck daran, eHBA für Psychotherapeuten (auch elektronischer Psychotherapeutenausweis genannt) möglichst bald ausgeben zu können. Für die anderen Berufsgruppen (Ärzte, Zahnärzte und Apotheker) stehen die Ausweise bereits flächendeckend zur Verfügung.

Bis Ende Juni gilt daher eine Übergangsregelung der KBV, wonach auch Psychotherapeuten ohne eHBA eine SMC-B beantragen und dabei das oben genannte Häkchen im Antragsportal setzen dürfen. Die Anträge werden während dieser Frist von den Kassenärztlichen Vereinigungen dennoch bearbeitet und nicht aus diesem Grund abgelehnt.

Für Apotheken wird es bei der SMC-B-Bestellung absehbar wohl ähnliche Vorgaben geben. Nach einem Bericht in der Deutschen Apotheker Zeitung hatten verschiedenen Apothekerkammern deshalb ihren Mitgliedern bereits im September 2020 empfohlen, möglichst noch im selben Monat eine SMC-B für ihre Apotheken und alle Filialen zu beantragen.

Wer bis zum Inkrafttreten des PDSG noch keine SMC-B habe, so die Apothekerkammer Berlin, komme in eine "Warteschleife". Denn dann müsse man zuerst einen HBA haben, bevor die SMC-B beantragt werden könne. Damit würde sich der gesamte Prozess der TI-Anbindung verzögern.

Auch für Zahnärzte dürfte künftig gelten: Beantragung einer SMC-B nur noch mit gültigem eHBA. In einem Interview mit Quintessence Publishing Deutschland im September 2020 sagte Dr. Karl-Georg Pochhammer, stellvertretender Vorstandsvorsitzender der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV): "Ich möchte in diesem Zusammenhang auch noch einmal besonders auf die im [...] PDSG enthaltene Regelung hinweisen: So darf eine KZV eine SMC-B, den elektronischen Praxisausweis, nur noch dann ausgeben, wenn in der Praxis mindestens ein HBA vorhanden ist. Wenn nicht, darf keine SMC-B ausgegeben und bereits vorhandene SMC-B müssen gesperrt werden."

Eine Praxis dürfe nicht einmal mehr die Online-Prüfung der eGK durchführen, wenn kein HBA vorhanden sei. "Es ist also sehr wichtig, dass sich insbesondere die Zahnärztekammern, die teils jetzt erst mit der Ausgabe der HBA beginnen, klarmachen, was es für Konsequenzen hat, bis Ende des Jahres eine Flächendeckung mit HBAs zu gewährleisten", so Dr. Plochinger weiter.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign: Infos & Beantragung
• medisign eHBA-Antragsportal
• Elektronische Praxis- und Institutionsausweise von medisign: Infos & Beantragung
• medisign SMC-B-Antragsportal
• Bundesministerium für Gesundheit (BMG): Patientendaten-Schutz-Gesetz
• KBV: "eAU: KBV drängt auf neuen Starttermin (inkl. Kapitel: SMC-B-Karten übergangsweise auch ohne eHBA erhältlich)" - Artikel nicht mehr online abrufbar (Anm. d. R. 1/23)
• KBV: "Praxisausweis ohne eHBA: Übergangsfrist bis 31. Mai verlängert" - Artikel nicht mehr online abrufbar (Anm. d. R. 12/23)
• Deutsche Apotheker Zeitung: "Neue formale Hürde durch PDSG - Kammern raten: SMC-B noch im September beantragen"
• Quintessence Publishing Deutschland: Interview mit Dr. Karl-Georg Pochhammer (KZBV)

* Update des Beitrags im Juni 2021; Anm. d. R.: Der ePsychotherapeutenausweis (ePtA) ist inzwischen bei medisign erhältlich.

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Um den eHBA-Kunden in dieser Situation dennoch weiterzuhelfen, bietet medisign in Zusammenarbeit mit seinem Partnerunternehmen und technischen Dienstleister Deutsches Gesundheitsnetz (DGN) nun eine alternative Methode für die Aktivierung an: Mit dem DGN PINtool lassen sich die Transport-PINs des eHBA G2 ebenfalls in persönliche PINs umwandeln - allerdings außerhalb der TI. Dazu benötigen Praxen einen Kartenleser, der per USB direkt am Rechner angeschlossen ist. Mit den Kartenterminals für die TI lässt sich das DGN PINtool nicht nutzen.

Einige Praxen besitzen vielleicht noch ein Kartenlesegerät aus Vor-TI-Zeiten, etwa CHERRY ST-2000 oder ReinerSCT cyberJack one. Eine Liste der kompatiblen Kartenleser finden Interessenten in der u. g. Anleitung. Auf den Geräten sollte jeweils der aktuellste Treiber installiert sein.

Das vom DGN entwickelte Werkzeug steht medisign Kunden online kostenlos unter der Adresse www.dgn.de/pintool zur Verfügung. Es lässt sich sowohl unter Windows als auch unter Mac OS nutzen.

In der folgenden Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie die beiden Transport-PINs des eHBA mit dem DGN PINtool geändert werden. Die Screenshots basieren auf der Aktivierung unter Windows; unter MAC OS ist der Ablauf jedoch identisch.

Anleitung: "eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool" >

Der elektronische Heilberufsausweis verfügt - ebenso wie andere Signaturkarten - über zwei PINs: eine für die qualifizierte Signatur (Signatur-PIN) und die andere für die übrigen Kartenfunktionalitäten, etwa Authentifizierung und Verschlüsselung (Karten-PIN). Produktionsseitig ist jeder Ausweis mit zwei Transport-PINs versehen, die dem Karteninhaber im so genannten Transport PIN-Brief mitgeteilt werden. Diese Transport-PINs müssen vor dem ersten Einsatz durch selbstgewählte PINs ersetzt werden, damit der Ausweis in Betrieb genommen werden kann.

In einem weiteren Schritt muss der Karteninhaber seinen eHBA noch freischalten, d. h. medisign als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) den Empfang des Ausweises bestätigen. Dazu gibt der Karteninhaber im medisign Kunden- und Antragsportal zum einen das Freischaltkennwort ein, das er im eHBA-Antrag selbst vergeben hatte, sowie den Freischaltungscode, der ebenfalls im Transport-PIN-Brief zu finden ist.

• Anleitung: "eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool"
• Anleitung: "Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung via Primärsystem/Konnektor"
• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• eHBA-Kundenportal

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