"Zahnarztpraxen haben seit Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) und den bereits in der Versorgung befindlichen Anwendungen lange auf einen spürbaren Mehrwert der Digitalisierung warten müssen", heißt es auf der Homepage der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV). Das ändert sich nun mit dem Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren, kurz EBZ, einem digitalen Leuchtturmprojekt speziell für die zahnärztliche Versorgung. Ausgedruckte Heil- und Kostenpläne gehören damit der Vergangenheit an.

Bei der Anwendung wurde laut KZBV großen Wert darauf gelegt, nicht allein Papierformulare zu digitalisieren, sondern den kompletten Antrags- und Genehmigungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen. Zu den Vorteilen, von denen sowohl die Zahnärzteschaft als auch die Patient:innen profitieren, zählen u. a. der Wegfall von Postweg oder Botengängen zu Krankenkassen-Geschäftsstellen, die Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung, eine optimierte Terminplanung und ein schnellerer Beginn der zahnärztlichen Behandlung.

• KZBV: Informationen zum Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzt:innen (EBZ)
• KZBV: Informationen zum TI-Fachdienst "Kommunikation im Medizinwesen" (KIM)
• Haufe: "Digitale Anträge zur zahnärztlichen Behandlung"
• Elektronische Heilberufsausweise für Zahnärzt:innen von medisign

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Von der verpflichtenden elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) über das eRezept bis zur ePatientenakte - viele Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) erfordern einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, zum eHBA der Generation 2.1 zu wechseln. Im Gegensatz zu ihren Vorläufern unterstützen die neuen Ausweise in Verbindung mit einem E-Health-Konnektor die zeitsparende Stapelsignatur.

Mit einem PTV4+Konnektor ist darüber hinaus die bequeme Komfortsignatur möglich: Mit einer einzigen PIN-Eingabe lassen sich nach und nach (z. B. über den Arbeitstag verteilt) bis zu 254 Dokumente rechtsgültig elektronisch signieren – schnell und ohne erneute PIN-Authentisierung. Diese Funktion ist mit den Vorläuferausweisen nicht nutzbar.

Voraussetzung für den Wechsel zum aktuellen Release des eHBA: Die Praxis hat einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Einsatz , also einen Konnektor mit eHealth-Update (ab PTV 3).

Gemäß den Vorgaben der gematik müssen auch Inhaber:innen von medisign Vorläuferausweisen den gesamten Antragsprozess durchlaufen, wenn sie einen eHBA der 2. Generation bestellen möchten. Der neue Ausweis wird also nicht automatisch an Bestandskund:innen ausgeliefert.

Gut zu wissen: Anders als der bisherige Ausweis wird der eHBA der 2. Generation gemäß medisign-Preisblatt im Jahres-Modus berechnet. Hierbei ist zu beachten: Während die Vorläuferausweise immer monatsweise im nachfolgenden Monat berechnet wurden, werden die Ausweise der 2. Generation jahresweise und im Voraus berechnet. So kann es passieren, dass unmittelbar nach dem Wechsel zum neuen Release in einem Monat einmalig zwei Ausweise berechnet werden. Anders als bei vorherigen Releases erhebt medisign für den eHBA G2.1 keine Bereitstellungsgebühr. Mehr erfahren >

Mit dem Wechsel zum neuen Release wird selbstverständlich der bisherige Kartenvertrag beendet - auch innerhalb der Mindestvertragslaufzeit. Bestandskund:innen geben hierzu bitte im Online-Antrag unter Punkt 5 ihre Kundennummer sowie die Kartennummer ihres bisherigen Ausweises an. Diese Angaben lassen sich den bisherigen Rechnungen entnehmen und dienen dazu, Inhaber:innen von Vorläuferausweisen zu identifizieren; andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden. Der Vorläuferausweis kann nach dem Wechsel bis zum Ende seiner technischen Laufzeit kostenfrei weiter genutzt werden, z. B. für Anwendungen außerhalb der TI, etwa die Stapelsignatur von Laboraufträgen.

