medisign Kundencenter: Hinweise zur Erreichbarkeit
28.06.2021
Die in wenigen Tagen endende Bestellfrist für den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) führt aktuell zu einer Vielzahl an telefonischen und schriftlichen Anfragen an das medisign Kundencenter. Dadurch kommt es leider zu Wartezeiten. Wir bitten unsere Kunden und Interessenten, auch vom umfangreichen Informationsangebot auf unser Website Gebrauch zu machen und das medisign Kundenportal für Auskünfte zu nutzen.
Vom komplexen Antragsprozess über den Bestellfortgang bis hin zur Inbetriebnahme - vor allem die Beantragung des elektronischen Heilberufsausweises bringt viele Fragen und manchmal leider auch technische Probleme mit sich. Das medisign Kundencenter arbeitet mit Hochdruck an der Bearbeitung der verschiedenen, teils sehr zeitintensiven Anliegen. Obwohl in den vergangenen Monaten sowohl in der Kartenproduktion als auch im Kundenservice die Kapazitäten deutlich ausgebaut wurden, kommt es aktuell angesichts des sehr hohen Bestellaufkommens zu Wartezeiten. Wir bitten um Ihr Verständnis!
Bei einer Vielzahl an Anliegen ließe sich eine Anfrage beim Kundencenter vermeiden, da diese Informationen im Supportbereich der Website abrufbar oder im medisign Kundenportal einsehbar sind - rund um die Uhr und ohne Wartezeit. Dies würde auch zu einer enormen Entlastung der Kundenservice-Mitarbeiter führen, die sich dann voll und ganz dem technischen Support rund um eHBA und SMC-B widmen können.
Lieferzeit des eHBA
Ein Großteil der Anfragen, die das medisign Kundencenter erreichen, bezieht sich auf die Lieferzeit des eHBA. Diese variiert in Abhängigkeit vom jeweiligen Bestellaufkommen, von der Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen sowie der Bearbeitungszeit der zuständigen Körperschaft für die notwendigen Freigabeprozesse.
Welche Lieferzeit aktuell gilt, erfahren Sie in unseren FAQ: "Wann kann ich mit dem Erhalt meines eHBA rechnen?"
Wichtiger Hinweis zur ePA-Pflicht ab 1. Juli 2021
Um eine drohende Honorarkürzung zu vermeiden, muss der eHBA, der ja zur erforderlichen technischen Ausstattung für die elektronische Patientenakte (ePA) zählt, bis spätestens 30. Juni beantragt werden. Der Ausweis selbst muss zum 1. Juli also noch nicht vorliegen. Nach unserem Kenntnisstand reicht die eHBA-Bestellbestätigung, die medisign per Mail an die Antragsteller*innen versendet, als Nachweis aus.
Wenn in einer Kammer keine Direktbestellung des eHBA im medisign Antragsportal vorgesehen ist, dient mitunter bereits der Antrag auf Vorbefüllung als Nachweis. Bitte erkundigen Sie sich hierzu direkt bei Ihrer Kammer oder zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung.
eHBA-Bestellstatus online abrufen
Bei sehr vielen telefonischen Anfragen geht es zudem um den Bestellfortgang: Den Antragsstatus ihres eHBA können Antragsteller*innen über folgenden Link jetzt direkt abrufen und online nachverfolgen:
Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt:
Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:
1. Antrag in Bearbeitung (bitte ausdrucken):
- Ihr Antrag ist noch nicht abgeschlossen.
- Bitte vervollständigen Sie den Antrag. Achten Sie auf eventuelle Fehlermeldungen und Hinweise.
- Wenn Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, betätigen Sie bitte auf der letzten Antragsseite den Button "Jetzt verbindlich beantragen".
- Drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben Sie diesen an den gekennzeichneten Stellen.
- Senden Sie uns die Unterlagen per Post zu. Nutzen Sie das Adressblatt, das den ausgedruckten Unterlagen beiliegt. Beachten Sie bitte die Hinweise auf der Seite "Bitte beachten! So geht´s weiter:"
2. Bearbeitung beendet
- Sie haben die Bearbeitung Ihres Kartenantrags bei medisign abgeschlossen.
- Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg zu uns befinden.
- medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und - sofern erforderlich - Ihre Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
- Sollte 21 Tage nach der Beendigung des Antragsbearbeitung die unterschriebene Ausfertigung Ihres Antrags bei medisign noch nicht eingegangen sein, werden Sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag ggf. erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.
3. Eingang Antragsunterlagen
- medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
- Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.
4. Zur Freigabe
- Ihr Antrag wurde durch medisign geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.
5. Freigegeben
- Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung an die Produktion übergeben.
- Über die Fertigstellung und den Versand ihrer Karte werden sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail Eingangspostfach und auch Ihren Spam Ordner.