Für Inhaber:innen von Vorläuferausweisen ist gemäß Vorgabe eine erneute persönliche Identifizierung erforderlich. Da das KammerIdent-Verfahren von den Kammern nicht mehr angeboten wird, ist die Identifizierung per POSTIDENT mittlerweile das gängige Verfahren. Eine Alternative ist das so genannte VDA-Ident, sofern der Arbeitgeber dieses Verfahren anbietet.
Mehr erfahren: "Wie kann ich mich identifizieren lassen und warum ist das nötig?" >

Auch wenn sich die wesentlichen Vertragsdaten nicht geändert haben, ist medisign als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) dazu verpflichtet, diese erneut anzufordern. Dies gilt neben den Ident-Daten übrigens auch für bereits gespeicherte Daten und Unterlagen, zum Beispiel vorliegende Passfotos oder ältere Meldebescheinigungen. Das bedeutet, dass Bestandskund:innen erneut ein Foto im Passbildformat sowie (falls sie sich mittels Reisepass identifizieren) die Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung (bzw. eines Aufenthaltstitels) einreichen müssen.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises

Gender-Hinweis für unsere Leser:innen >

Für die Inhalte und Änderungen im VZD sind die jeweils zuständigen Kartenherausgeber-Organisationen der verschiedenen Heilberufsgruppen verantwortlich:

• elektronische Heilberufsausweise (eHBA): Landes(zahn)ärzte-, Psychotherapeuten- bzw. Landesapothekerkammern
  
• Praxis-/Institutionsausweise (SMC-B): Kassen(zahn)ärztliche Vereinigungen bzw. Landesapothekerkammern
  

Diese Aufgabe ist gesetzlich an die Kammern und K(Z)Ven in den Bundesländern gebunden (SGB V § 313 Abs 5).

Als Vertrauensdiensteanbieter ist medisign kein Kartenherausgeber, sondern produziert die Ausweise im Auftrag der o. g. Kartenherausgeber-Organisationen. Einige von ihnen haben medisign zusätzlich beauftragt, für die SMC-B- bzw. eHBA-Kund:innen Basiseinträge im VZD anzulegen. Dazu zählen die Kassenärztlichen Vereinigungen (SMC-B), einige Zahnärztekammern (eHBA) und die Psychotherapeutenkammern (eHBA bzw. ePtA), jedoch z. B. nicht die Ärztekammern oder Apothekerkammern.

Der VZD ist eine der zentralen Komponenten für den E-Mail-Fachdienst "Kommunikation im Medizinwesen" (KIM). Die KIM-Teilnehmer:innen sollen mit ihren jeweiligen Kontaktdaten und ihrem Fachgebiet auffindbar sein, damit Nachrichten gezielt an sie versendet werden können.

In punkto Auffindbarkeit ist wichtig, dass Teilnehmer:innen ihre Karten (eHBA, SMC-B) zunächst aktivieren und freischalten müssen. Denn ohne freigeschaltete Zertifikate ist der Eintrag im VZD nicht sicht- und nutzbar. So funktioniert's:

• Anleitung: Inbetriebnahme Ihres medisign eHBA >
• Anleitung: Inbetriebnahme Ihrer medisign SMC-B >

Für neue Zuordnungen oder Änderungen der KIM-Adressen ist der KIM-Anbieter zuständig; hier können weder die Kartenherausgeber-Organisation noch medisign als Kartenproduzent Aktualisierungen vornehmen.

Fehlt die KIM-Adresse im VZD oder soll diese geändert werden, wenden Sie sich bitte an Ihren KIM-Anbieter.

Die Zertifikate auf den Karten (eHBA, SMC-B) haben eine maximale Gültigkeit von fünf Jahren. Die gematik weist darauf hin, dass die neuen Zertifikate einer Folgekarte lange genug vor dem Ablauf der Zertifikate der bisherigen Karte freigeschaltet sein müssen, um eine kontinuierliche Anwendungsnutzung zu garantieren.

Die gematik empfiehlt:

• Nach der Freischaltung der Zertifikate einer Folgekarte sollte die alte Karte noch mindestens 2 Tage gesteckt bleiben.
• Vor dem Kartenwechsel sollten die KIM-Nachrichten noch einmal abgerufen werden.

Der Hintergrund: Der VZD prüft den Status der Zertifikate einmal täglich. Sind die Zertifikate freigeschaltet und gültig, werden bzw. bleiben diese sichtbar und nutzbar. Sind die Zertifikate ungültig, werden sie gelöscht. Wenn ein KIM-Clientmodul Zertifikate vom einem KIM-Empfänger aus dem VZD gelesen hat, kann es sich diese bis zu einem Tag lang abspeichern, bevor der Client eine erneute Abfrage startet und das neue Zertifikat abspeichern kann.

• Elektronischer Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (§ 313 SGB V)
• gematik gemmunity: Datenqualität KIM
• KVNO: Änderungen im Verzeichnisdienst
• KV Bayerns: FAQ zum TI-Verzeichnisdienst (PDF)
• medisign-Beitrag: "Startklar für die Telematikinfrastruktur"
• Bildquelle: Pixabay

Update des Beitrags am 29.11.22

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Auch bei medisign gehen seit einigen Tagen Anfragen ein, die mit Angeboten zum Konnektor-Tausch in Verbindung stehen. Der Kartenanbieter möchte deshalb klarstellen, dass ein Austausch des Konnektors nicht automatisch einen Tausch des Praxis- bzw. Institutionsausweises (SMC-B) zur Folge hat. Anders ausgedrückt: Weil die Zertfikate des eingesetzten Konnektors ablaufen, bedeutet das noch lange nicht, dass auch die technische Laufzeit der SMC-B endet. Denn diese verfügt - unabhängig vom Konnektor - über eigene Zertifikate.

Folgende Begrifflichkeiten sind zu unterscheiden:

• gSMC-K: Die gerätespezifische "Security Module Card - Konnektor" ist fest im Konnektor verbaut. Sie dient dazu, denn Konnektor innerhalb der TI eindeutig zu identifizieren.
• gSMC-KT: Die gerätespezifische "Security Module Card - Kartenterminal" wird ins Kartenterminal eingesteckt - analog einer SIM-Karte im Mobiltelefon - und fest versiegelt. Sie dient dazu, das Kartenterminal innerhalb der TI eindeutig zu identifizieren und dessen dauerhafte Verbindung mit dem Konnektor sicherzustellen.
• SMC-B: Die "Security Module Card - Betriebsstätte"authentisiert sich eine Betriebsstätte (Praxis, Klinik oder Apotheke) gegenüber den Diensten der TI, weist sich also als berechtigter Teilnehmer aus und kann Patientendaten auf der eGK auslesen. Die Karte wird in das stationäre Kartenterminal gesteckt, über eine PIN aktiviert und ist zwingend erforderlich für den Betrieb der TI-Komponenten.

• Ärzte Zeitung: "Konnektortausch: Erste Angebote von Dienstleistern verunsichern Ärzte"
• DGN-Beitrag: "TI-Konnektoren müssen künftig ausgetauscht werden"
• medisign-Beitrag: "Startklar für die Telematikinfrastruktur"
• Informationen zur medisign SMC-B
• medisign FAQ: "Wie beantrage ich eine SMC-B-Folgekarte?"

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Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist die sichere Zutrittskarte zu den Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI). Mit ihm können sich Heilberufsangehörige in der digitalen Welt authentifizieren, auf die Versichertenkarten (eGK) ihrer Patient:innen zugreifen sowie vertrauliche Dokumente rechtsverbindlich digital unterzeichnen und verschlüsseln.

Verschiedene TI-Anwendungen erfordern die qualifizierte Signatur mit dem eHBA, darunter das eRezept, das derzeit erprobt wird, und die elektronische Patientenakte (ePA). Die Übergangsfrist für die verpflichtende elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) läuft zum 1. Juli 2022 aus. Praxen müssen spätestens dann die elektronisch signierten eAU-Bescheinigungen über den den sicheren E-Mail-Dienst KIM an die Krankenkassen versenden.