- Hinweis: Sobald ihre Karte produziert wurde, kann deren Status im Reiter Karten verfolgt werden.
Auf E-Mail-Benachrichtigungen achten
Kann ein eHBA-Antrag nicht weiter bearbeitet werden, zum Beispiel weil die Kopie der erforderlichen Meldebescheinigung fehlt oder die Qualität des verwendeten Lichtbilds nicht ausreicht, erhalten die Antragsteller*innen von medisign eine Benachrichtung der E-Mail (s. auch Punkt 3 oben). Sie werden gebeten, die entsprechenden Dokumente auf dem Postweg nachzureichen.
Muss medisign einen eHBA-Antrag aufgrund von Unstimmigkeiten ablehnen, etwa weil sich die Unterschriften im Antrag und/oder Ident-Formular von derjenigen auf dem Ausweisdokument unterscheiden, werden die Antragsteller*innen ebenfalls per Mail informiert - verbunden mit der Bitte, einen neuen Antrag zu stellen.
Wichtig ist daher, regelmäßig das E-Mail-Eingangspostfach und auch den SPAM-Ordner zu überprüfen.
Kundenportal nutzen
Zudem bitten wir unsere Kunden, für verschiedene Anliegen das medisign Kundenportal zu nutzen. Auch hier lässt sich z. B. der Bestellfortgang des eHBA nachverfolgen.
Nach dem Login (die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ist es im Kundenportal rund um die Uhr und ohne Wartezeiten z. B. möglich, Stammdaten zu pflegen oder eine SMC-B-Folgekarte zu bestellen:
- eHBA-Kunden: www.ehba.de/portal (ab Generation 2)
- SMC-B-Kunden: www.smc-b.de/portal
Inbetriebnahme des eHBA
Immer wieder berichten uns Kunden über Schwierigkeiten bei der Inbetriebnahme ihres eHBA G2. Zum einen muss der Konnektor über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen, zum anderen wird die PIN-Änderung über das Primärsystem vorgenommen. Dies betreut der jeweilige Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter; er stellt individuell eine Software dafür zur Verfügung. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten, so dass sich eHBA-Kunden bei Rückfragen zur Aktivierung des Ausweises in ihrem Primärsystem daher direkt an den Softwareanbieter wenden müssen.
Um den eHBA-Kunden in dieser Situation dennoch weiterzuhelfen, bietet medisign in Zusammenarbeit mit seinem Partnerunternehmen und technischen Dienstleister Deutsches Gesundheitsnetz (DGN) nun mit dem DGN PINtool eine alternative Methode an.
Bitte beachten Sie hierzu unsere Inbetriebnahme-Anleitungen:
Fragen zur Rechnung
Sie erhalten bei uns Ihre Rechnungen standardmäßig per E-Mail.
Zudem können Sie über den folgenden Link Ihre Rechnungen jederzeit einsehen und die Bankverbindung/Zahlart verwalten:
Wichtige Hinweise:
- Wenn Sie eine medisign SMC-B oder einen eHBA (G2) besitzen, können Sie Ihre vorhandenen Zugangsdaten aus den eHBA- bzw. SMC-B-Kundenportalen zum Login nutzen.
- Wenn Sie einen eHBA G0 (Vorläuferausweis) besitzen, können Sie über die „Passwort vergessen“-Funktion ein Passwort an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse senden lassen.
Umfangreiches Informationsangebot
Bei vielen weiteren Themen rund um den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) und den Praxis- bzw. Institutionsausweis (SMC-B) hilft unser breites Informationsangebot unter www.medisign.de/support/ weiter.
Dort sind u. a. Antworten auf häufig gestellte Kundenfragen sowie ausführliche Anleitungen für die Antragstellung und Inbetriebnahme zu finden.
Hilfe sowie wichtige Hinweise und Tipps bei der eHBA-Beantragung sind hier erhältlich:
Kontaktaufnahme mit dem Kundencenter
Sind Sie weder auf unserer Website noch im Kundenportal fündig geworden, wenden Sie sich bitte an unser Kundencenter.
Dort stehen drei verschiedene Kontaktoptionen zur Wahl:
- für medisign Kunden
- für Interessenten
- für die Sperrung für medisign Karten
Durch Klick auf "Weiter" bei der zutreffenden Option gelangen Sie zu einer Themenauswahl. Bitte wählen Sie per Klick auf das +-Zeichen das passende Thema und füllen Sie das zugehörige Kontaktformular aus - damit wir Ihr Anliegen dem richtigen Ansprechpartner zuordnen können.
Die Support-Mitarbeiter werden sich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern und Kontakt zu Ihnen aufnehmen.
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Update des Beitrags am 4.8.21
Kontakt Kundencenter:
Bitte nutzen Sie für die Kontaktaufnahme unser Kundencenter.
Bitte beachten Sie auch das Informationsangebot in unserem
Support-Bereich.