Für die verschiedenen technischen TI-Komponenten haben die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV), Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) sowie der Deutsche Apothekerverband (DAV) Finanzierungsvereinbarungen mit dem GKV-Spitzenverband getroffen. Die Betriebskosten für den eHBA werden teilweise übernommen. Die Pauschalen für die verschiedenen Berufsgruppen finden Sie im folgenden Beitrag:

"TI-Förderung: Pauschalen für den Heilberufsausweis (eHBA)" >

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• eHBA online beantragen: www.ehba.de
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• medisign Preisblatt
• KBV-Themenseite zur eAU
• KBV-Themenseite zum eRezept
• Informationen der Bundeszahnärztekammer zum eZahnarztausweis & den TI-Anwendungen
• Informationen der KZBV zu den TI-Anwendungen

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Bitte schicken Sie Ihren Terminwunsch an messen@dgnservice.de. Wir freuen uns auf Sie!

Die Identifizierung muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen, sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit. Die 14-Tage-Frist startet mit der Bestellung im medisign Antragsportal, d. h. mit dem Klick auf den Button "Jetzt verbindlich beantragen".

Wird die Frist überschritten und der POSTIDENT-Coupon somit ungültig, führt dies gemäß Vorgabe zur Ablehnung des eHBA-Antrags.

Hinweis: In der Postfiliale werden die Antragsteller:innen in der Regel nicht auf die Fristüberschreitung hingewiesen. Umso wichtiger ist es deshalb, auf das "Gültig bis"-Datum zu achten (s. rote Markierung in der Abbildung unten).

Nachdem die Antragsteller:innen im medisign Antrags- und Kundenportal ihren Online-Antrag erfolgreich abgeschlossen, die Antragsunterlagen ausgedruckt und unterzeichnet haben, schicken sie diese als normale Briefsendung (bitte nicht als Einschreiben) ans medisign Trustcenter. Den auszudruckenden Unterlagen liegt ein entsprechendes Adressblatt bei.

Tipp: Nutzen Sie die Identifizierung in der Postfiliale als Gelegenheit, parallel auch gleich die Antragsunterlagen zu versenden.

Folgendes schicken Sie bitte ein:

• Ihre ausgedruckten und vollständig unterzeichneten Antragsunterlagen
• Ihr Lichtbild (falls Sie online noch keines hochgeladen hatten); bitte kleben Sie das Foto auf den Auftrag
• Falls Sie Ihre Rechnungen bequem per Bankeinzug begleichen möchten: das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat
• Falls Sie Ihren Reisepass zur Identifizierung verwendet hatten: eine Kopie Ihrer Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) bzw. Ihres Aufenthaltstitels (zum Nachweis Ihrer Meldeanschrift)

Den POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen schicken Sie bitte nicht mit ein.

Zum Abschluss des Antragsprozesses erfolgt die Prüfung der Antragsunterlagen durch die zuständige Kammer. Diese erteilt dann medisign die Freigabe zur Produktion Ihres eHBA.

Bei einem ungültigen POSTIDENT-Coupon kann medisign per Vorgabe den eHBA-Antrag nicht weiter bearbeiten und muss diesen ablehnen. Betroffene Antragsteller:innen müssen dann einen erneuten Antrag stellen - inkl. erneuter Identifizierung. Hierbei ist zu bedenken, dass medisign aus Sicherheitsgründen keinerlei Dokumente (z. B. Kopie der Meldebescheinigung) und Lichtbilder aus vorherigen Anträgen in einem neuen Antrag (hierzu zählen auch Austausch- und Ersatzkarten) verwenden darf.

Im Fall einer Ablehnung gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Melden Sie sich erneut in Ihrem Kundenkonto unter www.ehba.de/portal/?login an.
• Unter "Anträge und Bestellungen" finden Sie zu Ihrem Antrag (bei mehreren Anträgen bitte auf die richtige Antragsnummer achten) den Button "Erneut beantragen".
• Erstellen Sie über den Button "Erneut beantragen" eine neue Version des Antrags und vervollständigen Sie diesen bitte.
• Drucken Sie die neue Version Ihres Antrags aus, unterschreiben Sie bitte Ihren Antrag an den dafür vorgesehenen Stellen und kleben Sie ggf. ein Lichtbild ein, wenn Sie kein elektronisches Portraitfoto hochgeladen haben.
• Danach lassen Sie sich bitte mittels POSTIDENT erneut identifizieren.
• Bitte senden Sie die ausgedruckten Unterlagen (ggfls. inkl. Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung) unter Verwendung des im Ausdruck enthaltenen Deckblatts per Post ein.

Hinweis: Außerhalb der Antragstellung ist es uns leider nicht möglich, Ihnen einen neuen POSTIDENT-Coupon auszustellen. Denn POSTIDENT-Coupons sind jeweils immer an einen Antrag und dessen Antragsnummer gebunden. Daher bitten wir Sie vorzugehen, wie oben beschrieben.

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Adressblatt für die Einsendung Ihres Kartenantrags
• Deutsche Post: POSTIDENT-Verfahren
• Bildquelle Grafik oben: janjf93 auf Pixabay

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Für Apotheker:innen hat medisign ausschließlich eHBA der 2. Generation ausgegeben. Für die anderen Heilberufsgruppen wurde die Produktion der Vorläuferausweise bereits Ende Juli 2020 eingestellt. Ab Anfang September 2020 waren ausschließlich eArztausweise und eZahnarztausweise der 2. Generation bei medisign erhältlich. Anfang Juni 2021 folgte die Zulassung für die ePsychotherapeutenausweise der 2. Generation.

Nutzer der medisign Vorläuferausweise (eHBA der Generation 0 sowie ZOD-Karten) können auch innerhalb der zweijährigen Mindestvertragslaufzeit zum eHBA G2 wechseln. Der neue Ausweis wird allerdings nicht automatisch an Bestandskunden ausgeliefert: Laut gematik-Vorgabe müssen diese den gesamten Antragsprozess für den eHBA G2 inkl. Identifizierung durchlaufen. Dies betrifft Ärzt:innen und Zahnärzt:innen sowie eine sehr geringe Zahl an Psychotherapeut:innen, die vor Ende Juli 2020 einen medisign eHBA beantragt hatten.

Mehr über den Kartenwechsel erfahren >

Bei allen Ausweisen der 2. Generation (G2) befindet sich auf der Karten-Rückseite eine Zugangsnummer, die so genannte Card Access Number (CAN). Diese Zufallszahl besteht aus sechs Ziffern und wird für den kontaktlosen Einsatz des eHBA benötigt. Beim eArztausweis (eA) und ePsychotherapeutenausweis (ePtA) ist sie mittig rechts auf der Karte abgedruckt. Die Abbildung einer eA-Testkarte unten zeigt die Platzierung der (ausgegrauten) CAN links neben dem medisign-Logo.

Beim eZahnarztausweis (eZAA) der 2. Generation ist die CAN unten rechts über dem Datacode (sieht aus wie ein QR-Code und bildet gemeinsam dem Barcode links daneben die Ausweisnummer) zu finden. Beim eApothekerausweis (eApA) befindet sich die CAN auf der linken Kartenseite.

Zusätzlich verfügen die elektronischen Heilberufsausweise der 2. Generation über eine Versionsnummer, die auf der Karten-Rückseite abgebildet ist. Bei den Ausweisen der Generation 2.0. lautet diese 3.20. Die eHBA der Generation 2.1 tragen die Versionsnummer 10.21.

Bei den eArztausweisen ist die Versionsnummer über dem medisign Logo zu finden - in der Abbildung im oberen, rot umrandeten Kasten. Bei den ePtA befindet sich die Versionsnummer hingegen links an der oberen Kante und bei eZAA über dem Datacode unten rechts. Bei den eApothekerausweisen ist die Versionskennung nicht auf der Karte aufgedruckt.

Inzwischen gibt es ein weiteres Release des eHBA: die Generation 2.1., kurz G2.1. Im Vergleich zu den Ausweisen der Generation 2.0 ist der Chip etwas kleiner, rechtecktig (statt quadratisch) und hat nur sieben Felder (statt 20 bei G2.0; s. Abbildung). Zudem verfügt der eHBA G2.1 neben RSA- auch über ECDSA-Zertifikate, basierend auf elliptischen Kurven.

Mit Blick auf die TI-Anwendungen verfügen beide Releases über dieselben Funktionen.

eHBA der Generation 2.0

• Hausarzt digital: "Woran erkenne ich die 'Generation' meines E-Arztausweises?"
• ÄK Schleswig-Holstein: "Wirrwarr beim Arztausweis der Ärztekammer Schleswig-Holstein?"
• Rheinisches Ärzteblatt: "Elektronischer Arztausweis: Funktionen und Anwendungen" (inkl. Abbildung der eA-Rückseite)
• medisign Beitrag: "Heilberufsausweise mit und ohne TI-Funktion" (04/2020; Vergleich eHBA G0 und G2.0)
• medisign Beitrag: "Wechsel von medisign Vorläuferausweisen zu eHBA der 2. Generation" (12/2021)
• FAQ zum medisign eHBA
• medisign Antragsportal: www.ehba.de

Update des Beitrags vom 05.07.21

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Die TI-Anwendungen eRezept und eAU stehen in den Startlöchern und sollen im ersten Halbjahr 2022 eingeführt werden. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, zum eHBA der 2. Generation* zu wechseln. Im Gegensatz zu ihren Vorläufern unterstützen die neuen Ausweise in Verbindung mit einem E-Health-Konnektor die zeitsparende Stapelsignatur.

Mit einem PTV4+Konnektor ist darüber hinaus die bequeme Komfortsignatur möglich: Mit einer einzigen PIN-Eingabe lassen sich nach und nach (z. B. über den Arbeitstag verteilt) bis zu 254 Dokumente rechtsgültig elektronisch signieren – schnell und ohne erneute PIN-Authentisierung. Diese Funktion ist mit den Vorläuferausweisen nicht nutzbar.

Voraussetzung für den Wechsel zum aktuellen Release des eHBA: Die Praxis hat einen Konnektor mit Anwendungen für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Einsatz , also einen Konnektor mit eHealth-Update (ab PTV 3).

Gemäß den Vorgaben der gematik müssen auch medisign Bestandskund:innen den gesamten Antragsprozess durchlaufen, wenn sie einen eHBA der 2. Generation bestellen möchten. Der neue Ausweis wird also nicht automatisch an sie ausgeliefert.

Für Inhaber:innen von Vorläuferausweisen ist zudem eine erneute persönliche Identifizierung erforderlich. Da das KammerIdent-Verfahren von den Kammern nicht mehr angeboten wird, ist die Identifizierung per POSTIDENT mittlerweile das gängige Verfahren. Diese muss innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung erfolgen; sonst verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit.

Auch wenn sich die wesentlichen Vertragsdaten nicht geändert haben, ist medisign als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) dazu verpflichtet, diese erneut anzufordern. Dies gilt neben den Ident-Daten übrigens auch für bereits gespeicherte Daten und Unterlagen, zum Beispiel vorliegende Passfotos oder ältere Meldebescheinigungen. Das bedeutet, dass Bestandskund:innen erneut ein Foto im Passbildformat sowie (falls sie sich mittels Reisepass identifizieren) die Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung (bzw. eines Aufenthaltstitels) einreichen müssen.

Ein wichtiger Hinweis für Bestandskund:innen: Das POSTIDENT-Verfahren hat sich im September 2020 geändert: Die Antragsunterlagen werden nicht mehr durch die Postfiliale an medisign verschickt, sondern nur noch die Ident-Daten auf elektronischem Wege.

Antragsteller:innen müssen die Unterlagen daher selbst als normale Briefsendung an die medisign GmbH versenden. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Der POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für die eigenen Unterlagen sollten nicht mit eingeschickt werden.

Bei der Beantragung des neuen eHBA im medisign Antragsportal auf www.ehba.de, werden Bestandskund:innen unter Punkt 5 des Antragsformulars ("Konto & Zahlung") gefragt, ob sie den Vorläuferausweis (G0) weiterhin nutzen möchten. Damit medisign den alten Vertrag kostenfrei stellen kann, müssen die Kartennummer des bisherigen Ausweises und die Kundennummer eingetragen werden. Diese Angaben lassen sich den bisherigen Rechnungen entnehmen. Sie dienen dazu, Inhaber:innen von Vorläuferausweisen zu identifizieren; andernfalls läuft der alte Vertrag weiter und muss separat gekündigt werden.

Neue eHBA werden mit der Gebühr gemäß medisign-Preisblatt berechnet. Hierbei ist zu beachten: Während die Vorläuferausweise immer monatsweise im nachfolgenden Monat berechnet wurden, werden die Ausweise der 2. Generation jetzt jahresweise und im Voraus berechnet. So kann es passieren, dass unmittelbar nach dem Wechsel zum neuen Release in einem Monat einmalig zwei Ausweise berechnet werden: der bisherige Ausweis (die Rechnung bezieht sich ja auf den Vormonat) und der neue eHBA (der ja für das gesamte Jahr vorausgezahlt wird).

• Elektronische Heilberufsausweise von medisign
• Anleitung: Antragstellung Ihres elektronischen Heilberufsausweises
• Beitrag: "eHBA-Antragstellung: POSTIDENT-Verfahren ändert sich"

* Die 2. Kartengeneration umfasst die Releases G2.0 und G2.1. Bei medisign werden inzwischen eHBA G2.1 produziert (Update des Beitrags am 11.01.22).

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eHBA Statusabruf - hier als Beispiel der Status "Zur Freigabe" (Ausschnitt)

Bestellübersicht mit Antragsstatus im medisign Kundenportal am Beispiel des ePtA (Ausschnitt)

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien. Sie finden diese Erklärungen auch direkt unter dem für Sie aktuell gültigen Antragsstatus - sowohl im eHBA Statusabruf als auch im medisign Kundenportal (hier als "Legende" hellblau hinterlegt; s. Screenshot oben).

1. Antrag in Bearbeitung (bitte ausdrucken):

• Ihr Antrag ist noch nicht abgeschlossen.
• Bitte vervollständigen Sie den Antrag. Achten Sie auf eventuelle Fehlermeldungen und Hinweise.
• Wenn Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, betätigen Sie bitte auf der letzten Antragsseite den Button "Jetzt verbindlich beantragen".
• Drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben Sie diesen an den gekennzeichneten Stellen.
• Senden Sie uns die Unterlagen per Post zu. Nutzen Sie das Adressblatt, das den ausgedruckten Unterlagen beiliegt. Beachten Sie bitte die Hinweise auf der Seite "Bitte beachten! So geht´s weiter:"

2. Bearbeitung beendet

• Sie haben die Bearbeitung Ihres Kartenantrags bei medisign abgeschlossen.
• Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg zu uns befinden.
• medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und - sofern erforderlich - Ihre Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
• Sollte 21 Tage nach der Beendigung des Antragsbearbeitung die unterschriebene Ausfertigung Ihres Antrags bei medisign noch nicht eingegangen sein, werden Sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag ggf. erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

3. Eingang Antragsunterlagen

• medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
• Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail-Eingangspostfach und auch Ihren SPAM-Ordner.

4. Zur Freigabe

• Ihr Antrag wurde durch medisign geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

5. Freigegeben

• Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung an die Produktion übergeben.
• Über die Fertigstellung und den Versand ihrer Karte werden sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr E-Mail Eingangspostfach und auch Ihren Spam Ordner.
• Hinweis: Sobald ihre Karte produziert wurde, kann deren Status im Reiter Karten verfolgt werden.

Kann ein eHBA-Antrag nicht weiter bearbeitet werden, zum Beispiel weil die Kopie der erforderlichen Meldebescheinigung fehlt oder die Qualität des verwendeten Lichtbilds nicht ausreicht, erhalten die Antragsteller:innen von medisign eine Benachrichtung der E-Mail (s. auch Punkt 3 oben). Sie werden gebeten, die entsprechenden Dokumente auf dem Postweg nachzureichen.

Muss medisign einen eHBA-Antrag aufgrund von Unstimmigkeiten ablehnen, etwa weil sich die Unterschriften im Antrag und/oder Ident-Formular von derjenigen auf dem Ausweisdokument  unterscheiden, werden die Antragsteller:innen ebenfalls per Mail informiert - verbunden mit der Bitte, einen neuen Antrag zu stellen.

Wichtig ist daher, regelmäßig das E-Mail-Eingangspostfach und auch den SPAM-Ordner zu überprüfen.

• Anleitung "Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)" >
• Häufige Fragen & Antworten zum eHBA >
• Beitrag "eHBA: So lässt sich die Ablehnung von Anträgen vermeiden"
• Beitrag "eHBA-Beantragung: Bitte an Meldebescheinigung denken!"

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